政府を中心として、誰もが働きやすい社会を作るための「働き方改革」の推進は必須事項です。
働き方改革の取り組みにはさまざまなものがありますが、働き方改革を推進する上でペーパーレス化は欠かせません。
ペーパーレス化が働き方改革にもたらす効果やペーパーレス化による働き方改革の手順、おすすめのペーパーレス化ツールについて解説します。
ペーパーレス化と働き方改革の関係性とは？
そもそも働き方改革とは、人々が個々の事情に応じた多様的な働き方を選択できる世の中にしていくことです。
具体的には、以下のことを目指しています。
- 多様な働き方の実現
- 長時間労働の是正
- 正規社員と非正規社員の格差是正
- 生産性の向上
中でもペーパーレス化は、テレワークなどによる多様な働き方の実現、業務効率向上による長時間労働の是正や生産性の向上といった効果を発揮します。
つまり、ペーパーレス化は働き方改革を実行するための1つの手段という関係であり、ペーパーレス化の推進は働き方改革の推進に繋がります。
ペーパーレス化が働き方改革に効果的な理由
ペーパーレス化が働き方改革に効果的な理由を具体的に解説していきます。
テレワーク・時短勤務の推進に役立つから
ペーパーレス化を推進することで、テレワークや時短勤務などの多様な働き方が実現できます。
なぜなら、紙ベースの仕事からペーパーレス化に移行することで、働く場所の制限がなくなるからです。
例えば、決裁フローを紙から電子決裁システムに移行することで「ハンコを押すためだけに出社しなければいけない」といった事態を回避できます。
ほかにも、時短勤務で会議に参加できない従業員にChatworkなどのビジネスチャットで議事録を共有するなど、ペーパーレス化はさまざまな働き方をサポートしてくれます。
業務効率向上による残業時間の削減するから
ペーパーレス化は残業時間の削減にも貢献します。なぜなら、時間や手間がかかりがちな紙ベースの仕事から脱却することで業務効率が向上し、時短が叶うからです。
例えば、日報を手書きで提出している企業では、日報をデータで作成することで大幅な時短になります。
また、紙の日報と異なり、データで作成した日報はメールやチャットで提出できるため、営業先などからそのまま提出・直帰するといった時短も可能です。
上記は一例ですが、ペーパーレス化を推進することでさまざまな業務効率化が期待できます。業務効率が上がれば、そのぶん残業時間の削減に繋がります。
生産性を向上させるから
ペーパーレス化には生産性の向上の効果もあります。
さきほどもご紹介しましたが、ペーパーレス化には業務効率を向上させる効果があり、さまざまな業務で作業時間を短縮することが可能です。
作業時間が短縮できれば同じ時間で多くの作業をこなすことができるため、結果的に生産性が向上します。
優秀な人材の確保に繋がるから
ペーパーレス化の二次的な効果として、優秀な人材の確保というものがあります。
先ほど、ペーパーレス化は多様な働き方の実現に繋がるとお伝えしました。
多様な働き方ができる企業は、求職者にとっても魅力的です。そのため、優秀な人材を確保しやすくなります。
優秀な人材が多く集まれば、業績アップや企業の地位向上に繋がります。ひいては、働き方改革が目指す「正社員と非正規社員の格差是正」にも取り組みやすくなるでしょう。
働き方改革に繋がるペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化は、初めに目的を定めるなど順序立てて実行していくことが大切です。
働き方改革に繋がるペーパーレス化の進め方を具体的に説明します。
ペーパーレス化の目的を定める
まずは「何のためにペーパーレス化を実行するか」という目的を定めることが大切です。
ペーパーレス化の目的を検討する際には、必ず経営層が主体となって考える必要があります。
なぜなら、ペーパーレス化の目的とは、ペーパーレス化によって会社をどのように変化させたいかという経営ビジョンに繋がるからです。
ペーパーレス化の目的例としては以下のようなものがあります。
- ペーパーレス化でテレワークなど多様な働き方の実現を目指すとともに、通勤手当や交通費、オフィスの賃料などのコスト削減を図る
- ペーパーレス化によって情報共有のスピードを高め、業務効率化を目指す
- ペーパーレス化によって意思決定スピードを高め、顧客満足度の向上や競争力の強化を目指す
何のためにペーパーレス化を実施するかは企業によって異なります。
自社が目指す姿を達成する手段としてペーパーレス化を有効活用していきましょう。
何に紙を使っているか把握する
ペーパーレス化の対象を決めるために、何に紙を使っているかを把握する必要があります。
日々の業務の中で使用している書類などをリストアップしましょう。
ペーパーレス化できないか検討する
ペーパーレス化を推進する際には、一気にペーパーレス化するのではなく、部分的に進めていくことが大切です。
リストアップした書類のうち、通常業務に影響が少なく、かつペーパーレス化の効果を実感しやすいものからペーパーレス化を進めていきましょう。
例えば、役員の会議資料や議事録などは、通常の業務への支障は少ないものの経営層がペーパーレス化のメリットを理解しやすいものとしておすすめです。
ほかには、たまにしか見ない重要資料や契約書類など、使用頻度の低いものからペーパーレス化をしていくと業務への支障を抑えつつペーパーレス化を進められます。
ペーパーレス化の計画を立てる
ペーパーレス化を実行する前に計画を立てましょう。
いつまでにどの書類をペーパーレス化するか、ペーパーレス化によってどのような効果を得るのか具体的に設定するのです。
部署ごとにペーパーレス化の進捗に差が出ないためにも、経営層と各部署ごとの担当者をペーパーレス化推進チームとし、会社全体でペーパーレス化を進めていくことが重要です。
目的に合ったツールを導入する
ペーパーレス化に欠かせないのがデジタルツールです。
デジタルツールを検討する際には、最初に設定したペーパーレス化の目的に合ったものを選びましょう。
いくら多機能なツールでも目的達成に不要な機能が多ければコストを圧迫したり、使い勝手が悪くペーパーレス化の推進を阻んだりしてしまいます。
コストやセキュリティ対策も重要ですが、目的達成のために必要な機能がそろっているか、または不要な機能が多すぎないかという点にも着目しましょう。
働き方改革に効果的なペーパーレス化のツール
ペーパーレス化にもつながり、働き方改革にも役立つデジタルツールを紹介します。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、ペーパーレス化を強力に推し進めるツールです。
インターネット環境があれば、時間や場所を問わずデータの共有・保存・編集などができます。
テレワークの推進にはもちろんのこと、オンラインストレージを導入することで検索性が向上し、業務効率・生産性の向上にも役立つツールです。
また、オンラインストレージは導入・運営コストが安いにもかかわらず、導入するだけでペーパーレス化の土台となる情報共有基盤を作れるため、コスパがいいデジタルツールともいえます。
オンラインストレージには無料と有料のサービスがありますが、法人で使うのであればセキュリティ対策が万全な有料サービスを使うほうが安全です。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、その名のとおりビジネス用に設計されたチャットツールです。
チャットによるコミュニケーションのほかに、ファイルやデータの共有、タスク管理、ビデオ通話などの機能が搭載されています。
ビジネスチャットは、メールでは送信できないような大容量ファイル・データも送れるため、ペーパーレス化に大きく貢献します。
インターネットFAX
インターネットFAXは、インターネット回線を通じて送受信できるFAXです。
データをPCからそのままFAX送信できたり、受信したFAXをデータで閲覧・保存できたりと、FAXのペーパーレス化に役立ちます。
取引先や顧客との関係でFAXを廃止することができない企業におすすめです。
電子契約システム
電子契約システムとは、インターネット上で契約締結ができるサービスです。
インターネット上で署名・押印ができるため、わざわざ契約書を印刷したり郵送したりする手間が省けます。
また、締結した契約書の保管や検索も可能です。
ペーパーレス化で働き方改革を推進しよう
ペーパーレス化は働き方改革を推進する上で欠かせない取り組みです。
ペーパーレス化を進めていく上で大事なのが目的の設定と、目的に応じたツールの選定です。
中小企業に最も選ばれているオンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、コスト削減・業務効率化・多様な働き方の実現などさまざまな目的達成に役立ちます。
また、8つのセキュリティ対策を標準搭載しており、安全性も保証されたツールです。
働き方改革に繋がるペーパーレス化の第一歩として、ぜひ無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
