資料や画像などを共有する際、添付ファイルの容量が大きくてメールが送れなかった経験がある人は少なくはないでしょう。
大容量ファイルはメールを使って送付するのは適切な方法ではありません。
メールで送れるファイル容量の上限や、メール以外で簡単に大容量ファイルを共有する方法について解説します。
そもそも大容量ファイルはメールで送れる？
ビジネスマナーとして、メールに添付するファイルの大きさは、2〜3MBが上限と言われています。
- 2MB以内：外出先でもスマートフォンやタブレットなどで添付ファイルを確認できる
- 3MB以上：外出先ではファイルがうまく開けないこともある
基本的には、2〜3MB以内のサイズのファイルはメールで送ってもよいでしょう。
しかし、最近ではスマートフォンのカメラ機能の向上により、画像や動画が3MBを超えてしまうことも少なくありません。
また、スライドに画像やアニメーションが入っていたり、計算式の多い表計算ソフトもサイズが大きくなりがちです。
これらのような大容量ファイルは、メールではそもそも送信できなかったり、受信に時間がかかるのでメールでの共有は適していません。
メールで送りたい大容量ファイルを小さくする方法
メールで大容量ファイルを共有するためには、基本的に、ファイルのサイズを小さくしなければいけません。
メールで送りたい大容量ファイルを小さくする方法を2つご紹介します。
ファイルを圧縮する
ファイルを圧縮することでファイルサイズを小さくできます。
スタンダードな圧縮形式としてよく使われているのがZIP形式です。
しかし、企業によっては、ZIPファイルを送らないでほしいと要求することもあります。
それは、ZIPファイルは、スマートフォンやタブレットで開けないことや、セキュリティ対策ソフトがZIPファイルをはじくことがあるからです。
大容量ファイルをZIP形式で送る前に、ZIP形式で送ってもよいか確認する必要があるでしょう。
画像の場合解像度を落とす
送りたいファイルが画像の場合、画像の解像度を落とすことでファイルサイズを小さくできます。
画像の解像度を落とす作業は簡単なので、手軽にファイルサイズを小さくする方法として活用している人も多いでしょう。
一方で、画像が大量にある場合は、解像度を落とす作業が仕事を非効率にしてしまうこともあります。
また、解像度を落とすということは、画質が悪くなるということです。
スマートフォンやPCのモニターで見る分には問題ありませんが、印刷や拡大表示をすると画質の悪さが目立つことも考えられますので注意が必要です。
大容量ファイルをメールで送らないほうがよい理由
ファイルを圧縮したり、画像の解像度を落とすことで、ある程度のサイズまでは大容量ファイルをメールで送ることは可能です。
しかし、相手のことを考えた場合は、大容量ファイルはメールで送るべきではありません。
大容量ファイルをメールで送らないほうがよい理由を具体的に説明します。
送信できないことがあるから
そもそも、大容量ファイルをメールで送信しようとしても、送信できないことがあります。
メールサーバーによって送受信の容量に制限があるからです。
送受信の容量を超えてしまえば、そもそも送信することができません。
容量を超えずに、メール送信をするためには、ファイルサイズを圧縮したり、何通かに分けてメールを送ったりする方法があります。
しかし、相手や自分自身の手間を考えると、複数に分けて送ることはおすすめの方法とは言えません。
受信やダウンロードに時間がかかるから
仮に大容量ファイルをメールで送れたとしても、受信に時間がかかることは多いにあります。
大容量ファイルを受信するためには、メールサーバーに大きな負荷をかけるからです。
また、受信できたとしても、大容量ファイルはダウンロードに時間を要します。
大きなファイルをダウンロードすると、インターネット回線に負荷をかけるため、ダウンロード時にPCが重くなったり、出先の場合、ダウンロードに大きなデータ通信量を要するのも問題で
す。
なお、各メールサービスによって決まっているメールボックスの保存容量を超えている場合も受信できません。
この状況で受信するには、メールボックス内のメールを削除したり、メールボックスの容量を追加したりする必要があり、相手に負担をかけてしまいます。
メール以外で大容量ファイルを送る方法
メール以外で大容量ファイルを送る方法は3つあります。
- ファイル転送サービスを使う
- ビジネスチャットに切り替える
- オンラインストレージを活用する
どうしてもメールでないといけない場合を除き、大容量ファイルを送る際には、上記の方法を使うのがおすすめです。
ファイル転送サービスを使う
ファイル転送サービスとは、その名のとおり、ファイルを転送できるWeb上のサービスです。
Web上のサイトにファイルをアップロードして、そのURLを相手に共有し、相手は共有されたURLからファイルをダウンロードすることで、データを転送できます。
さまざまなファイル転送サービスがありますが、仕事で使う場合はセキュリティがしっかりしたものを選ぶのが重要です。
- 暗号化されているか
- パスワード設定ができるか
- ダウンロード回数や期間を制限できるか
- アクセスやダウンロードのログを管理できるか
といったポイントを重視して、ファイル転送サービスを選びましょう。
ビジネスチャットに切り替える
大容量ファイルの共有回数が多いという人には、ビジネスチャットへの切り替えがおすすめです。
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールです。
セキュリティが高く、大容量ファイルの共有も安心しておこなえます。
また、メールと違って、共有したファイルはトークルームごとに整理されるため、ファイルの検索性が高いのも特徴です。
オンラインストレージを活用する
大容量ファイルの共有方法として最もおすすめなのは、オンラインストレージです。
オンラインストレージとは、オンライン上にファイルを保存できるサービスです。
大容量ファイルの共有はもちろんのこと、アクセス権限をもつ人であれば、誰でも閲覧・ダウンロードできるため、複数人での共有に便利です。
また、オンライン上にファイルが保存されるため、バックアップが不要というメリットもあります。
オンラインストレージにもさまざまなサービスがありますが、ビジネスで使う場合は、法人向けのオンラインストレージが安心です。
大容量ファイルを送るならメールよりオンラインストレージ
メールで大容量ファイルを送るためには、ファイルサイズを小さくする必要があります。
しかし、ファイルサイズを小さくする手間や、相手のメールサーバーにかける負荷を考えれば、メールで大容量ファイルを送るのは避けるべきでしょう。
メール以外で大容量ファイルを送る方法として、オンラインストレージの「セキュアSAMBA」がおすすめです。
セキュアSAMBAは、中小企業に最も選ばれている法人向けオンラインストレージです。
暗号化・アクセス権限などの基本的なセキュリティ対策が標準搭載されており、社外とのやりとりも安心しておこなえます。また、直感的に操作できるため、誰でも簡単に利用できます。
大容量ファイルをメールで送れないとお困りの方は、ぜひセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
