紙の書類をPCなどで扱えるようにする「電子化」には、業務効率を格段にアップする多くのメリットがあります。
また、電子化によって、テレワークの推進や環境問題への取り組みといった、企業に求められるさまざまな課題や施策の対応にもつながります。
電子化のメリット・デメリットをしっかりと理解した上で、電子化に取り組んでみましょう。
そもそも電子化とは？
まずは、電子化の意味を確認しましょう。
電子化とは、もともと紙で作られていたものをPCなどで扱えるデジタルデータにするという意味です。
電子化の例として、書籍や新聞、雑誌、チケット、契約書類などを紙媒体から電子化するといったものがあります。
電子化の必要性とは？
電子化の必要性には、効率化と環境保全の2つの面があります。
効率化の面で言うと、紙ベースの手続きや業務にかかる時間やコストを削減し、生産性を向上するために電子化が利用されています。
そして、環境保全の面では、紙の大量生産・大量消費による二酸化炭素の排出が地球温暖化に影響するため、電子化することで二酸化炭素の排出を減らし、環境に配慮するため、電子化が必要とされています。
企業が業務効率を追求するのはもちろんのこと、環境問題への取り組みをおこなうことで、環境に配慮した長期的な視野を持つ企業であることがアピールできます。
電子化のメリット
電子化のメリットを見ていきましょう。
印刷コスト・保管場所の削減
書類を電子化することで、印刷代やプリンターのメンテナンス費用、紙・インクなどの備品代といった印刷に関わるコストを削減できます。
また、電子化した書類はPCまたはインターネット上に保存するため、書類の保管スペースを減らせます。
書類の電子化によってオフィスの省スペース化に成功すれば、オフィスを縮小し、オフィス賃料を安くしたり、保管スペースが空いた分、商談スペースなど別の用途に使えるようになります。
検索性の向上
書類を電子化することで、検索性が向上します。
PCやインターネット上に保存した書類は、タイトルや作成日時などで簡単に探せるため、必要なときにすぐにアクセスできて効率的です。
書類へのアクセスが早くなれば、その分業務全体のスピードも上がります。
紛失・劣化のリスクの低下
書類を電子化することで、書類の紛失や劣化のリスクが下がります。
電子化によって、書類を物理的に持ち運ぶことはなくなるため、外出先での紛失や必要なときに見つからないといったトラブルは発生しません。
紛失の危険性がないため、書類の電子化はセキュリティ対策としても有効です。
また、紙の書類は長年保管すると、文字が薄くなったり破れたりと劣化します。
一方、電子化した書類は劣化することなく品質を保てます。
頻繁には使用しないものの、定期的に見返す書類などは、電子化することで、劣化によって内容が判読できないといった事態を防げます。
環境への配慮ができる
電子化は環境への配慮としても効果的です。
紙は生産時、廃棄時に二酸化炭素を排出するため、紙の大量生産・大量消費は地球温暖化に悪い影響を与えます。
電子化によって紙の消費量が減れば、地球温暖化などの環境問題への取り組みとして有効です。
また、環境へ配慮している企業として、企業イメージが向上するというメリットもあります。
リモートワークに対応しやすい
電子化を進めることで、リモートワークに対応できる環境を構築できます。
従来の紙ベースの業務では、書類をオフィス外に持ち出せなかったり、持ち出せたとしても1人しか使えないため、非常に非効率でした。
一方、書類を電子化することで、インターネットを通じて、場所を選ばず必要な書類にアクセスできるようになります。
書類を持ち運ぶことなく、家や外出先からリモートワークができるため、柔軟な働き方の推進になるほか、営業が外出先でそのまま仕事が出来たりと業務効率化にも繋がります。
業務効率の向上
これまでご紹介したメリットと繋がりますが、電子化することで業務効率は格段に向上します。
例えば、
- 紙で作っていた請求書をPCで作成する
- 営業の日報を手書きからPC作成に変更し、メールやチャットで提出する
- FAXを廃止してメールやチャットでのやりとりに変更する
といったものは書類の電子化の例です。
いずれも、従来の業務にかかっていた時間やコストを削減し、業務効率化に役立ちます。
電子化によって業務効率が向上すれば、浮いた時間を優先すべき業務に充てられるため、生産性も向上します。
電子化のデメリット
電子化には多くのメリットがありますが、当然デメリットも存在します。
電子化のデメリットを詳しく見ていきましょう。
業務フローを変える必要がある
電子化を進めていくには、業務のやり方を変える必要があります。
従来のやり方に慣れている人にとっては、導入当初は電子化のほうが煩わしく感じることもあるでしょう。
また、従来のやり方を変えたくないと抵抗する声が上がる可能性もあります。
電子化のメリットや必要性を理解してもらい、少しずつ電子化を進めることで、導入時の混乱や抵抗は少なくなります。
見づらくなることもある
電子化することで、書類が見づらくなることもあります。
特に、スマホやタブレットなどを使用する場合、書類のサイズが小さくなってしまうため、見づらい箇所はズームして見るといった手間が発生します。
人によっては、紙の書類のほうが内容が頭に入りやすいという人もいるでしょう。
必要に応じて印刷をするなど、電子化と紙の書類を上手く使い分ける必要があります。
情報セキュリティの教育が必須
電子化によって書類へのアクセス性が高まるからこそ、セキュリティ対策や社員へのセキュリティ教育は必須です。
セキュリティ対策やセキュリティ教育を怠った場合、データの流出や誤送信などセキュリティトラブルが発生し、業務効率が下がるだけでなく、取引先からの信用を失う可能性もあります。
適切なアクセス権限を設定したり、社員のITリテラシーを高める研修をおこなったりとセキュリティを強化する工夫が必要です。
電子化を進める手順
実際に電子化を進める際の手順を確認しましょう。
電子化の目的を定める
まずは、電子化の目的を定めることが大切です。
目的の例としては、業務効率の向上、売上の向上、残業時間の削減、コストの削減などさまざまなものがあります。
自社の課題や各部門の業務内容に合った適切な目的を定めましょう。
電子化する書類を決める
続いて、電子化する書類を決めましょう。
すべての書類を一気に電子化すると手間やコストが大きくなります。そのため、まずは部門を限定して少しずつ進めていくことが大切です。
電子化する書類を選定する際には、以下の基準に基づいて選定してみましょう。
- 使用頻度が高い（例：契約書、請求書、申込書など）
- 利用者数が多い（例：マニュアル、報告書、議事録など）
- 外出先でも利用することが多い（例：図面、顧客情報、メンテナンス情報など）
- 対応速度が求められる（例：契約書、申込書、カタログなど）
これらの基準に当てはまる書類は、電子化することで業務効率化が期待できます。実際に書類を扱う現場の声を聞きながら、電子化を進めていきましょう。
電子化の保管・運用ルールを定める
電子化の保管や運用についてのルールを事前に定めておきましょう。
例えば、データの保管場所やファイル名の付け方、アクセス権限の設定、保管期間などです。
事前にルールを決めておくことで、人によって保存場所や名前の付け方が異なることを防ぎ、電子化のメリットである検索性の向上に役立ちます。
また、保管期間をあらかじめ決めておき、保管期間を過ぎたものは廃棄することでサーバーの容量を圧迫しません。
必要な書類が多く、サーバーの容量だけでは対応できない場合は、オンラインストレージなどを活用するのがおすすめです。
電子化の方法を選定する
電子化する方法を選びましょう。電子化の方法には以下のようなものがあります。
- 紙の書類をスキャンする
- OCRを利用する
- クラウドサービスを活用する
- インターネットFAXを導入する
なお、OCRとは「Optical Character Reader」の略で、紙の書類や画像ファイルのテキストなど、コンピューターが認識できない文字を、認識できるデジタルデータに変化させるものです。
通常、スキャナーでスキャンした場合、PDF形式で保存されますが、OCRを活用すれば文字データとして保存可能です。
クラウドサービスとは、会計ソフトやオンラインストレージなど、インターネットを通じて提供されているサービスの総称です。
クラウドサービスを活用することで、ワークフロー上の書類を電子化できます。
また、インターネットFAXとは、その名のとおり、インターネット回線を使ったFAXのことです。PCで作成した書類を印刷することなくFAX送信できるため、取引先との関係でFAXが廃止できない場合にも役立ちます。
電子化をおこなう
電子化のルールや方法が決まったら実際に電子化をおこないます。
過去の書類を電子化するだけで数年かかることもあるため、電子化に時間や人手を割けない場合は、代行サービスに委託することも方法の1つです。
電子化した書類はオンラインストレージに保存しよう
書類を電子化することには、業務効率の向上や環境へ配慮できるといったメリットがあります。
電子化のメリットを最大限享受するには、オンラインストレージの活用がおすすめです。
オンラインストレージとは、書類などのデータやファイルをインターネット上に保存できるサービスです。オンラインストレージを活用すれば、インターネットを通じて書類にアクセスできるため、テレワークや外出先でのアクセス性が高まります。
オンラインストレージのセキュアSAMBAは、ファイルの暗号化・アクセス権限の設定など8つのセキュリティ対策が標準搭載されているため、安心して使えます。
また、ローカルドライブと変わらない操作性なので、導入時の混乱も起きにくい仕様です。
電子化した書類は、ぜひ安全で使いやすいセキュアSAMBAを導入し保存しましょう。
