従業員個人での文書管理から不必要な業務プロセスをなくしたい

不必要な業務プロセスが多いことが課題となった

セキュリティ対策が甘いパートナーとのファイル共有時、従業員一人一人が自由に文書をダウンロードしていた。パートナーから送られてきた文書も個人のPCに保存してから内部・外部に共有しており、不必要な業務プロセスが多かった。
そのため文書管理が適切に行われず、重要文書が外部に流出されても確認する方法が無かった。

セキュアSAMBAを使ってPCの文書を自動的にサーバーへ移動

ダウンロード要求の承認や拒否ができる機能に加えて、導入後はPCのファイルがサーバーに自動的に移動されている機能がある。また、セキュアSAMBAは特別な講習が無くてもすぐに使える点を評価。導入後、全ての従業員に適応した。利用が定着するのに3か月程度を費やしたが、新入社員の場合はアカウントを作成した後、簡単な説明だけを聞いてすぐに使えるようになった。

ファイルのダウンロード管理により業務効率化につながった

ファイルのダウンロードは管理者に依頼して承認が出た場合のみ実行できるプロセスを構築。それによりいくつかのファイルが誰になぜ共有されるのか確認できるようになり、重要なファイルも安心してダウンロードできるようになった。その際ダウンロードパスワードの設定、期間と回数制限を設ける部分が役に立った。また、ドキュメント名だけで重要度の確認が可能になり、部門別の文書管理において迅速な業務処理を可能にした。