まずは確認！そもそもオンラインストレージとは
オンラインストレージは、クラウド上にファイルを保管・共有し、リアルタイムで同期できるサービスです。データをオンラインで管理することで、ユーザーが様々なデバイスでアクセスできます。最近では無料または安価なサービスが広まりを見せています。
安価なオンラインストレージとしては、FirestorageやDropbox、Googledrive、Amazon Web Services、Yahoo!ボックスなどがあります。MEGAやTeraCLOUDといった1TB以上の容量を利用できるサービスもありますが、大容量もしくは無制限のオンラインストレージは料金が割高です。
Windows製品にプリセットされているOneDriveやMac製品にプリセットされているEvernoteは、多くの法人・個人が使用しているオンラインストレージです。ビジネスでもプライベートでも、無料もしくは安価で使えることから多くの支持を得ています。
オンラインストレージの具体的な用途としては個人用であれば写真や画像、音楽などを保管することが多く、法人用であればデータや書類などの整理・共有やバックアップに用いられます。
個人利用なら安価もしくは無料のオンラインストレージで十分対応が可能で、企業としてもまずは安価なものを導入し、運用を通じて安価なオンラインストレージからプランアップする場合もあります。コストをできる限り抑えるため、無料・安価なものからスタートするのも1つの方法です。
安価なオンラインストレージを探す方法としてはネットで「オンラインストレージ 安価」、「オンラインストレージ 格安」、「オンラインストレージ フリー」などで検索すれば様々なHPがヒットします。評判を比較しているサイトを参考にしても良いかもしれません。
オンラインストレージには「●●ドライブ」と呼ばれるサービスがありますので、「オンラインドライブ 安価」と検索し、安価なオンラインストレージを探しても良いでしょう。
安価なオンラインストレージのメリットは？
機能の面に着目すると、安価なものであっても多くのオンラインストレージが、パソコンだけでなく、スマホアプリからも手軽にアクセス可能です。オンラインストレージにあるファイルはオンライン上で編集できるので、無駄な手間やメール連絡の量を減らし、業務を効率化できます。
資料を社内のサーバーや共有フォルダに保存し、一度ダウンロードしてメールでやりとりしているという組織にとっては、大きな変化となるはずです。とはいえ、ビジネスで使うオンラインストレージは基本的に有料です。価格にもよりますが、新たにコストをかけるのには抵抗があるでしょう。
そのような際、無理にすべての機能が整った無制限のオンラインストレージを利用する必要はありません。まずは無料版や安価なオンラインストレージを使ってみることをおすすめします。そうすることで、自社にオンラインストレージが本当に必要なのか、導入後にうまく活用できるかを見極められます。
このように安価なオンラインストレージには、「試せる」というメリットがあります。使って良いものだと実感できたあとに安価なまま使い続けることもできますし、料金の高いプランに変更することも可能です。
無料版や安価なサービスで物足りなければ、容量無制限のオンラインストレージの料金をチェックしてみても良いでしょう。まずは無料版や安価なものからのスタートがおすすめです。
安価なストレージを選ぶ上での注意点
安価なオンラインストレージを使用する際には、譲れないポイントと妥協できるポイントをわけて考えることが大切です。無料・安価なものと無制限なものなど、料金の異なるサービスを見比べているとつい必要条件がぶれてしまうおそれがあります。
そうならないために、安価なオンラインストレージを検討する際には、必要な要素をあらかじめ明確にしておきましょう。基準を決めておくことで、料金的にも機能的にも自社にフィットするオンラインストレージをぶれなく導入できるはずです。
オンラインストレージのなかには、「使いにくい」、「セキュリティが脆弱」といった問題が抱えるサービスもあります。安価になるほどそのリスクは高まりますので、検討する際は利用者の口コミなどを幅広く確認し、最適な判断をすべきです。
安価なオンラインストレージには、無制限のもののように際限なく情報を共有する容量はありません。料金が安価であることにとらわれ、導入後に、必要な機能を発揮しないという事態が発生しないように注意が必要です。
オンラインストレージを選ぶ上でおさえるべきポイント
ここまで安価なオンラインストレージに注目してきましたが、改めてオンラインストレージを選ぶ際におさえておきたい3つのポイントを説明します。
料金
まず料金の問題です。オンラインストレージは無料あるいは安価なものだけではありません。容量に応じて料金は高くなりますし、無制限に使えるものとなるとコストを覚悟しなくてはなりません。
また、料金を考える際には、導入時と運用時にかかる全体の料金を考えましょう。オンラインストレージの料金を安価におさえるためには、長期的な料金を正確に把握・比較する必要があります。
容量
導入したオンラインストレージが、自社が必要とする容量を備えていなければ意味がありません。料金を安価に抑えることも大切ですが、ぎりぎりの容量ではなく、将来会社で必要となる容量を想定し、適切なオンラインストレージを用意してください。
写真や動画といったサイズの大きなメディアを大量に保管・共有する際には、安価なオンラインストレージでは容量が不十分となる恐れがあります。
また、データ移動の容量についても確認が必要です。大きな容量のオンラインストレージであっても、1度に少しの容量のデータしか送れないとなるとかえって業務効率化を妨げる恐れがあります。特に安価なオンラインストレージは、送受信可能な容量が制限されている場合もありますので、注意が必要です。
セキュリティ
最後に重要なのはセキュリティについてです。多くの企業にとってセキュリティ対策は重要な課題です。無料もしくは安価なオンラインストレージを活用する際には、他のオンラインストレージに比べ、脆弱性があるかもしれないということを意識して確認すべきです。
せっかく導入するオンラインストレージが、かえって自社に不利益をもたらすものにならないように、しっかりとチェックしなければなりません。
料金・容量・セキュリティという3つのポイントを抑えれば、安価であっても最適なオンラインストレージを選択できるはずです。
オンラインストレージを選ぶ上でおさえるべきポイント
安価なオンラインストレージサービスにも様々ありますが、法人利用の場合にはセキュリティ要件をきちんとチェックしましょう。また、何GBまで無料なのか、何ユーザー数まで無料なのか、バックアップはあるか、アップロード量＆ダウンロード量の制限などもあるので、安価もしくは無料の場合でもストレスなくオンラインストレージが利用できるか確かめてから利用を始めることをおすすめします。安価もしくは無料のサービスを利用し続けて、大容量プランにプランアップする際、あまりにも多くのファイルをアップロードしていると、ストレージ環境を移行するために大きな労力が必要となる場合があります。オンラインストレージ利用のロードマップを考慮したうえで、ファイル共有が行いやすいサービスを利用してください。
