ファイルサーバーのメリット・デメリットとは

働き方改革が浸透し、生産性の向上を目指す企業が増えてきました。近年はリモートワークが急速に拡大し、SharepointやAWSなどのクラウド化サービスをはじめ、多くの種類のツールを採用する機会も多いでしょう。特に、業務に必要なファイルを瞬時に共有できるファイルサーバーは、多くのメリットがあるとして注目されています。

今回は、ファイルサーバーのメリットとデメリットを紹介します。ファイルサーバーとは何か、NASとの違いについても解説したので、ファイルサーバーのメリットを知りたい方や、ファイルサーバーの導入を検討している方は、参考にしてください。

初心者でもわかるファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、ファイルの保存や共有をするサーバーです。クラウド型とオンプレミス型があります。ネットワークを通じて、外出先や自宅など社外からアクセスできるメリットがあり、リモートワークでファイルサーバーを使用する企業も増えています。

クラウド型のファイルサーバーは、オンライン上のファイルサーバーに、場所やOSを問わずに情報にアクセスできる点がメリットです。他にも、アプリやソフトウェアとの連携、ファイルサーバーを低コストで導入できるメリットがあります。

オンプレミス型のファイルサーバーは、ネットワークやインフラなどを社内構築する方法です。ローカルネットワークに接続が制限されますが、ファイルサーバーのスペックをカスタマイズできる点がメリットです。

ファイルサーバーを利用するメリット

企業がファイルサーバーを利用するメリットを、3つ紹介します。

ファイルの共有や管理が容易になる

ファイルサーバーを利用すると、ファイル共有の手間を省けるので、管理が容易になります。メール添付やUSBと比べて、ファイルサーバーは時間や場所を問わずに最新データにアクセスできるので、リモートワークで大きなメリットを感じるでしょう。また、対応アプリを活用すると、モバイル端末からファイル共有や管理が可能なので、業務を効率化できる点もメリットです。

バックアップが取れるため安心

ファイルサーバーの2つ目のメリットは、データのバックアップができることです。ファイルサーバーは、データをネットワーク上に保存するため、万が一ローカルパソコンが故障したり、誤ってデータを削除してしまった場合にも安心です。ファイルサーバーは、社員や関係者のみがアクセスできるため、セキュリティに優れたバックアップ先としてもおすすめです。

ストレージ容量の拡張やカスタマイズが可能

3つ目のメリットは、ファイルサーバーは保存できる容量の拡張やカスタマイズができることです。USBやHDDは、データ量が増えると物理的に数を増やす必要があり、どこに何のデータを保存したのか把握が難しいことも。一方、ファイルサーバーは、容量の増設が可能なので必要時に拡張したり、自社の求めるスペックにカスタマイズができるメリットがあります。

ファイルサーバーを利用するデメリット

メリットの多いファイルサーバーですが、いくつかデメリットもあるので確認しておきましょう。

ランニングコストがかかる

ファイルサーバーのデメリットは、ソフトウェアや保守、ライセンス費用など、継続的にコストがかかることです。ファイルサーバーのプログラムが複雑であるほど、サーバーを管理する人件費も増える傾向があります。このように、ファイルサーバーはランニングコストが必要になる一方で、初期費用は抑えられるというメリットもあります。

導入・設定の手間がかかる

ファイルサーバーは設定項目が多いため、導入までに手間がかかることがあります。例えば、グループ作成やアクセス権限などは、ユーザー数が多いほど時間がかかるため、計画的に導入することが大切です。ファイルサーバーは、導入や設定に時間や手間がかかりますが、その分細かい設定ができる点はメリットだと言えるでしょう。

データが破損する可能性があるためバックアップが必須

ファイルサーバーの故障や災害による被害などにより、データが破損する可能性があることも忘れてはなりません。保存したデータを損失しないためには、サーバー機器のメンテナンスやバックアップを定期的に実施する必要があるでしょう。しかし、ファイルサーバーを複数用意したり、バックアップを複数取ったりと、万が一の事態に備えた体制があれば安心です。

ファイルサーバーとNASの違い

ファイルサーバーとNASは、役割が異なるため注意が必要です。NASは、Network Attached Storageの略で、ネットワークに接続できるHDDのことで、本体があれば複数の端末からアクセスしてファイル共有が可能です。一方で、ファイルサーバーはソフトウェアのインストールや設定が必要になります。

ファイルサーバーとNAS、それぞれのメリットについて表にまとめました。

ファイルサーバーは、ソフトウェアやランニングコストが必要であることを除くと、拡張やカスタマイズに優れていることが一番のメリットです。NASはファイル共有とユーザー管理に機能を絞っているため、低コストで導入できることがメリットです。

ファイルサーバーとNASのどちらを導入するべきか？

ファイル共有ができるツールを探しているけれど、ファイルサーバーとNASはどちらメリットが大きいのか迷う方もいるかもしれません。

ファイルサーバーとNASのどちらが賢い選択なのかは、導入環境や求める機能によります。複数人でファイル閲覧や編集をしたい場合は、ファイル共有の機能のみを備えるNASで問題ないでしょう。しかし、ファイルごとにアクセス制限をしたい、セキュリティを強化したいという場合は、ファイルサーバーがおすすめです。

特にリモートワークにおいては、場所や時間を問わずにアクセスができる、クラウド型のファイルサーバーが人気です。リアルタイムで最新データを共有できるので、ストレスなく業務を進行できるからです。

ファイルサーバーは、ストレージ容量の拡張やカスタマイズが可能で、ファイルの共有や管理を効率化できるメリットがあります。データをファイルサーバーに保存するだけでバックアップになるので、万が一の時にも安心でしょう。ファイルサーバー導入時には、トライアルで試したりサポートに質問したりして、総合的にメリットを判断することも大切です。

2021年の情報をまとめた、おすすめのクラウド型のファイルサーバーについても参考にしてください。