ビジネスメールは、メールを送る際のマナーがその人だけでなく企業の印象にもなりかねないので、マナーを意識しなければいけません。
中でもビジネスメールにファイルを添付する際には、メールの本文だけでなく、添付ファイルの内容についても注意すべきポイントがあります。
ビジネスメールにファイル添付する際のマナーとビジネスメールにファイル添付をする際の例文について解説します。
ビジネスメールにファイル添付する際のマナー
ビジネスメールにファイルを添付する際には、少しの気遣いで相手の負担を減らせる配慮ある好印象なメールを送ることができます。
ビジネスメールにファイルを添付する際のマナーを確認していきましょう。
メールにファイル添付をしてよいか確認を取る
そもそも、メールにファイル添付をしないほうがよい場合があります。
相手のメールシステムのセキュリティが強く、添付ファイルの閲覧ができないことが多い、メールフォルダのデータ容量がいっぱいでファイル付きのメールを受け取れないなどが考えられるためです。
また、重要なデータをメールで送るにはセキュリティ対策が心配などの理由から、ほかの方法でファイル共有を促される場合もあります。
まずはメールにファイル添付してよいか、ファイル添付してよい場合にはどのような形式のファイルだと扱いやすいかを確認してから、ファイル添付したメールを送るのが望ましいでしょう。
件名にファイル添付してあることがわかるよう明記する
ビジネスメールは、場合によっては同じ日に数十通以上のメールのやりとりをしている方もいます。
件名がわかりにくいとメールの重要性が感じられず後回しにされてしまう場合や、スパムメールと勘違いされてそもそも開封されない可能性も考えられるでしょう。
そのため、ファイル添付に限らず「件名がわかりやすいこと」がビジネスメールのマナーとして挙げられますが、ファイル添付する際も同様です。
パッと見たときにファイル添付がしてある旨がわかりやすい件名にすれば、メールを開封しなくても「今回のメールにファイル添付してある」と示すことができます。
件名にファイル添付してある旨を明記することで、確認を含めて相手の負担を減らせるような気遣いができる状態となるでしょう。
本文に添付ファイルの内容を明記する
ファイルを開く前に、どのような内容のファイルが添付されているのかが把握できるように、本文に添付ファイルの内容を明記します。
こちらも件名に明記する理由と同じで、確認が必要な旨が伝わりやすく、そのうえで今すぐ確認すべきか、後ほどでいいのかの判断がしやすいようにするためです。
また、添付してあるはずのファイルの内容がわかれば、万が一違うファイル添付をしてしまった際でも相手が間違いに気付きやすく、不要な時間を割かせずに済みます。
以上の理由から、ビジネスメールでは添付ファイルの内容を本文に明記することを心がけましょう。
添付ファイルの名前はわかりやすくする
添付ファイルの名前は、短すぎる言葉・またはダラダラと長い文章をつけるのではなく、シンプルでわかりやすくします。
例えば契約書だった場合、「契約書」のみでは、誰といつやりとりしたどのような内容の契約書なのかがひと目でわかりません。
複数の会社とやりとりのあるような相手だった場合、パッと見てわかるように相手がファイル名を変えなくてはならなくなり、手間をかけさせる結果につながります。
- 社名
- ファイルの詳細
- 日時
を明確に入れるようにし、内容がわかりやすいようなファイル名にしましょう。
ファイル添付の位置は適切な箇所にする
ファイル添付できる位置は、本文中に添付する方法とメールそのものに添付する方法があります。
特段変わったことがなければ、添付ファイルをまとめて把握できるため、本文中ではなくメールに添付という形が望ましいです。
何かの手順を写真と一緒に説明する場合や、文章の近くにファイルがあったほうがわかりやすいなど、相手へ配慮したうえで本文中に添付したほうがよい場合には、本文中に添付でもよいでしょう。
添付したファイルの問い合わせ先を明記する
余計な時間や手間をかけさせないように、問い合わせ先を明記することはビジネスメールの基本です。
特にビジネスメールにファイル添付した場合には、添付ファイルについての質問などが先方から来る可能性があります。
そのため、以下の内容を考慮して問い合わせ先を記載しましょう。
- 添付したファイルの管理者が自分なら自分
- 管理者が他者で今後の連絡は直接他者にして欲しいならその旨と連絡先
- 管理者は他者でもいったん自分に連絡欲しいならその旨
メールだけでなくファイルに対しての問い合わせが明確になることでスムーズなコミュニケーションにつながります。
ビジネスメールにファイル添付する際の注意ポイント
ビジネスメールにファイル添付する際には、相手が安全で快適にファイルの確認ができるよう気をつけたいことがあります。
ビジネスメールにファイル添付する際の注意ポイントを確認していきましょう。
大容量ファイルは必ず圧縮してから添付する
大容量ファイルは必ず圧縮してから添付します。
メールサーバーによって容量が決まっているので、大容量ファイルを受信すると容量がいっぱいになり相手に迷惑をかける可能性が考えられるためです。
メールサーバーの容量がいっぱいになってしまうと、送られた相手はほかのメール受信をできなくなったり、受信できても添付ファイルを開けなくなったりなどのトラブルに発展する可能性があります。
一般的には3MBを目安に、3MB以上の大容量ファイルは圧縮してからファイル添付するとよいでしょう。
複数ファイル添付ならZIPファイルにまとめる
複数ファイルを添付する際には、ZIPファイルにまとめることをおすすめします。
いくつもファイル添付して送ると、管理がしにくいうえ、場合によってはダウンロードの手間がかかるためです。
相手が資料の確認をしやすいように、わかりやすいファイル名にしてファイルをまとめてから、メールに添付するようにしましょう。
パスワード付ファイル添付の場合にはパスワードを本文に記載しない
パスワード付ZIPファイル添付の際には、パスワードを本文に記載しないようにします。
当たり前ではありますが、パスワードを付けても本文に記載してしまっては、まったくセキュリティ対策にならないためです。
また最近では、パスワード付ZIPファイルを送信してから、同じメールにパスワードを送る方法もセキュリティ対策にならないとして、内閣府デジタル庁でもいわゆるPPAP形式でのファイル共有は廃止になりました。
パスワード付きZIPファイルを使用する際には、
- ほかのメールアドレスにパスワードを送る
- ビジネスチャットなどメール以外の連絡ツールでパスワードを共有する
など、セキュリティに配慮した方法で、ファイル添付とパスワードを共有するようにしましょう。
メールにファイル添付はセキュリティが脆弱であると理解する
そもそも、メールへファイル添付をする行為は、セキュリティが脆弱であると考えられます。
誤送信などのヒューマンエラーが起こりやすいこと、ウイルスに侵入された場合にはメールの内容など盗聴できることなどが理由として挙げられるのです。
パスワード付ZIPファイルについても、誤送信などで情報流出の危険性があったり、近年の技術ではパスワードを解読できるソフトがあったりと、セキュリティの脆弱性が懸念されています。
メールにファイル添付する方法はセキュリティ対策への懸念があることを念頭に置き、安心してファイル共有できる方法を検討する必要があるでしょう。
ビジネスメールにファイル添付する際の例文
ビジネスメールにファイル添付する際のマナーや注意点を元に、ビジネスメールにファイル添付をする際の例文をご紹介します。
件名：【ファイル添付あり】▲▲の資料について【（株）○○｜担当の名前】
本文：
株式会社□□ □□課 □□様お世話になっております。
株式会社○○の○○です。先ほどお話した▲▲についての資料を、添付いたします。
添付ファイルについてご不明点などございましたら、
本メールにお問い合わせいただけますと幸いです。担当である私○○が、メール確認後24時間以内にご返信をいたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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会社署名
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〈添付ファイル：株○○_契約書_20220401.pdf〉
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以上の例文を参考にし、企業の方針に沿ってメールを作成するようにしてください。
ビジネスメールにファイル添付するのが最善かを考える
メールにファイル添付する方法は、以前からファイル共有のメジャーな方法として使用されてきました。
しかし、メールでファイル添付する以外にもさまざまなファイル共有方法があり、今の時代にあったセキュリティ対策がなされているファイル共有方法やメールよりも効率的にファイルを共有できる方法があります。
注意ポイントの部分でも「メールにファイル添付するのはセキュリティ対策として脆弱」であると述べましたが、メールでファイル添付して共有する方法は特に情報漏洩の観点から、リスクのある行為だと言えます。
そもそも、ビジネスメールは一日に多く受信する場合が考えられ、必要なメールが流れてしまいやすいため、添付ファイルの管理がしづらいと考えられます。
また、大容量ファイルを圧縮して送るなどは、フォルダ解凍ができない、できてもファイルの閲覧ができないなどのトラブルにもなりやすく、効率的であるとは言えません。
ビジネスメールにファイル添付する方法が、ファイル共有するために最善ではないという意識を持ち、セキュリティの部分でも安心して、なおかつスムーズにファイル共有する方法を考え、実行していくことが大切だと言えるでしょう。
ビジネスメールにファイル添付ではなくオンラインストレージ
ビジネスメールにファイル添付する以外の方法はいくつかありますが、中でもオンラインストレージがファイル共有にはおすすめの方法です。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」では、アクセス経路・ファイルはすべて暗号化し、閲覧制限を設けられるため、セキュリティの観点からも安心して利用できます。
また、ファイルの共有・閲覧だけでなく編集もおこなえるうえに、アクセスログが取得できるため、万が一のトラブルにも備えることが可能です。
複数人と同時にファイル共有ができ、自社内のみならず取引先他社とのファイル共有もでき、大容量ファイルでも圧縮などの手間がかからず効率的に業務を進められます。
ビジネスメールでファイル添付する共有方法ではなく、無料で使えるオンラインストレージ「セキュアSAMBA」を導入し、安全かつ効率的にファイル共有をおこなってはいかがでしょうか。
