多くの企業で、紙媒体で扱っていた情報を電子化して保管する「ペーパーレス化」が進んでいます。
ペーパーレス化を実現することでアナログ業務からデジタル化への移行もしやすくなり、情報の保管だけでなく共有の仕方や働き方も効率化することができます。
しかし、ペーパーレス化を進める際には、単に紙の書類を電子化すればいいわけではなく、ペーパーレス化の進め方が大切な理由や適切な手順があります。
ペーパーレス化を進める際に知っておきたいポイントや手順について解説します。
ペーパーレス化の進め方が重要な理由
ペーパーレス化を進めるにあたり、ペーパーレスの進め方が大切な理由について確認していきましょう。
多様な働き方に対応するため
働き方が変化する前のペーパーレス化では、紙の使用を削減する、業務効率を上げることが主な目的であり、オフィスに出社していることを前提としてペーパーレス化が進められていました。
しかし、働き方が変化したこれからは、リモートワークやモバイルワークなど、多様な働き方にあったペーパーレス化の進め方が必要になります。
したがって、オフィスに出社していたときや、対面によるコミュニケーションをおこなっていたときとは、異なる意識をもって進める必要があります。
働き方が変化したこれからは、多様な働き方やオンラインでのコミュニケーションに対応したペーパーレス化が求められるのです。
作業効率の低下をリカバリーするため
ペーパーレス化によるオペレーションの変更では、不慣れな作業をおこなうことで、一時的に作業効率が下がることが予想されます。
しかし、適切にペーパーレス化を進めたいのであれば、仮に作業効率が下がったとしても、それをリカバリーできる施策を用意しておかなければいけません。
オペレーション変更により、一時的に作業効率が下がったとしても、リカバリーできる方法を考えておくことが、適切にペーパーレス化を進めるうえでは必要になるので安易に進めればいいというわけでもないということです。
ペーパーレス化のルールを周知させるため
ペーパーレス化を適切に進めるためには、社員全員が決められたルールを守ることが求められます。
そのため、まずはペーパーレス化にはどのようなルールがあるのかを、社員に周知してもらわなければいけません。
特に、会社で保管している紙媒体の書類には、電子化できないものもあるため、電子帳簿保存法に基づき、ペーパーレス化のルールをわかりやすく掲示する必要があります。
また、「一旦紙で保存して、あとで電子化」というやり方では、効率の悪い作業が増えるばかりで、いつまでたってもペーパーレス化は進みません。
ペーパーレス化が進まない背景には、会社が明確なルールを提示しなかったり、社員にルールが周知されていなかったりすることから、自力でペーパーレス化に取り組んでしまうケースもあるようです。
そこで、まずはルールをしっかりと策定し、社員に対してペーパーレス化には正しいルールがあることを周知させるなどの土台作りも重要になるのです。
社員のストレスを軽減するため
社員の中には、デジタル機器に対して苦手意識を持っている人もいます。
また、ペーパーレス化でかかる負担は部署によって異なります。
システム開発に関わる部署であれば、普段からデジタルデータの扱いに慣れているため、ペーパーレス化に対する抵抗はないでしょう。
しかし、紙やアナログ作業に慣れていた人にとっては、不慣れな作業が続くことでストレスを感じるかもしれません。
紙で情報を扱うことが多い経理部や、チラシやパンフレットを配布する販促部にとっては、オペレーションが大きく変わることで、一時的に業務量が増加します。
このように、ペーパーレス化に対する負担やストレスは、各社員によって異なります。
だからこそ、社員がペーパーレス化で生じるストレスをできるだけ軽減できるよう、適切な進め方が必要になります。
ペーパーレス化を進めるうえで、社員から「やりにくい」「効率が悪くなった」という声が上がれば、ペーパーレス化が適切に進められていない可能性もあるので見直しが必要です。
ペーパーレス化の進め方・手順のポイントとは？
ペーパーレス化を進める際に、おさえておくべきペーパーレス化の進め方やペーパーレス化の手順のポイントについて見ていきましょう。
組織全体で取り組む
特定の部署や担当者だけがペーパーレス化に取り組んでいては、ペーパーレス化は浸透しません。
そのため、ペーパーレス化は組織全体で取り組むことが重要なポイントです。
しかし、部署によってペーパーレス化の目的が異なる場合もあります。
例えば、紙の使用量が多い部署では、ペーパーレス化の目的には「コスト削減」が優先されます。
あるいは、外部とのやり取りが多い部署であれば、ペーパーレス化の目的で優先すべきは、コミュニケーション効率を上げることになります。
ペーパーレス化で意識したいのは、部署や業務内容でペーパーレス化の目的は異なっていても、結果的に組織全体として「ペーパーレス化」をまんべんなく進められるということなのです。
必要な機器と環境を整える
ペーパーレス化を進める際には、必要な機器と環境を整えましょう。
具体例として、スキャナーやディスプレイなどの機器を購入する、あるいは、電子化したデータを編集・保管するクラウドサービスの導入が挙げられます。
紙の書類を電子化するためのスキャナーは、ペーパーレス化で必ず用意したいツールです。
しかし、スキャン作業によって本来の業務に大きな支障をきたすのであれば、代行サービスに依頼することもよいでしょう。
また、クラウドサービスでは、データを安全に保管するためのオンラインストレージサービスや、契約書の電子契約がおこなえるサービスなどがあります。
社員のITスキルやペーパーレス化の規模によって、使いやすく無駄のない機器や環境を用意することを意識しましょう。
電子帳簿保存法の要件を満たしているか
ペーパーレス化では、電子帳簿保存法の要件を満たしているかに注意しましょう。
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を電子化して、保存することを認める法律であり、2022年1月に改正電子帳簿保存法として施行されました。
この法律により、紙の保管が義務づけられていた書類であっても、電子化することで、コスト削減や紛失などのリスクを抑えることができます。
しかし、すべての書類を電子化できるわけではなく、帳簿や書類の中には、紙での保管が必要になるものもあります。
できるだけ、多くの書類をペーパーレス化できることが理想ではありますが、法律に反することなく電子化できる範囲を確認しながら、ペーパーレス化を進めていきましょう。
段階的にペーパーレス化を進める
ペーパーレス化を進める際は、一気にペーパーレス化をおこなうのではなく、段階的に進めることを意識しましょう。
はじめは、デジタル技術に強い部署など、ペーパーレス化のツールやサービスを導入しやすい部署から実践していきます。
ペーパーレス化を実践して問題があれば、見直しや改善をおこないます。
まずは会議資料や日報など、社内で扱う資料から電子化するだけでも、ペーパーレス化を進めることができます。
共有する範囲が狭いチームや部署からペーパーレス化を実践し、社内へと拡大させていくことで、やがては組織全体にペーパーレス化への意識が根づいていくでしょう。
ペーパーレス化の進め方：組織やチームで目的を設定する
ペーパーレス化は、単に紙で扱っていたものを電子化するだけではなく、ペーパーレス化によって、何を実現したいのかという目的を明確にする必要があります。
一般的に、ペーパーレス化の目的は、「コストの削減」「業務効率化」などが挙げられます。
これらを組織全体としての目的と掲げたうえで、部署やチームにおいては、業務内容に準じた目的を設定してもよいでしょう。
具体例として、「リモートワークにおける情報格差をなくす」「現場からの情報を一元化する」などが挙げられます。
このように、チームごとに細かい目的を設定することで、今は何をするべきかという行動を引き出すことができます。
必然的に、段階を経てペーパーレス化を進めていることにもなり、その結果、組織全体としてのペーパーレス化の実現につながるのです。
ペーパーレス化の進め方：対象となる書類を分類する
すべての書類をペーパーレス化することが、本来の理想ではありますが、紙での保存が義務づけられているものもあるため、あまり現実的ではありません。
そこで、目的に応じて、ペーパーレス化の対象となる業務や書類を分類してみましょう。
分類作業では、まず紙で保存しなければならない書類を対象から外します。
また、部署やチームでの目的に沿って、ペーパーレス化の対象となる業務や書類を絞っていきます。
具体例として、コスト削減が目的の場合、紙媒体にかかるコストの比率が多いものから、ペーパーレス化を進めると、大きな削減効果が得られるでしょう。
ほかにも、業務効率化が目的であれば、手作業でおこなっていた業務をデジタル化することで、業務効率を上げることができます。
ペーパーレス化を進める際には、設定した目的に応じ、対象となる書類や業務を分類することも大切な工程です。
ペーパーレス化の進め方：使用ツールを選択する
ペーパーレス化を進める際には、新しいツールやサービスを導入する必要があります。
既存のツールやサービスがあれば、機能性を拡張したり、オプションを追加したりすることで、コストを抑えつつ使い慣れたツールを活用できます。
ペーパーレス化でよく使われるツールとして以下が挙げられます。
- スマートフォンやパソコン、タブレット端末などのデジタルデバイス
- 相手とのデータ共有や保管などをおこなうオンラインストレージ
- コミュニケーションのほかにもタスク管理やファイル共有ができるビジネスチャット
- オンラインで会議ができるWeb会議システム
ペーパーレス化のツール選びでは、単に紙やアナログ作業をデジタル化できるツールを選ぶのではなく、ペーパーレス化によって、何を実現したいかという目的に沿ったツールを選ぶことが重要です。
ペーパーレス化の進め方：ルールを決めて運用を開始する
ペーパーレス化を実際に稼働させる前に、社員全員が継続して守ることができるルールを決めます。
ルールが決まったら、実際にペーパーレス化を実践する社員に周知しましょう。
具体例として、オンラインストレージに保管するデータのファイル名のつけ方や、保管する期間、会議資料はPDF化してオンラインで共有する、などが一般的なルールとしてよく用いられます。
ルールの策定と社員への周知ができれば、実際にペーパーレス化の運用を開始しましょう。
ペーパーレス化の進め方：実行と改善を繰り返す
ペーパーレス化の運用が開始したら、運用に対する報告を社員に呼びかけましょう。
呼びかけの際は、社員へのヒアリングやアンケートにより、評価を数値化すると、あとでペーパーレス化の効果を分析しやすくなります。
ペーパーレス化が適切に運用できているかを評価し、問題があれば改善をおこないます。
また、組織や部署ではじめに設定した目的に対し、どれぐらい効果が出ているかという分析もおこないます。
評価を分析することで、ペーパーレス化の精度を高めていくことができるでしょう。
さらに、ペーパーレス化で得られた効果は、レポート化して社内で共有すると、社員のペーパーレス化に対する意識が高まり、より効果的にペーパーレス化を進められるでしょう。
ペーパーレス化を進めるならオンラインストレージ
ペーパーレス化を進める際に、まずは、紙の書類を電子化することから取り組む企業は多いでしょう。
実際に、社内の書類を電子化することは、ペーパーレス化に大きな効果をもたらします。
書類の電子化で必要となるのが、電子化した大量のデータを安全に保管できるオンラインストレージです。
オンラインストレージなら、ペーパーレス化に求められる、「コスト削減」「業務効率化」などの条件を満たすことができます。
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