所内データの一元管理で、ファイルを探す手間もなくなり、
自社のセキュリティ強化にも繋がりました。

神戸と大阪に事務所をもち、お客様に合わせたトータルコンサルティングをしている、会計事務所。所内にサーバーがなく、個別の管理をしていたため、特にファイルを探すことに苦労していたという。特にデータ量が多い士業の実態と、所内データの一元化に成功した詳細を聞いてきました。

元々、所内にはサーバーがなかったので、各自のローカルPCで基本情報を管理していましたが、トラブルが起きる可能性や、セキュリティの不安がありました。
具体的には、ウイルスに感染した際の情報流出や、PCやUSBの紛失のリスクを減らしたいと思っていました。

各個人が、各クライアントから書類を受け取ったり、ファイルを送信して自身のPCに入れていました。
属人化していたため、誰がいつどのファイルを更新したのか、作成したのかがわからず、必要な書類があれば皆で各PC内を探し回っていました。
所内での統一はできていませんでしたね。

小規模の事務所なので、サーバーを自社で作成・運用となると難しいですし、外部の専門業者を入れるほどではないということで、管理工数がかからないクラウドを選択し、業務効率化につながるのであればと、すんなり導入できました。
いろんなところからアクセスできることもポイントですね。
導入については、あまり不安は感じませんでした。ちゃんとみんな使ってくれるかなということくらいです。
使用感がシンプルで使いやすいと言うところから、今では所内文書およびクライアント関係書類については、一元的に保管ができています。

現状は、セキュアSAMBA内へ、クライアントから送られてくる、月次のデータを格納したり、新入社員の情報などのデータを随時入れて、後で見返せるようにしてスタッフへの共有をしています。

所内での使用方法としては、所内文書とクライアントごとで別にして、フォルダを分けています。
今は神戸事務所、大阪事務所、全社共有用の3つのフォルダを作成して使用しています。
その中で、クライアントごとのフォルダ作成を行い、フォルダ内は、記帳業務、給与計算などカテゴリーごとに分け、さらに年度や月ごとに分けて使用しています。
全社では、所内文書（クライアントリストやテンプレートなど）、クライアント関係書類を保管し、共有フォルダに関しては、全従業員が見られるように権限設定を行っています。
ただ、所内従業員にも見られたくないものは、個人フォルダに入れて管理しています。

クライアントへの書類送付としては、請求書などをダウンロードリンク化して共有をしています。
フォルダ共有はまだ行っていないので、今後使用も検討していきたいです。

現在は、税務ソフト、会計ソフトと棲み分けして利用しています。
所内データは、セキュアSAMBAを土台として、できるだけローカルで作業、管理をしないようにしています。
従業員も意識して使用してくれているので、きちんとした管理ができています。
クライアントから受け取ったり、社内で作成したPDFやExcelなどはセキュアSAMBAへいれて、バージョン管理で根拠資料になるようなものは、一元管理できるようにしています。
担当者によりますが、申告書などは、直接税務ソフトから出している場合もあります。

具体的な数字でいうのは難しいですが、低コストでデータの管理が効率的に行えていると感じます。
特に、ファイルサーバーを導入するよりも、大幅にコストや利便性は高いのではないかと思っています。
今では、データ探しにかかっていた時間と労力は、別業務に当てられていますので、ある意味コスト削減ですね。
また、導入してから今まで一度もトラブルがないため、対応コストの削減もできています。

クラウドストレージは、データ管理の上で非常に有効な選択肢だと思います。
その中でも、セキュアSAMBAは使用画面がわかりやすいので、比較的どなたでも迷うことなく使えるのではないかと思います。
マスター(注1)管理、ファイルの一元管理の簡素化が業務において一番助かっています。
もちろんどこからでもデータの閲覧や編集が可能なことも大きいです。
データ管理に困っている士業の方は特におすすめです。