導入後も手厚いサポートがあり、フォルダ共有で双方のファイル共有の手間がなくなり業務がスムーズになりました。

事業承継・M & A、相続、信託のビジネスサポートから、起業のビジネスサポートまで、現在多様なお客様と長いお付き合いがあり、税理士・行政書士・社会保険労務士・中小企業診断士・宅建士と多くの専門家が在籍しているG5パートナー。導入前は、メールでファイルの送受信を行っていたそうで、外出先からのデータ閲覧ができないなど、時間と労力がかかっていた部分が、導入後どのように変化したのか詳細を聞いてきました。

従来は、月ごとのデータをメールで一式添付して送ってもらっていました。
ただ、メールでの共有だと、顧問先側も全ての書類が揃ってから、まずは自身のフォルダにまとめて、Zipに直してから送っていただいていたため、その都度共有ができずに手間がかかっていたと思います。
受け取り側（弊社）も、メールで受領したものを一度展開させて、全てチェックしてからPCのフォルダに、自身で整理して入れないといけなかったのがとても手間でした。
また、データのやりとりのみならず、データを修正する際に、メール共有だと先方が送って、弊社側で修正して再度送り、顧問先は修正データを上書き保存しないといけなかったので、お互いに大変でした。
（メール送信→受け取り→修正→再送→受け取り→上書き保存）

そのため、簡単にデータ共有ができる方法を模索すべきタイミングが来ていると感じました。
そこで、外部のシステム担当者様に相談し、検討を重ねた結果、セキュアSAMBAを導入することに決定しました。

元々、個人的に海外製のクラウドストレージを使用していたので、複数を比較しました。
しかし、海外製ですと、セキュリティがどこまで安全か、一人で調べきれなかったこともありました。
そのような中、セキュアSAMBAは、国産製で母体が国内にあり、セキュリティも強いため安心しました。
社内へ展開する際の具体的な比較としては、オンプレのサーバーでかかるリース代と比較して比べた時に、リスクヘッジ（データを勝手に取られない、外出先からも閲覧できる）部分で費用対効果が見込めたので、セキュアSAMBAに決めました。

共有クラウドを使用するという概念が社内になかったので、導入しても使用するかどうか不安はありました。
弊社もITにそこまで詳しくないため、代理店の方にサポートいただきながら1〜2ヶ月ほど選定をしました。
管理は基本的に一人で行っていますが、エラーや使い方がわからない場合は、すぐに教えていただけるため楽になりました。本当に助かっています。
また、一度スタッフ全員にセキュアSAMBAの使用方法を、ご担当者様から教えていただき、わからない部分は代理店様の方へご質問させていただいています。
まだ使用ツールの統一ができておらず、自社サーバーのみを使用しているスタッフもいて、社外に出ない方はほとんど利用していない状況ではありますが、使い方がもっとわかればスタッフ自身の中で使える用途が出てくると思うので、今後は浸透も力を入れていきたいです。

現状は、弊社の担当スタッフと顧問先のみが閲覧できる権限設定をしています。
顧問先ごとに従来の共有方法が良いか、セキュアSAMBAでのフォルダ共有がいいか選択いただくことが可能になったため、データのやりとりをする上で選択の幅が広がりました。
フォルダ共有をする際のユーザー発行は弊社で行うことができるので、顧問先のご負担もなく運用できています。

労務・給与計算業務では、業務ごとにフォルダを分けています。
給与明細表、給与集計表、社会保険取得のための入社連絡表（入社時の履歴書など）などをセキュアSAMBA上に入れています。

導入後は、先方にセキュアSAMBA内にデータを入れてもらい、弊社担当スタッフが一覧チェックを行い、試算表や推移表を作成し、フォルダに入れる流れがスムーズに行えているため、フォルダ内で全て完結しています。

月次データをメールでやりとりしていた顧問先や、社内経理を受託されている顧問先は経理資料をフォルダ内での共有を行い、年度や月ごとに管理できています。
各顧問先のフォルダを見にいくだけでいいのでとても楽になりました。
ファイル共有も可能な士業専用のソフトも利用していますが、相続の案件のためでの利用のみなので、基本的にファイル共有は、セキュアSAMBAで運用しています。
ただ、外部で閲覧する必要がないものや、会計ソフトと連動しているものは、自社サーバーで管理しています。

弊社からは、月次試算表、月別推移表、給与集計表、給与明細表、納付書(転記用)などのファイルの共有がほとんどですが、資料の共有が多い顧問先はフォルダ共有だけでなく、大容量のデータを送る際にダウンロードリンクを使用しています。
大容量のファイルの共有頻度としては、決算書一式、総勘定元帳は年に1度、セミナー動画は年に1、2回ほどの利用です。
よって、下記3つの使用方法を主に行っています。

• 顧問先をゲスト招待し、月次データのやりとりをクラウド内で完結。
• 顧問先のPCにアプリをインストールし、顧問先で社内データを閲覧。
• 大容量データは、ダウンロードリンク化での共有。

そこまで難しいシステムではないので、一度顧問先へ伺って、データのアップロード方法や削除など、基本的な必要最低限の部分をレクチャーしました。
簡単なレクチャーで問題なく使用できているので、顧問先からも「すごく簡単ですね」とおっしゃっていただいているため、操作面で難しい部分はないと思います。

一番は、メールのやりとりをする時間(「データを送ります」「ありがとうございます」のようなやりとり)が減少したのが大きいです。また、メールで受け取っていた際は、個人でPC内にフォルダを作成したり、整理をしたりしていたので、時間の短縮にも繋がりました。
お互いに出向かずとも、データの送受信がセキュアSAMBA内で行うことができるため、顧問先側も工数の削減はできていると思います。

まずは、セキュアSAMBAを利用して、データのやりとりがしやすそうだなと思っている顧問先に関しては、広げていきたいと思っています。
現状、データのやりとりは、個々のスタッフに任せているため、個々のスタッフでそのようなやりとりをしているか把握できておりません。
個々に任せていると、退職した際に社内の管理的な部分で困ってしまうため、会社全体として、業務のやり方をマニュアル化していかないといけないと感じています。
その上で、データのやりとりは全顧問先へセキュアSAMBAを使用するように移行していきたいと考えています。

クラウドシステムをうまく使うことで業務がスムーズに進めることができると思います。
士業の場合は、常にデータの資料のやりとりが多く発生します。他事務所様のお話も耳にしますが、今までの慣習で必ず月１回お客様先に行かないといけなかったりする場合もあるようです。フォルダ内でデータの共有をすることによって、現地に行かずに効率的に業務が進み、余った時間で別の新しい提案ができるので、おすすめしたいです。
その余った時間では、節税対策や補助金提案のような、経営全体に関わるコンサルティングに費やすことができると考えています。その方が、顧問先としても弊社としてもメリットになるのではないかと個人的に感じています。
また、メルマガやお便り系などを、定期的に発信する士業は使いやすいと思います。
今回は、セキュアSAMBAの代理店の方経由で導入しましたが、使用感も簡単で、顧問先からも簡単だねとお声をいただいているので、業務効率化を検討している士業は導入されるといいと思います。