大容量データをメール共有することの手間やミスが減り、
100社様とのデータ共有も簡易化されました。

名古屋駅前に構え、多くの方が行き交う大型百貨店。食品や衣類、リビング用品やレストランなど様々なサービスを取り扱う。大容量のデータ共有を一度に100社近く共有することもあるそう。導入後、データ共有において作業工数が大幅に減ったそうだ。導入前とどんなことが変わり、どのような効果が出たのか聞いてきました。

今までは、1つの企業様に対して概要のページをメールに添付して共有する方法で、全企業様に対して行っていましたが、システムの関係で大量の企業様に送らないといけなくなり、担当者1人ではできない範囲として作業時間が心配されました。

実際に1人の担当者が、数十社様とのメールの共有をしていたのですが、更に何名にも情報共有の工程があり、ミスが起きやすくなったりメールが埋もれてしまったりしていました。

また、社内確認が終わるとお取引先に確認していただき、再度メールを転送してチーム担当者に送られてくるため、業務の効率化をしたかったです。

全体のデータの送受信の流れとしては、1つのファイルを先方から送付いただき、当社担当者が受け取り、別部署の担当者から先方に再送して、再度ご確認いただいていたので、工数がかかってしまっていました。

この作業を何社も行なっていましたので、時間がとてもかかっていましたね。

大きく分けて、3点あります。

1、操作に複雑性がなく、フォルダの閲覧等はパソコンが苦手な方にも分かりやすそうだったため。

2、各アカウントに個別の閲覧制限ができ、お取引先同士が他のお取引先のフォルダを見ないように設定ができたため。

3、金額とデータ容量を他のクラウドストレージと比較したところ一番最適だったため。

その中でも、一番は使用感です。

使用しているグループウェアはシステマチックで機械に慣れた方向けだったため、作業が複雑化してしまい、機械に慣れていない方との作業の効率化の差が出てしまっていたため、改善しようと思いました。

セキュアSAMBAは、シンプルかつ簡単なものとして、メールでのアップロード、ダウンロードと、普段使用しているものと工程が同じなため使い勝手が良かったです。

使用する際に難しい工程が入ってしまうと、結局メールに戻ってしまうため、簡単さは重要でした。

お取引先がパソコンの使用に慣れていない企業様が多く、操作が分からないのではないかという不安がありましたが、事前に操作についてのマニュアルをお送りすることで特に問題なく進みました。

社内では、100社を超えるお取引先にそれぞれの閲覧権限を設定する必要があった為、CSVデータの設定が難しかった印象を持っています。ただ、一度フォーマットができてしまえば、次回は流用してCSVデータが使用できる為、問題なく使用できています。

ファイルの作り方や使用方法などは、セキュアSAMBAのご担当者にもご相談させていただき、不明点が出た際は、セキュアSAMBAのヘルプサイトやメールのサポートがあり、迅速かつ丁寧にしていただいたため安心して使用できています。

使用については、企業のフォルダの順番がバラバラになってしまう為、探すのが大変でしたが、フォルダ名の頭に「001〜100」の通し番号を振ることでフォルダの順番がバラバラになる問題が解決できました。

また、権限設定にはじめは戸惑いましたが、使用しているうちにすぐ慣れました。

メールで送受信を何往復もしたり、毎度転送していた手間が大幅に減りました。

社内共有はグループウェアで共有をしていますが、セキュリティーの関係上、社外共有は難しいため、社外共有はセキュアSAMBAで行なっています。

セキュアSAMBAは圧倒的に簡単かつ、操作も楽なので担当者の負担がとても減りました。

メールが埋もれてしまい、探す手間や見落としもなくなり、複数の担当者にメールの転送もせずに、指定フォルダを双方で見に行くことができるので本当に助かっています。

業務効率化の1つとして導入して良かったです。

セキュアSAMBAは膨大なデータを社内・社外に共有できるだけでなく、個々にフォルダを設定できるためとても導入が簡単だと感じました。

普段利用しているPCの操作感と変わらず利用でき、新しい操作がないため、ぱっと見で操作できることが大変助かりました。

お取引先と容量の多いデータのやり取りの時間短縮、および社内のデータ共有の効率化をしたい方は、相性がいいと思います。