情報共有をしてもらった際に、相手に情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送ることは、相手に丁寧な印象を与えます。
情報共有ありがとうございますのビジネスメールについて、目的や意識したいポイントについて例文を参考に解説していきます。
また、効率性や安全性の視点において、情報共有に関わるやりとりをメールですることは、本当に必要であるのかについても見ていきましょう。
情報共有ありがとうございますのビジネスメールとは
情報共有ありがとうございますのビジネスメールとは、情報共有をしてもらったことに対するお礼を伝える際に送るメールです。
必ずしも必要とされるメールではありませんが、メールがコミュニケーション手段の中心の場合は何らかの反応を示す必要があるなどと考えられて、さまざまなルールやマナーがあったり、会社や人によっても独自のものも多くあるでしょう。
いずれにしても仕事でメールを送る際は、ビジネスマナーを守り、相手に伝えるべき内容をわかりやすく丁寧な文章にまとめることを心がけましょう。
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送る目的
単なる情報共有のメールであれば、お礼のビジネスメールは必須ではないと思うこともあるでしょう。
しかし、情報共有に対するお礼のビジネスメールに目的があれば、返信をすることは失礼ではありません。
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送る目的について見ていきましょう。
情報が共有されたことへの確認
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送ることは、メールによって情報が共有されたことへの確認を伝えるために必要になる場合があります。
特に、共有された情報が重要な場合や、優先して確認してほしい旨が記載されている場合には、有効なビジネスメールとなるでしょう。
内容の再確認のため
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送ることで、お礼を述べるとともに内容に誤りがないか、認識のズレが生じていないかを確認することができます。
たとえば、メールの文章中に「〇日におこなわれるAプロジェクトの会議資料の添付を確認しました」と期日や内容について改めて記載することで、万が一相手が共有した情報に誤りがあった場合、迅速にミスに気づき、間違った箇所の修正が可能になります。
また、メールは文章で一方的に伝えるため、相手との間に認識のズレや齟齬が生じることも少なくありません。
たとえば、「週明けには公開します」という文章がある場合、ビジネスシーンでは一般的に「週明け＝月曜日」と認識されていますが、相手によっては「週明け＝日曜日」と認識している場合もあります。
このような際に、お互いの認識のズレが生じないよう、「公開は月曜日中でよろしいでしょうか？」と確認する意味も込めて、メールを送る必要があるのです。
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送ることは、共有した情報の間違いや認識違いから生じるトラブルを未然に防ぐための有効なビジネスメールといえるでしょう。
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送る際のポイント
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送る際に、よりスムーズに伝えるために意識したいポイントについて解説します。
件名でメールの内容がわかるようにする
ビジネスメールでは、件名を見ただけでメールの内容が理解できるようにすることがマナーです。
特に、情報共有のような重要度が低いメールへの返信は、情報共有に対するお礼や確認したことを伝えることが目的です。
そのため、件名を見て瞬時に共有されたと確認できることは、相手にとって負担がかかりません。
例を挙げると、メールの件名には「【確認済】資料共有のお礼【〇〇会社 営業部××】」のようにするとよいでしょう。
ただし、確認したい事項がある場合においては、【要確認】と記述し、相手にメールを開封するアクションを促します。
不自然な丁寧語を使わない
メールの本文で、丁寧に伝えることを意識し過ぎて、不自然な丁寧語を使わないように注意しましょう。
情報共有へのお礼をメールで伝える際は、「ご共有」という言葉がよく用いられます。
「共有」に「ご」という接頭辞をつけることで、丁寧な印象を受けますが、顧客や社外の人には、「共有していただき感謝申し上げます」のような謙譲語を用いた表現がふさわしいでしょう。
簡潔に伝える
メールの内容は、相手に簡潔に伝えることを意識しましょう。
情報共有へのお礼と確認を伝えるメールであれば、長々とした文章は必要ありません。
スマートフォンでメール確認をする人も多いため、時候の挨拶や日頃のつながりに対する感謝の文章を長々と送るよりも、要点だけに絞った簡潔なメール文のほうが、相手にとっては好印象です。
ポイントとしては、本当に伝えたい結論から述べ、詳しい説明が必要であれば、そのあとに記述しましょう。
ビジネスメールの文章を簡潔にまとめることは、相手にメールを読む時間をとらせないことと同時に、自分のメール業務にかかる時間の軽減にも直結していることを意識することが大切です。
相手に読む負担をかけない
共有された情報に謝りがあった場合の修正や、追加で質問をしたい場合には、相手に読む負担をかけないような工夫が必要です。
その理由として、読みにくいメールは、そもそも読む気にならなかったり、流し読みをすることで、重要な箇所を読み飛ばしてしまったりするからです。
読みやすいメールにするポイントとして、箇条書きを用いる、あるいは、適度な改行や行間を入れるなど、全体のレイアウトがすっきりして見えるように工夫しましょう。
返信をするなら24時間以内に
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送るのであれば、遅くても24時間以内、あるいは、翌営業日中には返信するようにしましょう。
ただし、共有された情報に対し、内容の確認や返答に時間を要すると判断した場合は、お礼の言葉とともに、「〇日までに確認してご連絡いたします」と一文を添えることで、情報の内容をきちんと確認していることが伝わります。
情報共有に対するお礼メールは比較的優先度が低いため、後回しにしがちですが、あとさきことに関わらず、メールを送るために要する時間は変わりません。
お礼メールを送る作業自体は簡単なので、仕事の合間にサッと送信してしまうことで、タスクの蓄積を減らすことにもつながるでしょう。
返信は必須ではない
情報共有に対するお礼と確認を伝えるのであれば、返信は必須ではありません。
メールの送信者も受信者も、1日に多くの時間をメール業務に費やしています。
そのため、必要性の低いメールを何度も送ることは、労働時間を奪う行為だと受け取られて、相手を不快にさせたり、生産性の低い人だと思われてしまったりする可能性があります。
したがって、日頃からコミュニケーションがとれている相手や、すでに何度も情報共有をしている相手に対して、かしこまってメールを送る必要はないでしょう。
メールで情報共有をしたことに対する最終目的は、お礼や確認のメールではなく、共有された情報を活用したアクションや効果であることを認識しておきましょう。
情報共有ありがとうございますのビジネスメールの例文：社内向け
件名：「Re:【確認済】〇月〇日 定例会議議事録【営業部 〇〇】
お疲れ様です。
表題の件につきまして、定例会議の議事録を共有していただきありがとうございます。
次回の定例会議では、私ども営業部から〇〇プロジェクトの進捗状況について、関係部署への報告等をおこないますので、ご質問などございましたらお問い合わせください。
お忙しい中、情報共有していただきありがとうございます。
引き続きよろしくお願いいたします。
営業部 〇〇
社内に向けて情報共有ありがとうございますのビジネスメールを送る際は、時候の挨拶や日頃の感謝は省き、できるだけ簡潔に内容を伝えましょう。
情報共有ありがとうございますのビジネスメールの例文：社外向け
件名：「Re:【返信をお願いします】A地区架設工事進捗状況【〇〇建設××】
平素より大変お世話になっております。
〇〇建設 施工管理部 ××です。
A地区架設工事進捗状況について、資料を共有していただきありがとうございました。
確認したい事項が1点ございます。
××工業様の資機材搬入について「週明け」と記載されておりますが、〇日月曜日中の搬入でよろしいでしょうか。
お手数ではございますが、△日までにご返信いただけますと幸いでございます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
〇〇建設 施工管理部 担当××
社外に向けた情報共有ありがとうございますのビジネスメールでは、日頃のやりとりに対する感謝を伝える文面を意識しながら、できるだけ早く本題にたどり着けるようにしましょう。
返信を必要とする場合であれば、「何に対する返信が必要か」「いつまでに返信すればよいのか」を必ず明記しましょう。
なお、確認や返信をお願いする事項が複数ある場合は、箇条書きを用いて、相手が返信しやすいような工夫をすることも大切です。
情報共有ありがとうございますのビジネスメールは減らせる？
情報共有に対する確認やお礼のために、マナーを意識したビジネスメールを作成することは、時間や手間のかかる作業です。
また、メールに添付できる資料はデータサイズに制限があるため、CAD図面や高画質な画像を共有する際に、メールは不向きなツールであるといえるでしょう。
さらに、誤送信やマルウェア感染による情報漏えいリスクもあるため、セキュリティ面においても不安を感じる部分があります。
情報共有ありがとうございますとビジネスメールをしているということは、情報共有自体もメールによるやりとりがおこなわれているということと考えられます。
メールよりも効率的で高セキュリティな情報共有ツールが多く普及しています。
これまでメールでおこなっていた情報共有を、より効率的で高セキュリティなツールへと見直すことが必要になります。
しかし、取引先とのやりとりにメールを用いている場合であれば、いきなりツール変更を申し出ることは難しいものです。
社内外を問わず、メールを用いて情報共有をおこなっている場合、まずは社内の情報共有ツールを変えることから始めましょう。
Emotetのようなマルウェア感染による被害が急増していることもあるため、社外に対しても、デメリットやリスクを掲示したうえで、徐々にメールから脱却してみましょう。
効率のよい情報共有にはオンラインストレージ
情報共有は、円滑に業務を進めるうえで重要な業務です。
しかし、情報共有のやりとりに時間や手間がかかっては、そもそもスムーズに業務を進めることができません。
情報共有ありがとうございますとビジネスメールを送ることの目的やマナーを理解していれば、ツールを変えたとしても、相手の負担にならず、情報共有をおこなうことができるでしょう。
高セキュリティで効率のよい情報共有ツールには、オンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージであれば、大容量データもスピーディーに共有できるほか、アクセスできる端末を選ばないため、テレワークやモバイルワークにも相性のよいツールです。
情報共有なら、メールよりも多機能なオンラインストレージ「セキュアSAMBA」の導入をぜひご検討ください。
