社内外のファイル共有をメール添付や無料ファイル転送サービスからセキュアSAMBAに

情報システム室高屋様・山田様：弊社はもともと建設業からスタートしたのですが、最近ではエネルギー事業、アグリ事業なども手掛けています。メタンガスや福祉などにも事業の幅は広がっており、海外に拠点もあります。
情報システム室には現在2名在籍してるのですが、社内のパソコンや社員に貸与しているスマートフォンの管理・保守をはじめ、社員からシステムに関する質問を受けるなどのヘルプデスクのような業務も行っております。

高屋様：私は入社して4年になるのですが、入社した当初はデータのやり取りをメール添付や無料のファイル転送サービスを利用していたことが大きな課題でした。
データが重くてメール画面が見られなくなるなど業務に支障が出るような相談を受けたこともあります。

高屋様：展示会でセキュアSAMBAの存在を知りました。
社内には積算や図面を取りまとめている人がいるんですが、外出している工事部の人とデータを共有するときに使い勝手がいいものを探していました。
あとは現場監督と業者の方が図面をやりとりするんですが、今まで印刷したものを手渡しで共有していたのでその手間が省けるという点も導入前の期待としてありました。

高屋様：いくつかポイントはあるのですが、アカウントが無制限で作れること、VPN接続ができること、安価で大容量なこと、ログデータが取れることなどが決め手でした。特にアカウントが無制限で作れることは大きかったです。
というのも弊社は毎年従業員が増えており、どこまで人数が増えるかわからなかったのでアカウント数で費用が変わるのは避けたかったからです。
今では全従業員にセキュアSAMBAのアカウントを発行して使ってもらっています。
他社のツールも比較しましたが、すべての要件を満たしていたのはセキュアSAMBAだけでした。

高屋様・山田様：当初の課題だったメールにデータを添付したり、無料のファイル転送サービスを使う人が減りました。
特に2019年1月に起きた無料ファイル転送サービスの情報漏洩事件以降はセキュアSAMBAの社内利用率がぐっと上がりましたね。
社長が従業員に向けて気を付けるように注意したので、みんなも危機感を持ってくれたんだと思います。
情報システム室としても、定期的にセキュアSAMBAのログデータを見て個人的なファイルを保存している人がいないかチェックしたりしているので管理体制もばっちりです。

高屋様・山田様：導入時に社員に向けて操作方法のレクチャーはしました。その後入社された方には人事がレクチャーをしてくれています。
あとは弊社のグループウェアにセキュアSAMBAへのリンクを張って、みんながアクセスできるようにしていますね。
他にも社員一人あたりがアップロードできる容量を決めたり、自社での利用ルールを決めて私たちでマニュアルを作成して共有しています。セキュアSAMBAのバージョンアップがあった時にもマニュアルを更新してグループウェアにアップしていますよ。

高屋様・山田様：今後の活用については、海外の拠点とデータをやり取りするときに使うことになると思います。
要望としてはセキュアSAMBA内でzipファイルを作れないので別で作成してデータをアップロードするのが大変なので機能としてついてくれると嬉しいです。