社労士事務所のDX。ストレージとRPAの連携で申請業務?
顧問先への共有作業を自動化できる

社労士が8名在籍するエスタイム社会保険労務士法人では、これまで顧問先の膨大なデータを紙に印刷したり物理サーバーで管理していたため、労力もコストもかかっていました。クラウドストレージを導入する前までは、正直ここまで業務効率できるイメージがなかったと言います。導入の経緯や社労士業務の自動化のヒントを聞いてきました。

とくに規模の大きい企業の場合は、一畳ぐらいのスペースに段ボールが天井まで積み上がっていたため紙で溢れかえっていました。

流石に保管スペースにも限りがありますので、一応、電子化してPDFでとっておく手段もとっていました。物理サーバーとしてPCのフォルダにも残していましたが、保存容量に限りがあったため、紙管理と併用して保管するような状態が続いていました。

物理サーバーそのもののセキュリティや運用コストがかかっていたため、物理サーバーをクラウドに移行して、ついでに管理する紙の量も減らして、今よりもっと情報共有しやすい環境を作りたい、というところからスタートしました。

二つ目は、物理サーバーでデータを保管するリスクを感じていました。例えば、感染症拡大などの非常事態や、事務所が火事にあってデータを消失してしまうなどのBCP対策としての課題感です。
いくらPCにバックアップを取っていたとしても、ハードディスクのデータを損失すれば元も子もありません。

三つ目の課題は、重要データや業務のブラックボックス化です。個人がデスクトップなどにフォルダを作成して各自管理しているという実態がありました。例えば、担当者が急に不在となった時に顧問先から問い合わせが入った場合、業務が属人化するような運用をしていては、どこに該当データがあるのか社内で探さなければならない手間が発生していました。

顧客先では経理担当者、人事担当者とそれぞれ担当が分かれているのですが、担当業務以外のファイルは見せたくないというリクエストがありました。
例えば、人事で入退社のご連絡いただく担当者の方には、給与情報などは閲覧する必要がありません。そのため、それぞれファイルに閲覧権限を設定して担当業務以外のファイルは見られないようにして欲しいというご要望がありました。

他社サービスでもフォルダ自体に権限が設定できる機能があると思うのですが、その中でも特に細かく権限を設定できるのがセキュアSAMBAさんだったのが大きな決め手となりました。

もともと私自身は個人で（OneDriveとDropbox）いくつかクラウドストレージサービスを使用した経験がありますが、実際にお客様や社内で共有するには色々面倒な点があるなと感じていました。

お客様の中には用意された他社ストレージで共有するよう指定されるところもありますが、実際メインで共有するストレージとしては使い勝手の良いセキュアSAMBAを利用しています。

選定段階で、セキュアSAMBAのご担当者様に使い方などのレクチャーをしていただいたお陰で、クラウドの利用イメージが掴めるようになりました。同時に、導入もさらに前向きに検討できたという経緯があります。

当初は、セキュアSAMBAが社内サーバーのフォルダに入れる感覚で使えるイメージがなかったので、こんなに使い勝手が良いものかと驚きました。個人的な感覚かもしれませんが、セキュアSAMBAはフォルダ構成がツリー状になって表示されるので、階層の中のフォルダが整理されていて見た目がすっきりしている印象があります。

他社サービスは、案外操作が複雑なことが多く、ファイルをドラックすると元データが消えてしまうことがあったり、操作は簡単だけれども不安定だったりもして、いざ顧客の給与データや個人データを扱うとなると不安要素が大きいと感じました。

弊社のフォルダ構成としては、大きく社内共有用と社外共有用のフォルダに分けて使っています。社外共有用のフォルダにはお客様の会社ごとにそれぞれフォルダを作成し、お客様の入退社の連絡などはそこでやり取りしています。

今までメール添付でCCに入れて共有していたものが、クラウド上で権限設定をしてファイルを保存しておくだけで先方のお客様先でもファイルを見てもらえるようになりました。
また、お客様のデータも「そこに入れておいて」と言えば、こちらでも複数人で共有してアクセスすることができます。
メール添付では、送り間違いだとか添付する手間などが発生していましたが、そのような労力やミスはすごく減ったと思います。

ですので、お客様とのやり取りは、これまでのメール添付や紙の郵送物を利用する機会をできるだけ少なくして、クラウドストレージ内のお客様ごとのフォルダでやり取りしていくという使い方ができるようになった点で非常に助かっています。

今、社労士業界の中では、RPAツールをいかに上手く活用するかというのが結構重要なテーマになっています。

初心者向けRPAツール「RoboTANGO（ロボタンゴ）」という、手作業で行っていたルーティン業務や繰り返しのタスクを簡単に自動化できるツールがあるのですが、そこで生成されたデータが自動的にセキュアSAMBAのサーバー上にアップロードされると便利だろうなと思って試行錯誤しています。

社労士業務も、今まで役所に紙で出していたものが今はほぼ電子申請に切り替わっています。ですが、実際には役所に提出するデータは自分たちで作って、また取りに行ったものに名前を付けて保存するというプロセスを踏む必要があるため、かなり作業ボリュームがあり社労士の負担が大きいのが現状です。

具体的な申請業務として、政府のe-Govという電子申請システムがあるのですが、そこで私たちがシステム申請をすると公文書が発行されます。現時点では、公文書を申請するRPAはあるのですが、そこまでで開発が終わっているので、それを開いて公文書として保存する作業を手動でおこなっています。ゆくゆくはそれをRPAを使ってセキュアSAMBAに自動で保存できるようにするのが理想です。

また、電子申請の特性上、いつ審査が終わっていつ戻ってくるかもわからないため、これをRPAにうまく中継してもらってセキュアSAMBA内に落とすところまで実現できれば非常に使い勝手が良くなるなと思います。

弊社の申請業務以外にも、顧客先の担当者も従業員から様々なデータを吸い上げて、弊社に送るという作業が発生しています。それもセキュアSAMBAの中で共有する前に、顧客先の担当者とそこの従業員との間でのやり取りもRPA化できれば、弊社だけではなくお客様も業務効率化につながるのではないかと思います。
やはりRPAが今はすごく気になりますね。

弊社は以前、自社サーバーで運用していた時期があって、サーバー専用の部屋に鍵を付けてバックアップをテープにとってそれを持ち帰り金庫に入れて、ということをやっていました。

そして、給与計算や社会保険手続きをおこなうシステムを運用している会社で、サーバーやクライアントPCなども全部一括で保守・管理してもらっていました。

バックアップも、そのシステム会社で一応ミラーリングしてデータを吸い上げてもらっていたので、その辺りの保守管理コストは結構かかっていました。

今は、そのような運用を全部辞めて、通常のクライアントPCだけの運用でサーバーも持っていないですし、クラウド上にバックアップをとっているので、かなりコスト削減できていると思います。

はい。これまでずっと、基本的にはサーバーもPCも全部リースで対応していました。
とくにPCはかなり良いスペックのものを使わないと処理速度が追いつかなかったため、これもリース費用がかさむ要因となっていました。

今は社労士業務も変化しており、システムもASP化されるようになって、サーバーも様々なデータをクラウドストレージで保管できるようになりました。

クラウド移行で以前のようにわざわざハイスペックのPCを用意しなくとも、普通にその辺りで販売されているPCで十分処理できる環境が整えられました。加えてクラウド化によって業務もスピーディーにおこなえますし、コストも削減できたという点が大きいと思います。

導入前に比べて社内の情報共有がスムーズになりましたし、緊急事態宣言下でもあまり支障なくリモートワークにシフトできました。弊社には小さなお子さんや介護をしている従業員もおりますので、仕事との両立を考慮できる働き方の提案が可能となった点は大きなメリットだと思っています。

その他、顧客先での打合せに紙の資料を持参しなくてよくなったので、かなり楽になりました。先方で急に必要になった資料もすぐに検索して見つけ出せるので助かっています。

また、雇用保険や社会保険に入っていた期間を調査する必要があったときに、紙で管理していたときには年度毎に分けられた段ボール箱を開けて手作業で探し出す必要がありましたが、ストレージ内の検索機能を活用すれば過去データから検索してある程度の履歴を辿ることができるので、作業がかなり簡略化されました。

これまではストレージの容量に限界がありましたが、導入後は無制限になったのでクラウド上でストレスなく紙をPDF化してデータ保存できるのがすごくやりやすくなったと感じています。

社労士事務所さんは個人事業主が多いと思いますが、会社の規模が小規模であればあるほどクラウドストレージの利用をおすすめします。
お客様とのやり取りや給与計算はミスしてはいけない上に絶対的な納期が決まっているものですので、セキュリティやBCPの観点はもちろん、いつどこでも作業ができるということは重要なことです。
多様な働き方や、BCP対策にオンラインストレージはなくてはならないものと実感しております。
セキュアSAMBAは細かい権限設定ができるので、お客様にも安心して共有できます。

また、セキュアSAMBAという外部との共有可能なストレージを上手く活用すれば、細かい権限設定ができるのでお客様にも安心して共有できます。また、社内共有もスムーズにおこなえますし、工夫次第で非常に便利に活用できるツールですので、是非一度試されることをおすすめします。