教えることがないほど簡単だから導入もスムーズでした。

創業から間もない新設法人や、中小企業を中心に、必要な人事労務の整備をまるっとサポートする法村社会保険労務士事務所。書類は全て「紙」で管理していたが、意外にもデータへの移行はスムーズにできたという。その成功の秘訣は何だったのか聞いてきました。

ファイルは手続きごとにカテゴリを分けて管理していたのと、従業員数が少ないお客さんも多かったのでそこまで難しくはなかったです。従業員の個人情報は社労士の専用システムへ登録があるのですぐに確認できますが、過去の手続きを基にした書類を作るときは、昔の情報を掘り出す必要があるので、社会保険＞取得と喪失くらいまでは分けていました。例えば、育児休業で2人目の場合は、1人目の情報を引き継ぐとかですね。

他にも紙の書類をデータにした後に、各々のPCに保管していたので、社内共有ができていなかったのも課題でした。在宅勤務の社員を採用したのですが、当時は紙での管理でしたので、在宅勤務も（内勤社員と）同じように働ける体制を作ることが急務と感じていました。

もともとは過去に働いていた社労士事務所で使用していた別のサービスを思い出して、それを調べていました。調べてみたら大企業向けのシステムになっていました。同じクラウドサービス（オンラインストレージ）ではあったのですが、システム構築から始めて100万円からとのことでしたので、費用感が合わずやめました。
そのあとに調べていたらセキュアSAMBAを知り、営業の方に話を伺いました。
話を聞いて実際の画面をみせてもらい、「今と同じ感覚でいける」と思いましたね。フォルダ構造については、これまでと同じくやり慣れている構造であったので、アナログなメンバーでも問題ないと感じ、即決しました。

セキュアSAMBAを調べている段階から、Webサイト上の情報を見せて話しながら進めていたので、改めて、展開するという感覚はありませんでした。実際、営業の方と打ち合わせした後に、「このサービスでいこう。」となっていたので、メンバーからすると「導入がはじまったんだ～。」という感覚だったと思います。

使い方に困ることはなかったですね。営業の方から受けた説明と、マニュアルをさらっとよんだら、使えてしまいました。事務所内のメンバーへも、PCへの導入時に一緒に対応したくらいで、マンツーマンでレクチャーをしてということはありませんでした。教えることもないほど簡単でしたので、導入がスムーズにできてしまったって感じですね。事務所内にいるメンバーは僕含めてアナログなメンバーではありましたが、問題ありませんでしたね。

業務で忙しい時期とそうでない時期があるため、対応できそうな時期に段階的に移行作業を進めてたので、導入初期はSAMBAと紙管理を平行して運用をしてました。
書類のなかでも、直近1～2年内で共有すべき必要のあるものを対象範囲として、所内でひたすらスキャンをしていく作業をおこないました。書類をひたすらスキャンしていく係と、セキュアSAMBAにアップロードしていく係と分かれ、最後に対応した書類をチェックしていくような流れです。
2年以上前の古い書類が必要な時は、これまでどおり過去のファイルから書類を探してスキャンすることがありますが、そういった作業はほとんどなくなりましたね。

フォルダ分けはこれまでのアナログ方式を受け継ぎました。紙が電子データに置き換わっただけなので、メンバーは今までと同じ感覚で運用できた点が大きいと思います。新入社員の入社時も、メンバーからすんなり説明することができていて、スムーズに定着しています。

専用ソフトで手続きが完了したものを出力して、セキュアSAMBAに保管してます。電子申請したデータをツール内にそのまま保管もできますし、PDFに出力しての保管もできます。ツール内にそのまま残しておいてもいいんですが、顧客から頻繁に控え書類・原本についての問い合わせや、再発行依頼をいただいたり、退職に関する手続きですと行政から書類の話になることもあるのでツールから出力しておいたほうが、何かと便利なんです。
また、出力する行為は手続き対応完了日が明確になるため、完了を証明する控え書類にもなるんですよね。

昔のものは保管しなくてもいいのですが、一応何かあるといけないので保管したままです。見られてしまうと、本当にひどい量なんですよね。ただセキュアSAMBAを使ってからは、事務所として保管すべき書類がほぼセキュアSAMBAに入っている状態です。これが、また紙になると思うと恐ろしい量になりそうです。

これまでは在宅社員と内勤社員で共有をする際は、書類をファイルから出し、スキャンしてメ―ル添付という流れで、社内共有がしづらい状況にありました。課題に思っていたことなので、在宅勤務も社内と同じように働ける体制をつくれた点は本当によかったです。