小さい会社だからこそBCP対策は必須。クラウド移行で、万が一の事態でも事業を中断せずに再開できる

ITコンサルティングや営業支援のみならず、システム運用・システム開発やノーコードプラットフォームの提供、オフショア開発など幅広く手掛けている。これまで利用していた他社ストレージサービス終了に伴い、サービス10社の中から移行先を比較検討。最終的にセキュアSAMBAに決めた背景や実際の利用方法を聞いてきました。

ベンダーさんとの打ち合わせの上、5年前から協業企業と同じセキュリティ基準で運用できる他社のオンラインストレージサービスの利用を開始しました。
実際にオンラインストレージを使ってみると、オンプレミスと違って、場所を選ばないのでどこからでもアクセスができるのが便利です。バックアップも基本的にPCに依存しないのがいいと思っています。

利用中のサービスが終了してしまうため他社サービスへの移行を検討していたところ、セキュアSAMBAの導入に至りました。

基本的には、PCはシンクライアント化したいと考えています。メールもサンダーバードを使ってローカルにデータを置かないようにして、すべてのデータをクラウド上にあげています。
極端な話、万が一PCが壊れたり水没したとしても、事業を止めずにそのままPCさえあればすぐに事業を再開できる状態を目指しています。

セキュアSAMBAを選んだ理由は2つ、使い勝手と費用感です。
エクスプローラーのように操作できる点は最大の魅力です。PC内のドライブ内に置いてあるかのようにフォルダ階層もつくれますし、一旦ダウンロードしてローカルに保存するといった手間も発生しないため非常に使い勝手が良いです。

比較検討していた他社サービスは、海外製のストレージと同じようにブラウザからログインするのが主な使い方でした。操作の点では圧倒的にセキュアSAMBAに軍配があがります。
また、費用面でも弊社の規模と利用人数から検討してもセキュアSAMBAが一番相応しいことがわかりました。

サーバーの導入も、まったく検討しなかった訳ではありませんが、規模的にも保守費やハード自体のリース代などが発生します。
それなりの費用感を感じて、ざっくりと概算を出しましたがこれはないな、ということでサーバー導入は辞めました。

基本的には、社内の経理関係の帳票や契約書類など、いわゆるバックオフィス的なものを全部格納しています。現時点では、経理部門3名ほどが中心となって活用しているため、扱うファイルはPDFやExcelで作成した請求書の元データやWordファイルなどをメインに保管しています。
そのほか営業関係の資料としてPowerPointも保管してあります。セキュアSAMBAはPC内のドライブ内に置いてある感覚で使えますし、ファイルの直接編集もできますので効率よく作業できます。

初期運用では、ファイルを移行するときにアップロードがなかなか終わらないことがありました。
ですが、営業担当の方に直接話を聞いてサポートいただき、すべて解決したので今は問題なく運用できています。
また、バージョン管理機能も1回や2回分ではなく、ファイルを上書き保存した日時ごとに10回分も残るのなら安心ですね。

現時点の課題としてはファイルをきちんと管理する上でもデータ保存用途に限らずに、権限設定も積極的に使っていきたいです。現場に出ているメンバーへのデータ共有も、会社の基本的な帳票や資料をすべてセキュアSAMBAに格納する方向で経理関係ファイルの管理方法も変えていこうと考えています。
セキュリティ面でも安心ですし、活用の幅を広げるともっと効率化すると思います。

ファイル検索機能についても使いこなすとかなり作業が簡略化する機能だと思います。ゆくゆくは社内でルールを統一して管理体制を整えたいですね。例えばファイル名に取引の年月日や金額等を入れ込めば、かなり検索性が向上しそうなのでぜひ実践したいです。

これまでお客様に提案するときは、普通にメール添付で資料を送っていました。
データが大きいときは、無料ファイル共有サービスなどで送ることがありましたが、セキュアSAMBAのファイル共有で大容量のデータの共有が実現できるので不要になりました。

やはり無料の転送サービスはセキュリティや管理部分に不安が残ります。セキュアSAMBAにはダウンロードリンク化機能があって有効期限もだいぶ先まで付けられますし、ダウンロードの許可回数も制限できます。また、パスワード生成、作成したダウンロードリンクの管理など細かい管理ができて使い勝手もかなり配慮されています。

セキュアSAMBAをおすすめしたいポイントは3つあります。まずは利便性、使い勝手です。そしてBCP的に安心できる点、最後に価格です。
国産のサービスですので、まったく違和感なく利用できますしサポートも充実しています。
さまざまな機能が搭載されている割には、他社と比べて料金もお手頃だと思って利用しています。

弊社は当初、社内共有用のストレージとして考えていましたが、社外共有でも活用できるため、メールに添付することなく、容量の大きなファイルも簡単かつ安全に共有できる機能が充実しているので、活用しない手はないですね。
セキュアSAMBAの導入で業務が円滑に進んでいますので、悩まれている方は一度試されることをおすすめします。