脱PPAPにより、サイバー攻撃から情報を守り、
大容量データのお渡しも安心・安全になりました。

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導入事例
脱PPAPにより、サイバー攻撃から情報を守り、大容量データのお渡しも安心・安全になりました。

脱PPAPにより、サイバー攻撃から情報を守り、大容量データのお渡しも安心・安全になりました。

90年以上続く実績を持ち、法人、個人の税務、会計、財務業務のみならず、公会計、医業、資産税、M&A、労務、保険、補助金、DXコンサルタント業務など様々な分野でトータルサポートを行なっている税理士法人グループ。
顧問先へのデータのお渡しの手間の削減と、セキュリティ強化に成功した実態を聞いてきました。

税理士法人広瀬　様

業種

従業員数

課題

創業90年を超える、老舗の税理士法人。
広瀬グループとして、会社を取り巻く法務的な業務を、専門知識に基づく精密な分析を土台としてアドバイスを行う。
法人、個人の税務、会計、財務業務のみならず、公会計、医業、資産税、M&A、労務、保険、補助金、DXコンサルタント業務の専属部門を設置し、京都を中心にサービスを展開している。

IT・RPAチーム
廣瀬亘様
渡辺元様

課題

メールでは容量制限の関係で、大容量ファイルが送れないなど不安があった
Zipファイル付きメールをNGとする相手先が増えてきた
Emotetに対して万一のセキュリティ対策ができていなかった

行動

クラウド導入によって、ファイル共有の一元化
社内で利用ルールの策定
管理者によるユーザー利用の管理

効果

脱PPAP（パスワード付きZipファイルを送信後、別でパスワード送信の廃止）
Emotet対策によるセキュリティ強化
大容量データの送信

導入背景：Emotetの不安から、パスワード付きZipファイルの共有廃止を検討

Emotetが大流行し、顧問先様へ安心・安全にデータをお渡しするために何か対策を打たないと、と考えていました。
また、Zipファイル付きメールをNGとする相手先が、だんだん増えていたので対策が必要でした。

今までは、どのような手順でファイル共有をされていましたか。

今までは、メールにファイルを貼り付けて送ると、自動的にZip化されるメールサーバーを利用していました。
メール送信後、パスワードがサーバーから送られてきて、再度パスワードをメールで送信していました。
大体5〜10分程度かかっていましたね。
Zipファイルを拒否している顧問先もあり、メールだと送信することができませんでした。
また、Emotetの脅威のみならず、ファイルの容量の関係で、大容量ファイルが送れないこともありました。

脱PPAPは実現できましたか。

大半の顧問先はPPAPでのファイル共有の廃止はできました。
ただ、セキュリティ上オンラインストレージにアクセスできない相手様へは、他のツール等を活用しています。
メール添付では、容量の関係で大容量のデータをお渡しができませんでしたが、セキュアSAMBAで実現できています。

選定：ユーザー無制限での利用が魅力的。セキュリティが高く、UIが分かりやすいため職員にも利用できると感じて導入

セキュアSAMBAは、元々Chatworkを利用していてグループ会社のサービスだったため、ほぼ一択で選定しました。
Chatworkも使いやすいですし、安心できますね。
今後も人数が増えていくと思うので、ユーザー無制限は嬉しいです。

検討の際、どのようなポイントをみましたか。

セキュリティが高い点と使いやすさ。この2点を重要視しました。
弊社導入のプランでは、ユーザー無制限利用、またUIが分かりやすく弊社職員にも利用できると感じたため導入しました。
実際の管理者の画面も扱いやすく、ユーザー発行は正社員全員にしていますが、とても簡単でした。

導入までどのような流れで検討しましたか。

弊社のITチームを中心に導入を進めました。実際にトライアルを実施した後、本導入いたしました。
期間は2ヶ月ぐらいで、一部の職員でトライアルを行いました。トライアル期間(注1)は、社内検証の関係上少し伸ばしていただいたので、検証もしっかり行えて助かりました。

導入する際に懸念・不安に思った点があれば教えてください。

最初は不慣れなため、操作に不安はありましたが、現在は特に大きな問題もなく、多くの職員が利用してくれています。
管理側としては、入社、退職に伴うユーザー管理が大変かなとも思っていましたが、非常に簡単でした。
また、導入時は登録人数が多かったため、一括登録（CSVを利用）でユーザー登録を行いました。
年に数件ですが、入社、退社があった際は随時対応をしています。

運用1：社内でルール化を行い、事務所から送るものは基本セキュアSAMBAに統一

現在は、外部の方とのデータのお渡しのみの利用で、ダウンロードリンクの作成・共有に制限しています。
主に顧問先への書類（資料、写真、動画など）送付に利用しています。

初期運用方法でつまづいたところはありましたか、またどのように解決しましたか。

社内では、オンラインストレージに関しての反対はなく、むしろ入れたほうがいいとなっていたので、承認もスムーズでした。
ストレージに否定的な方も、Emotetのメールが来ていた経験があり、同意いただきました。
運用としては、セキュアSAMBAの利用者にいきなりすべての機能を伝えてしまうと、かえって混乱すると思い、脱PPAPがメインテーマであったことと、当初どれくらいストレージが使用されるかが不明だったことから、まずは外部へのデータ送信にのみ利用を制限しました。

使用するにあたり、下記2点から始めました。
①　月1回の全体会議での周知
②　社内の利用ルール化
セキュアSAMBA自体から自動送信する方法と、自身でダウンロードリンクを送る方法の、2つをルール化しました。

先方に届くのみで問題ない場合は、セキュアSAMBAから自動送信。
上司などメールのCCに入れたい場合は、作成したダウンロードリンクを自身でコピーしてメールで送る。

この2つの共有方法で統一しています。
また、管理画面もストレージ使用量も個人と全体で確認できるので、使いやすいと思っています。

運用2：顧問先との日々のファイル共有において、ファイルのダウンロードリンク化で業務効率化

会社からお送りする場合の共有方法は、大半がセキュアSAMBAに統一できています。

事務所側から顧問先へは具体的にどのような資料を、どのくらいの頻度でお送りしていますか。

基本的に、毎月お送りしているものは、月一の報告資料（月次レポート）です。
弊社では、税理士法人以外に社労士法人も利用しているため、頻繁にダウンロードリンクの作成や共有を行なっています。
1ヶ月で300件ほどURL化を活用していますね。ファイルの種類は、PDF、Excelが多いと思います。
具体的には、毎月の業務でお客様からデータをもらい、数字に落とし込んだ後の報告資料や、ご質問をいただいた際の参考資料を、セキュアSAMBAを利用して送付しています。
また、全顧問先へ共有するものは、郵送とHP上で見ることができる状態にしています。

効果：顧問先への周知を行い、時間とコストの削減にも繋がっているため、今後は社内利用も検討していきたい

個人で作成した、ダウンロードリンクをコピーして送信する場合もありますが、セキュアSAMBAから送信すれば、ダウンロードリンク、ダウンロード用パスワードが、セキュアSAMBAから自動送信されるため、今まで送信にかかっていた時間削減ができました。

お客様への周知はどのようにされましたか。

年に数回会社が発行するお便り、「広瀬通信」にて記事として掲載をして周知しました。
また、メルマガ配信で、PPAPをやめてセキュアSAMBAに変えていくことの周知も行いました。
お客様からの反応に、ネガティブなものはなく、弊社からお送りするデータは、セキュアSAMBAからとお客様に認識頂けていると思います。

削減できたコストはありましたか。

弊社では、ペーパーレス化も進めています。今までは、資料を郵送している部分もありましたが、大容量のデータ送信ができるようになったことで、印刷代、郵送代は削減できていると思います。

最後に：セキュアSAMBAを検討される方へ

弊社のように、脱PPAPや大容量ファイルの受け渡しを考えておられる企業様には、オンラインストレージの導入が必須かと思います。
数多あるオンラインストレージサービスの中でも、セキュアSAMBAは管理面や操作性が分かりやすく、おすすめできる製品だと思います。
また、セキュアSAMBAは使いにくいところをあまり感じません。
特に、通常のPCと同じような使用感で、ドラッグ＆ドロップでファイルをあげることができるのは、とても使いやすいです。
まずは、トライアルから始めていただき、その利便性を感じていただけたらと思います。

※注1：通常のトライアル期間は2週間です。