バックオフィス効率化とバックオフィス最適化の重要性と成功のポイント

バックオフィスは、財務・経理・総務・人事・一般事務などのいわゆる顧客などと直接的に接さず、自社業務などを支えている部署のことです。

そんなバックオフィスですが、直接人の手で業務が進められているものが多く、デジタル化やIT化が進めなければ、業務効率化をすることが難しい部署です。

しかし、デジタルやITの技術の進歩にともない、バックオフィスの効率化や最適化がしやすくなっている中でも、今までの業務方法を大きく変えることができず、バックオフィスの効率化や最適化を進められていない企業も多くあります。

バックオフィスの効率化や最適化が進むと、それまでにかかっていた人員の削減にともない、コストの削減やミスの防止などにつながり、会社全体としての生産性をより高める効果が期待できるでしょう。

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化について、詳しくご説明していきます。

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化の重要性

企業を運営していくうえで必要不可欠なのがバックオフィスです。

バックオフィスが取り扱っているものとしては、人やお金、情報があり、これらは会社の経営と密接に関わっています。

つまり、バックオフィスが効率化や最適化されることは、会社全体の生産性を高めることにつながり、ブラッシュアップが必要な部署や質の高い経営戦略を練られることにつながっていくと考えられるのです。

また、働き方改革の促進などで勤務スタイルが多様化しつつありますが、バックオフィスは人がおこなう業務の多さから、テレワークや在宅勤務が促進されにくいという課題を抱えています。

今後も発展し多様化し続けていくであろうテレワークなどの働き方ですが、働き手がワークスタイルを選べるような企業が増えたときに、バックオフィス効率化や最適化がおこなわれ、働き方の選択肢が多い企業のほうが価値が高いといえるでしょう。

さらなる事業の拡大や、優秀な人材からも選ばれる企業になるには、バックオフィス効率化やバックオフィス最適化は、重要なポイントになると言えるのではないでしょうか。

バックオフィスが効率化や最適化されている状態とは？

バックオフィス効率化やバックオフィス最適化がされている状態は、業務のデジタル化が進んでいる状態だと考えられます。

財務・総務・人事などのバックオフィス部門では、帳票関連や契約書のやりとりなどの書類を使用する場合が多く、いわゆる紙ベースでのやりとりが必要不可欠だとされてきました。

紙を使用する場合、印刷から他者とのやりとり完了までに、必ず人の流動がともない、時間が圧迫されやすくなります。

それに対してデジタル化が進み紙でのやりとりが少なくなると、人が物理的に動く必要性が減り、それぞれの業務にかかる時間が短縮されます。

人の手が空く時間が今までよりも増えるので、ブラッシュアップが必要な部署や、人員の足りていない箇所に、人を配置できるのです。

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化の目的は、今までの業務を時間短縮させることなので、デジタル化が進んでいる状態はバックオフィス効率化・最適化がされている状態だと言えるでしょう。

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化のメリット

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化が進むと、それに比例して今まで業務に必要だった人の手が、必要ではなくなりやすいと言えます。

それを踏まえ、バックオフィスが効率化できている最適な状態になると、どのようなメリットがあるのか考えてみましょう。

コストの削減

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化の大きなメリットとして、コストの削減があります。

デジタル化が進み、業務に必要な人員数が減るので、人件費が削減できると考えられるのです。

また、紙ベースのものがデジタル化することで、コピー用紙代、印刷代、紙関連の保管場所などについても、コスト削減の可能性が高まります。

バックオフィス効率化や最適化で、デジタル化を実現させるためのシステムを導入するとその分のコストはかかりますが、それ以上に今まで業務にかけていたコストの削減が実現しやすいでしょう。

ヒューマンエラーの防止

デジタル化をすると、諸計算や入力などが半自動的におこなえるものも多くあります。

数字打ち込みを含む入力関係の作業は、気をつけていてもどうしてもミスの出やすい業務です。

バックオフィスの効率化・最適化で業務をデジタル化させると、入力ミスなどからのヒューマンエラーの防止になる可能性が高まるでしょう。

必要箇所へのサポート強化

バックオフィス業務を自動化した分、それまでバックオフィス業務に割いていた人員の時間に余裕が生まれます。

ブラッシュアップしたい業務へより多くの人員を回せるようになり、業務効率化が難しく人員が多く必要だと言われている顧客とのやりとりとなる、いわゆるフロントオフィス部門に力を入れることも可能になるのです。

必要箇所へサポートの強化をおこなえることで、会社全体の生産性向上となり、ますますの発展が期待できるのはメリットと言えるでしょう。

テレワークへ移行しやすい

近年の情勢の中で、バックオフィス部門のテレワーク化が進まないことが問題視されています。

その背景として、ハンコ文化や紙文化のために会社への出社を余儀なくされる事実が、浮き彫りになりました。

バックオフィス効率化・最適化としてデジタル化が進めば、インターネット上で業務ややりとりを完結しやすくなるため、自宅での勤務がしやすくなります。

デジタル化を進めておくことで、テレワークへの移行がスムーズにおこなえるようになるのは大きなメリットでしょう。

ここからは、実際にバックオフィス効率化・最適化を進めるための具体的な施策を考えていきます。

バックオフィス効率化の施策：マニュアルの整備

バックオフィスで人員が割かれる原因のひとつとして、マニュアルの整備ができていないことが挙げられます。

業務のマニュアル整備ができていないと、進める人によって業務完遂までの時間がまちまちとなり、気付かぬところで、実は余計に時間がかかっている可能性が考えられるのです。

マニュアルを整備すれば、複数の人が同じ業務に関わる場合でも同じような業務時間や質で、足並みを揃えて進められます。

また、新たな人に業務を教えなければならない場合にも、口頭で説明していくよりも具体的でわかりやすく業務内容の指示が可能です。

マニュアルを整備する際にも、デジタル化を取り入れる意識を忘れないようにしましょう。

バックオフィス効率化の施策：アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、外部に依頼して、自社内の業務を請け負ってもらうことです。

バックオフィス業務は、直接自社の顧客とのやりとりが発生するわけではなく、データの入力や一般的な知識でおこなえる業務が多いため、アウトソーシングの活用をしやすいといえます。

依頼する分のコストはかかりますが、手が空いた人員をブラッシュアップしたい部署への配置ができるので、生産性の向上につながりやすいでしょう。

バックオフィス効率化の施策：RPAの導入

Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称であるRPAですが、今までは人のみが対応できるとされてきた業務を、IT技術をもちいて代行する取り組みです。

PRAを導入することで、人と同等の業務作業や、それよりも高度な内容で業務を進めていきます。

人がPCでおこなっていた業務を定型化して、入力作業や確認作業を自動でおこなえるようになるので、人の手がかからなくなるうえに、ヒューマンエラーの防止につながることも考えられるのです。

入力や確認も自動化し、さらには人の手作業よりもミスなく業務をおこないやすいため、ミスへの対応に取られる時間、損害などが減少しやすく、バックオフィスの効率化や最適化が実現する可能性が高まるでしょう。

バックオフィス効率化の施策：デジタル化・IT化

バックオフィスが効率化・最適化されている状態でも記述したとおり、デジタル化・IT化は大きな施策となるのです。

PRAもデジタル化の一環となります。

財務・総務・人事部門などそれぞれの部門によって、デジタル化・IT化ができる業務は異なりますが、以下のような業務のデジタル化が考えられます。

• 帳簿管理
• タイムカード打刻から締めまで
• 稟議書など社内文書のやりとり
• 外部との請求書のやりとり
• 各文書の保管

今まで紙で管理がおこなわれていた業務や人の手でおこなっていた業務をデジタル化・IT化させると、バックオフィス部門は大幅な効率化が進むでしょう。

バックオフィス効率化の施策：オンラインストレージの導入

バックオフィス業務をデジタル化・IT化させたときに、電子化した資料も、紙ベースではなくデジタルで管理することが非常に望ましいと言えます。

電子化した資料を紙で保管、または他者とのやりとりをする状態になってしまっては、せっかく効率化できた業務を、最大限に有効活用することはできません。

電子化した資料を管理するのに、自社のローカルフォルダなどで管理する方法もありますが、閲覧できる場所が限られる状態や、外部の他者と情報を共有するには不向きだと考えられます。

オンラインストレージを導入し、資料の管理や共有をスムーズに進められる対策をして、バックオフィス業務の効率化・最適化をしていきましょう。

バックオフィス業務の効率化と最適化には「セキュアSAMBA」

バックオフィス業務を効率化や最適化させるためには、デジタル化・IT化をするのが効果的であり、電子化した資料の管理にはオンラインストレージの導入がおすすめだとお伝えいたしました。

バックオフィス効率化や最適化を考えたうえで、オンラインストレージを選ぶ際に大切なのは、管理のしやすさ、必要な資料の取り出しやすさ、資料を他者と共有するときの操作のしやすさなどであると言えます。

また、企業ごとで事業の規模が異なるため、見合ったプランやコストで運用できることも大切です。

オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、バックオフィス効率化や最適化を図るために必要な要素が揃っていると言えます。

事業ごとでのフォルダ分け、各フォルダの閲覧制限を詳細に設けられること、利用人数の制限なし、PC・スマートフォンでファイル閲覧も可能で、外出先でも必要な資料を見ることができます。

バックオフィス効率化・バックオフィス最適化の促進を目指すならば、いくつかの基本プランに加えて、事業規模に応じて最適なプランのご提案もできるセキュアSAMBAのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。