対面で受け渡ししていたデータの管理を
セキュアSAMBAへ。

高い教育研究力を備えた医療専門職の人材育成拠点として、地域に開かれ、人に寄り添う「健康・未来創造キャンパス」の実現を目指す京都光華女子大学。これまで対面で受け渡ししていた制作物のデータ共有を、セキュアSAMBAを用いたクラウド共有に変更したことで、データ管理におけるリスクを減らし、大幅な業務効率化を実現しました。DXのハードルが高いと言われる教育機関において、どのように導入を決定・推進していったのか、成功の秘訣を聞いてきました。

約30名の担当者とデータのやりとりをしています。受け渡す担当者と顔をあわせてのやりとりとなるため、受け渡しのための日程調整も必要ですし、受け渡し日時に必ず約束した場所にいる必要もあります。ほかに多くの業務を抱える中で、データの受け渡しにかかる時間が長く、効率化が必要だと感じていました。

外部のサービスを利用することに対して、当初は学内の関連部署からセキュリティ面に懸念を示されていました。しかしセキュアSAMBAでは、IP制限をはじめとするセキュリティ機能や、フォルダごとにアクセス権限を設定できる管理機能が備わっていることを伺っていたため、その点を資料などを用いて説明しました。その結果、セキュリティが担保できているという判断になり、導入に至っています。

導入した年は、まず1チーム内のみで試していました。勉強会を開催したのは、この一番最初のチームだけです。業務で使う基本の操作のみ、ポイントを押さえて制作メンバーにレクチャーしました。翌年には3~4チームに導入を拡げましたが、どのチームも問題なく利用できています。利用者は40~50代のメンバーがメインですが、直感的に使えるため、担当者である私に質問がくることはほとんどないですね。だいたい月に一度、ログインに関する問い合わせがくる程度です。

データの漏洩リスクを最小限にするために、制作チームごとにフォルダを分け、フォルダごとにメンバーのアクセス権限を設定しています。IP制限などの、アクセスできる環境を制限する管理も行っています。これにより、制作メンバーの業務できる場所や時間などの自由度を維持しつつ、安全にデータを管理できる状態になりました。
アクセス権限は私が設定しているのですが、従来のデータ管理と異なり簡単に操作ができるため、業務効率化にもつながっています。

チーム内で制作したデータは私が集約して業者に発注しています。このデータを回収する業務を効率化するため、セキュアSAMBAを導入する際にチームごとに「納品用フォルダ」を作成しました。
制作チームは完成データが出来たらこの納品用フォルダにデータを格納します。私は期日が近づいたらこのフォルダを確認し、格納されているデータを集めるだけで効率的にデータ回収ができます。

これまでは、制作チーム内で何度か打ち合わせしてデータを完成させ、そのデータを回収するための日程と場所を調整し、データを受け取ってから外部業者に渡すまで私が管理する、という流れでした。導入してセキュアSAMBAで受け渡すようにしてからは、これらの対面で会う手間、そのための調整がなくなり、スムーズに業務が進むようになりました。この「データを管理する業務」が効率化されたことで、他の業務に集中して取り組める時間を確保できています。

データの管理をセキュアSAMBAで行うようになって、データを持ち運んだり、手元で保管する機会がなくなりました。このような、データの紛失や漏洩が発生しづらい運用方法になったことで、「自分がミスをしてデータを紛失してしまうかもしれない」「漏洩してしまうかもしれない」と不安に感じることが少なくなり、安心しています。従来の方法でも管理できなかったわけではないですが、やはり気を遣って、手間もかかる方法で運用していると、そのほかの業務などどこかに皺寄せがいっていたのではないでしょうか。そう考えると、自分がこの管理業務を引き継いだタイミングで、より安全で手軽な運用に改善できてよかったと感じています。