社外メンバーとのメールベースでのファイル共有から、
セキュアかつスピーディーなファイル共有を実現

情報通信システム&ネットワークの運用保守部門や、客先常駐部門があり、部門毎に常駐先が異なることが多く、これまで社内共有資料はメール添付でファイル送信したり、オンプレミスサーバー運用がメインだったが、セキュリティへの懸念やBCPの観点からクラウド移行を進めてきたという。煩雑だった管理が大幅軽減したポイントを伺ってきました。

弊社は全社員が同じ場所で勤務をしているのではなく、社員によっては派遣先で業務を実施していたり、派遣先の企業様の指示に基づいてテレワークをしている要員もいます。
そのようなメンバー間のファイル共有は、どうしてもメールベースでやり取りせざるを得なかったため、頻繁にファイルにパスワードをかける手間が発生していました。

内資料をメールでファイルを共有することによる課題は大きく2つあります。
まず一つ目が、メールでは社内資料ひとつ共有するにしても大変非効率だという点です。例えば社宅の申請・承認フローで毎回メールで総務部経由でフォーマットを取り寄せ、記入後に再度メールで提出する必要があり時間もかかりました。

2つ目はセキュリティの課題です。メールでのファイル授受は、誤送信などのミスによる情報漏洩などのトラブルも出ていますから、セキュリティの観点からも何らかのリスクヘッジの必要性は感じていました。

取引先はキャリア様やソフトウェア、ベンダーさんとのやり取りが中心ですので、基本的にはファイルにパスワードをかけてメールに添付して受け渡していました。

ただ、大手企業との取引の場合は、メール添付はNGで受け取りもできないケースも出てきています。
基本的にファイル共有のやり取りは先方のやり方に合わせる形にしていますが、大手企業はメールで添付しない代わりに、指定されたシステムを使って指定された場所にデータを入れるよう指示されますので、それに基づいてファイルを共有している感じです。

そのため、社内では取引先ごとにファイル共有方法が異なる状況で、各自担当者任せのルールだったため管理もかなり煩雑だったことも課題としてありました。

社内でもVPNや専用回線を設ける方法以外に、よりセキュアなファイル共有・管理ができるクラウドツールを検討する必要があるという方向で調整していました。ちょうどそのころにオフィスの移転を機に、オンプレミスサーバーからクラウドへ移行することが決まりました。

今回は、拠点の移転と同時並行でオンプレミスサーバーからのクラウド移行も比較検討する必要があったため、スケジュールとしてはタイトでした。加えて移転の顧客調整などもやっていましたので、セキュアSAMBAさんなら大丈夫だろうという信頼のもと導入に至りました。

その他、導入するサービスの営業さんの対応力なども意外と重視していました。ちょっと偉そうな言い方かもしれませんが、どれだけシステムやツールが素晴らしくても結局は提案される方の人間性も重要だと思っているところがありまして、そのような点でもセキュアSAMBAさんは非常に心強かったです。

いわゆるお客様情報関連でセキュリティレベルの高い資料や契約書類、業務上で使用する要領書の共有が1つです。あとは社内の共通資料で、就業規則や組織図やシフト勤務表の管理で利用しています。
上層部のファイル権限として、売上の管理や営業戦略、経営戦略、長期中長期戦略ベースの機密レベルの高い資料の取り扱いもおこなってます。
マイフォルダに関しては、ファイル保管用として各々自由に使ってもらっています。

オンプレミスサーバーはそのまま何年も使用できず、時期が来れば交換が必要です。減価償却の観点からも一定期間でのコスト負担は避けられません。これまでは、そこをシステム管理部門が管理する必要がありました。

加えてユーザーの追加やファンのアップデートをかけたり、何らかの障害や不具合が起きて使えなくなれば緊急で対応する必要もあります。そういった管理工数や維持管理費は、クラウド移行によってほぼゼロになっています。移行の際の社内からの問い合わせもある程度軽減できたと思います。

そして何より、クラウド移行で情報セキュリティの面でもセキュアにファイル管理できるようになった点は大きいです。

弊社は派遣先の指示でテレワークにて業務を行っている要員もいるため、自社オフィスへの出社頻度が少ない社員とのファイル共有はどうしてもメールベースでした。これがクラウド移行によってファイル共有がすべてクラウド内で完結したことで、このやり取りの工数が大幅に削減されました。

また、メール誤送信により情報漏洩を起こす可能性に対するリスクヘッジにもなり、セキュリティ対策不足の不安を解消できました。

セキュアSAMBAはとにかくシステム自体の使い勝手が良いです。ご担当者さんには導入前の段階から相談に乗っていただき、懸念事項についてもとくに丁寧に回答いただけていたので、安心して導入することができました。
これまで自社のオンプレミスサーバーで運用していてクラウドに移行するか迷われている企業さんには、是非おすすめしたいサービスです。