20年使用のサーバーからクラウド移行で業務効率化へ。

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導入事例
20年使用のサーバーからクラウド移行で業務効率化へ。

社内共有の向上とセキュリティー強化、ペーパーレスにもつながり管理負担が大幅に削減されました。

ホットペッパーBeautyの代理事業や紹介事業、ジェルネイルの自社ブランドなど様々な事業を展開し、拠点数も多い株式会社チーム・チャンネル。テレワークがきっかけで社内共有に困っていましたが、使用してみると管理者側の負担が大幅に削減できたという。導入前と導入後で何が変わったのか聞いてみました。

株式会社チーム・チャンネル　様

業種

従業員数

課題

1998年設立。主に「集客」をテーマにした事業展開を行い、現在は代理事業2つ、自社事業3つを展開する。ホットペッパーBeautyやTPOINT加盟店、「OTENTO」の導入店舗開拓を代理で実施。自社では、店舗への集客や販促のための配布物、公共入札案件などを行い、美容サロンで働くスタッフ専門の紹介事業「サロンdeジョブ」のサイトを運営。ジェルネイルのメーカーであり「LEAF GEL PREMIUM」のブランドを展開している、5つのパワーで顧客の課題を解決に導くことを理念とした会社。

執行役員事業統括部長
北川美弥様

課題

社内のサーバーにアクセスする環境でないと、全社での資料の共有ができなかった
在宅勤務ができる体制が整備不足で資料共有に工数がかかっていた
入退職者の管理や提出物管理が大変だった

行動

サーバーと同様の分類方法を受け継いだフォルダ分け
事業や事業所ごとでの権限設定
管理者側でユーザーの管理、ログ確認を実行

効果

円滑な社内共有が実現、リモート対応もスムーズに
入退職者の管理工数の削減や、ペーパーレス化にも繋がった
セキュリティー面でも権限設定により安心して管理ができている

リモート環境の不備で、社内のデータが共有できなかった

きっかけは、在宅ワークを実施するための環境を整えないといけないことでした。
社内のサーバーにアクセスする環境でないと、全社での資料の共有などが事業所間で出来なかったので、何かツールがないか探していたところ、セキュアSAMBAを見つけました。

元々はどんな環境でファイルを共有していたのでしょうか。

リモートワークが始まる前は、社内に置いているサーバーにアクセスをしていたので、出社をしていました。
在宅や、外出先からは閲覧できないので、必要な書類を出社しているメンバーにLINEやメールでお願いをしてファイル共有をしていました。

社内サーバー利用で困っていたことはありましたか。

社外からのアクセスができないことと、社内のデータの容量が多く、定期的にサーバーの容量がいっぱいになってしまって、管理していただいていた業者の方から古いファイルを削除してと、定期的にお願いの連絡がきていました。
事業所ごとのチームに管理を任せていたので、定期的に必要なファイルと不要なファイルの選定をして削除していたので、時間がかかっていましたね。
また、だれがいつどこでアクセスしたか不明だったので、一元管理はできていませんでした。
導入をして容量の余裕ができたので、管理の手間が省けました。

担当者から話を聞いて、「これなら使えそう」と確信

はじめは、全員がノートPCではなかったため、費用面と知識的にクラウドストレージの選択肢があるところまで辿り着いていなかったです。
システムの担当者がいないので、全社の課題に関しては当社代表が担当しています。
セキュアSAMBAの営業担当の方から、サービス内容やデモ画面で説明してもらい、話を聞いてみたところ、今使用しているサーバーと同じように使用ができそうだなと思いました。

セキュリティーに関して気にされていましたが、いかがでしたか。

担当の営業の方の話で信用できました。
ITにとても詳しいわけではないので、操作性も気にしましたが、退職、入社の煩雑さがなく、データ量などをユーザーごとに設定できるのはいいですね。
個人情報の取り扱いに関しても、特定のメンバーが見れるように設定できているため安心しています。
検討軸ではセキュリティ面・コスト面・運用のしやすさで最終的に決定しました。

セキュアSAMBAの導入について、従業員の方の反応はどうでしたか。

全社での導入でしたが、浸透に関してもシンプルな操作でできたので、不満はありませんでした。
アルバイトの方も、みなさん使うことができています。
導入初期は、質問もありましたがスムーズにサポートいただけたので安心できました。

導入はシンプルで簡単でした

導入にあたって、今までのサーバーで利用していたフォルダ分けと同じように引き継ぐことができました。
プラスαでフォルダごとに権限設定を行うことができるので、事業部ごとやチームごとで共有できています。
また、20年近くサーバーを利用して、拠点間もVPN接続をしていましたが、誰がいつどこでアクセスしたか不明だったのですが、セキュアSAMBAは情報管理として管理者がログを見ることができるので、安心して管理できています。

入退職者の管理など、社内管理者にとって大変助かりました

サーバーを利用しているときは、どこになんのファイルを誰が作成、保存しているかわからなかったため、ファイルの整備をするときに、削除していいかわからなかったので都度確認が必要でした。
現在は、一人づつデータ量を振り分けていて、作成した資料やデータをマイフォルダに入れています。
退職日翌日に、個人のアカウントロックなどで閲覧できなくなるように対応できるようになったので、楽になりました。

フォルダの利用として何か工夫されましたでしょうか。

フォルダ名の先頭に数字を入れているため、並び替えを簡易に行えるようにしました。
また、各事業部ごとのフォルダの中に、営業部の各エリアごとのフォルダごとに分けているので、ファイルの管理はサーバーを使用していた時と変わらない運用ができています。

提出物の管理が楽になり、取りまとめなどの工数も減りました

社内の書類が全てセキュアSAMBAにあるので、ファイル管理がとても楽になりました。

紙管理から脱却して、今はフォルダに書類を格納しているので、書類を社内で回すことなく、直接フォルダに確認をしにいけて、ペーパーレス化と印刷の工数削減にも大きくつながりました。
営業職に関しては、スマートフォンやiPadでもアプリを使用しているため、外出先からの閲覧もできて社内の方に依頼する手間が省けました。

導入前はどんな運用でしたか。

毎月、有給申請やインセンティブなどの書類を紙で提出、管理をしていました。
担当部署が、全て印刷をしてファイリングをしていたので、たくさんの書類の保管をしていました。
管理をしている私が確認をする際も、社内で書類を回して多くの書類を紙で確認をしていたので大変でした。

現状は、社内サーバーを全て廃止されたのでしょうか。

本体のサーバーは廃止でき、セキュアSAMBAへ移行できました。
コロナウイルスの3年を経て、RPAの導入に伴い各拠点から入ってくるロボットの関係で、ロボット用のサーバーを置いたので、現在は併用する形で運用しています。

今後セキュアSAMBAに期待していること

今は社内共有のみで活用していますが、事業によって大容量のデータを社外の方に共有することもあります。
現在は、無料のURL化ツールを活用していますが、ITに関して得意ではない方もいらっしゃるため、よくある無料ツールを使用しています。
ただ、無料ツールだと7日間で見られなくなってしまい、再度同じファイルを送信しているため、二度手間になっています。
セキュアSAMBAを使用すると、セキュリティ強化にもなりますし、工数削減にもつながりそうです。
今後は、社外の方との共有でも利用できそうだなと思います。