2022年1月に電子帳簿保存法の改正がおこなわれました。
本改正は、会社の規模を問わず、すべての事業者に影響があるものです。
そもそも電子帳簿保存法とは何かという基本的なことから、電子帳簿保存法の2022年1月改正の内容、改正を受けて企業がすべきことをわかりやすく解説しています。
電子帳簿保存法について学んでいきましょう。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、法人税・所得税によって、原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電磁的記録による保存を容認する法律のことです。
電子帳簿保存法の制定は1998年7月まで遡ります。
この段階ではあらかじめデータで作成された国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データ保存が認められました。
初期の段階ではオンラインストレージでの保管・共有は不可能でした。
その後、2005年3月の改正によって、書類のスキャン保存が認められ、オンラインストレージを含め各種ツールの活用が促進されるようになりました。
また、電子的に受け取った取引情報（電子取引）の保存義務についても定められています。
さらに2022年1月に改正がおこなわれ、主に電子取引の保存について変更がありました。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法は、以下の3つの区分に分けられます。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
電子帳簿等保存とは、仕訳帳などの帳簿書類や決算書などの国税関係書類のうち、最初から最後までPCなどの電子計算機を使用して自分で作成したものを指します。
これらの書類については、データのまま保存が可能です。
具体的には、自社で発行した請求書や領収書の控えなどが該当します。
これらは、電子帳簿保存法の制定前は、印刷して紙で保存しなければいけませんでしたが、電子帳簿保存法の制定により、わざわざ印刷せずとも保存ができるようになりました。
スキャナ保存とは、決算関係書類を除く国税関係書類について、一定の要件を満たせばスキャナで読み取ってデータとして保存できるということです。
具体的には、取引先から受領した紙の領収書や請求書が該当します。
電子取引とは、取引情報のやりとりをデータでおこなったものを指します。2022年1月改正では、電子取引の保存について大きな変更がありました。
具体的には、以下のようなものが電子取引に該当します。
- 取引先からメール添付でもらった請求書
- 通販サイトで購入した際の請求書や領収書
- スマホアプリ決済やソフトウェア通信料・クラウドサービス利用料など、紙で請求書等が発生しないやりとり
電子帳簿保存法の対象文書
電子帳簿等保存の対象となる主な文書は以下のとおりです。
帳簿類、
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
- 現金出納帳など
決算関係書類、
- 棚卸表
- 貸借対照表
- 損益計算書など
その他の証憑類、
- 契約書
- 領収書
- 請求書
- 納品書など
これらの文書は、手書きで作られたのか、最初からPCなどで作られたのか、また、自社が作成したのか受領したのかによって、先ほどご紹介した3つの区分のうち、どれに当てはまるのかが変わるため注意が必要です。
例えば、同じ領収書でも、自社が発行した領収書の控えは電子帳簿等保存に該当しますが、他社が発行した紙の領収書はスキャナ保存に該当します。
また、通販サイトでの取引の領収であれば、電子取引に該当します。
文書の作成方法や作成者によって区分が変わることを頭に入れておきましょう。
電子帳簿保存法の目的
電子帳簿等保存の条文によると、電子帳簿等保存の制定目的は以下のとおりです。
「この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法（昭和四十年法律第三十三号）、法人税法（昭和四十年法律第三十四号）その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。」
電子帳簿等保存第一条から引用
つまり、国民にきちんと納税してもらった上で、納税者の国税関係帳簿書類の保存にかかる負担を軽くするためということです。
ひいては、
- ペーパーレス化の促進
- リモートワークの促進
- 経理業務の生産性向上
- 企業のDXの推進
といった目的もあります。
これまでの電子帳簿保存法改正で緩和や強化された要件
電子庁保存法はこれまでも改正されてきています。
改正されることで要件や対応が変わるので意識して確認しておく必要があるでしょう。
2005年の法律改正
2005年の法律改正により、電子帳簿保存法は紙に出力されたデータも対象になりました。
法律改正前後を比較すると、会計関連の帳票や書類が管理しやすくなったといえるでしょう。
ただし、3万円以上の契約書・領収書は紙による保存が必要とされ、会計帳票・文書のスキャナ保存は認められませんでした。
この要件緩和は2015年の法律改正を待つことになります。
2015年の法律改正で必要になったこと
金額上限の要件緩和が行われた一方で、2015年の法律改正では文書偽造を防止するための企業への措置も盛り込まれました。
具体的には「適正事務処理要件」と呼ばれ、電子帳簿保存法に関わる文書を作成・管理する際には社内での定期的な相互チェックが必要になりました。
2017年に適応されたこと
2017年に適応された改正内容で画期的だと話題を呼んだのは、物品を購入した領収証がスマホ写真で受付可能になったことです。
これにより経理・会計担当者による記帳の手間が大幅に軽減されるとともに、freeeのようなオンライン経理サービスが実用的なものになりました。
2020年のタイムスタンプ要件
2017年の領収証の扱いはその後、2020年10月にタイムスタンプでの証明が必要という形で再度改正されます。
電子帳簿保存法が2022年1月改正で変わったこと
2022年1月、主に電子取引の保存に関して、電子帳簿保存法の改正がおこなわれました。
2022年1月改正で具体的に何が変わったのか、わかりやすく解説していきます。
スキャナ保存の要件が緩和された
2022年1月改正の1つ目は、スキャナ保存の要件が緩和されたことです。
主に「スキャナ保存の事前承認申請」「タイムスタンプ付与の期間」「検索要件」「データ不正に関する措置」の4点で変更がありました。
| 項目 | 改正前 | 改正後 |
| スキャナ保存の事前承認申請 | スキャナ保存をおこなうには、運用3ヶ月前に税務署長への承認申請が必要 | スキャナ保存の開始に際して、事前の承認申請が不要になった |
| タイムスタンプ付与の期間 | 書類受領後、3営業日以内にタイムスタンプを付与 | 書類受領後、2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよい |
| 検索要件 | ・取引年月日
・勘定科目 ・取引金額その他の当該帳簿の種類に応じた主要な記録項目 |
・取引年月日
・取引金額 ・取引先 の3点だけでOK |
| データ不正に関する措置 | なし | データに不正等があった場合、重加算税10％が課される |
参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
電子取引の電子データ保存が義務化された
2022年1月改正の目玉は、電子取引の保存法についてです。
2022年1月改正により、原則として電子取引は電子データ保存が義務化されました。
従来は、メールで受け取った請求書なども紙に印刷して保存することが認められていましたが、2022年1月改正により、紙での保存が原則禁止となりました。
2022年1月から2年間は猶予期間が設けられていますが、2024年1月からは、全面的に電子取引の紙保存が禁止されます。
電子取引の電子データ保存の義務化は、企業の規模に関係なく、すべての事業者が対象となりますので、猶予期間に安心することなく、電子データ保存の準備をしていかなければいけません。
電子帳簿保存法の改正を受けて企業がすべきこととは？
電子帳簿保存法の2022年1月改正を受けて企業がすべきことは、スキャナ保存・電子取引の要件を満たしたサービスの導入です。
特に、電子取引のデータについては2024年1月以降、全面的に紙での保存が禁止されるため、早急に取り組む必要があります。
スキャナ保存の要件を満たしたサービスの導入
2022年1月改正により、スキャナ保存の要件が緩和され、スキャナ保存がやりやすくなりました。
これまで紙で保存していた領収書や請求書（紙で受領したもの）を電子化することで、保管スペースや保管コストの削減ができるのがメリットです。
契約書や納品書、請求書、領収書などの「重要書類」と見積書や注文書、検収書などの「一般書類」の種類によって、スキャナ保存の要件は異なります。
詳しいスキャナ保存の要件については、国税庁発行の「はじめませんか、書類のスキャナ保存」をご覧ください。
スキャナ保存の規定や事務処理マニュアルの策定
電子帳簿保存法の要件に基づき、スキャナ保存を開始する場合、スキャナ保存のやり方や機器の管理、責任者などを定めたスキャナ保存規定や事務処理マニュアルを整備する必要があります。
国税庁のホームページにサンプルが用意されています。
電子取引の要件を満たしたサービスの導入
電子取引の電子データ保存は2022年1月改正により義務化されています。
2年間の猶予期間はありますが、早めに準備しておきましょう。
電子取引のデータ保存をする際には、以下の3つの要件を満たす必要があります。
- 改ざん防止の措置がとれること
- 「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できること
- ディスプレイやプリンターを備え付けること
改ざん防止の措置とは、タイムスタンプの付与や、編集・削除などの履歴が残るシステムの利用といった措置が必要です。
詳しい要件については、国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」をご覧ください。
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電子取引のデータ保存については、早急な対応が必要となります。
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電子帳簿保存法への対応は必須
電子帳簿保存法は、従来紙で保存しなければいけなかった帳簿等のデータ保存を容認する法律です。
電子取引については、2022年1月改正により電子データ保存が義務づけられています。
また、2022年1月改正により、スキャナ保存の要件が緩和され、スキャナ保存の実効性が高まりました。
電子帳簿保存法に対応するサービスを導入し、書類の電子化を進めましょう。
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