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情報共有をする目的とは?情報共有の目的を適切に設定する方法

業務効率化ノウハウ

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    情報共有は目的をもたなければ意味のない結果となってしまう可能性があります。

    目的をもって情報に向き合うからこそ、業務にどのような情報がどのタイミングで必要かを見極められ、情報を有効活用できるようになるからです。

    情報共有をする目的から、情報共有に目的をもつことの重要性、目的の設定方法や目的達成のためのポイントを考えていきましょう。

    情報共有をする目的とは

    一般的に情報共有をする目的は、ある一定の事柄に関わる人すべてが、共通の認識をもつことだといえます。

    そもそも情報共有とは、個人が持っている情報を他者と共有する状態です。

    他者同士が集まれば、情報などに対して異なる認識をもっている状態が大前提だといえます。

    個々で収集した情報を共有しないと、誤った行動につながったり、適切な判断や対応ができなくなったりすることが考えられるため、情報共有が必要となるのです。

    これらを情報共有の根底の考え方としたうえで、ビジネスにおける情報共有の目的は、どのようなものがあるのでしょうか。

    情報共有で全員が共通の認識ができている先に、以下のような目的があると考えられます。

    • 生産性の向上
    • 利益率の向上
    • 顧客満足度の向上

    ビジネスシーンでの情報共有は、情報共有が企業として有効活用されてはじめて意味があるものになるといえるのです。

    業務ごとに情報共有する先の目的を明確にもち、企業の発展につなげていくことが、ビジネスとしての情報共有の目的といえるでしょう。

    情報共有の目的はどの業務でも同じなのか?

    企業の発展につなげるという、ビジネスにおける情報共有の広義での目的は、どの企業や業態でも同じでしょう。

    一方で、企業ごとの事業や業務内容により、狭義での情報共有の目的は異なると考えられます。

    以下は、業務ごとに考えられる、情報共有の狭義での目的の例です。

    • 製造業:製造物の質に差異が生じないようにするため
    • 人事:事実に基づいて適切な判断をするため

    これらの目的が満たされるよう意識して情報共有をおこなえば、結果として企業の発展につながることでしょう。

    情報共有の目的は、企業全体で考えた場合と、業務ごとに設定した場合は同じではないと認識できれば、適切に情報共有の目的を取り入れられ、有効活用できるようになるでしょう。

    情報共有の目的がない場合の影響

    情報共有の目的がないと、本当に必要な情報を正しく共有しない、スピード感をもって情報共有をしないなど、情報共有の行動に好ましくない影響が出る可能性が高まります。

    情報共有の目的がない場合の影響について、くわしく考えていきましょう。

    業務を効率的におこなえない

    誰かひとりが情報を保持している状態だと、情報をもっている人材の負担が大きくなり、業務効率が悪くなると考えられます。

    それだけでなく、業務のノウハウや最適な方法を共有しない、共有するタイミングが遅くなるなどが起これば、情報を待っている周りの人間も業務を効率的におこなえません。

    本来共有しておけばスムーズに分担して業務をおこなえるところ、問題点を都度確認するなどで双方に時間がかかることも考えられます。

    情報共有に目的がない場合、どのような情報を誰にどのタイミングで共有すればよいのかが明確になりません。

    情報共有に目的がない場合、業務効率化は難しいといえるでしょう。

    円滑なコミュニケーションがおこなえない

    円滑なコミュニケーションには、目的をもった情報共有が必要であると考えられます。

    顧客などと円滑にコミュニケーションをとるためには、顧客に関する今までの経緯や出来事などの情報共有が必要なためです。

    目的がない状態で情報共有をおこなっても、コミュニケーションに必要となる情報に、抜けや漏れがでることが考えられます。

    情報共有する目的を明確にもたなければ、円滑なコミュニケーションをおこなえない可能性が高まるでしょう。

    迅速な対応ができない

    情報共有に目的がない状態だと、物事に対して迅速な対応ができない可能性が出てきます。

    目的がないことで、情報共有が後回しにされてしまう状態が想定されるためです。

    変更点やトラブルなどの共有が後回しになってしまえば、スピード感をもち最適な判断をするのは、難しいといえます。

    情報共有の目的が明確でなく、情報共有の重要性の認識が薄ければ、迅速な対応にはつながらないでしょう。

    信頼が得られない

    情報共有に目的がないと、必要な情報を正しく迅速に共有できない可能性があります。

    結果として、誰がどのような業務をおこなっているのか明確にならず、憶測から不満が募る可能性が考えられるのです。

    さらに顧客とのやりとりの際には、全員が共通の認識で対応できないと、応対に関して不備がでる可能性が高まるでしょう。顧客から十分な信頼が得られない結果につながると考えられます。

    情報共有の目的が設定されていない場合、仲間同士の信頼関係の構築が難しいのみならず、顧客から信頼が得られない結果にもつながりかねないといえるでしょう。

    顧客とトラブルの可能性もある

    目的のない情報共有は信頼を得られないだけでなく、顧客とのトラブルに発展する可能性もあります。

    正しい情報を必要なときに届けられなければ、満足させられないどころか、不満となってしまう場合があるためです。

    顧客とのやりとりの中で、適切な情報の提供ができなければ「なぜあのときにいってもらえなかったのか」と、不満からトラブルに発展する可能性があります。

    また、「あの人とこの人では、話の内容が異なる」となった場合には、トラブルにならないほうが難しい状態だといえるのではないでしょうか。

    情報共有に目的をもたないことは、顧客とのトラブルを引き起こす可能性があると考えられるでしょう。

    情報共有の目的の設定方法

    情報共有は目的をもたなければ、気に留めるべきポイント・情報の優先順位などを適切に判断するのは難しいと考えられます。

    情報共有しているつもりでも、ただの世間話のような状態になってしまう可能性が高いのです。

    そのため情報共有の効果を発揮するためには、なんのために情報共有するのかという目的を明確にすることが大切だといえます。

    情報共有の目的を設定するには、どのように進めればよいのでしょうか。

    情報共有の目的を設定するには「業務ごとの目標を明確にする」のが、重要なポイントとなります。

    業務の目標は、そのまま情報共有の目的につながるためです。

    以下に、業務ごとの目標の例えを記載しますので、参考にしてみてください。

    業務内容 業務目標
    お客様サポートセンター(主な業務:電話応対) ・顧客に、正確な情報を迅速に届けること

    ・顧客の問題を解決に導くこと

    飲食店接客(主な業務:接客) ・おいしい料理の提供で顧客にリピーターになってもらうこと

    ・丁寧な接客で、居心地のよい空間をつくること

    情報共有に意味をもたせるためには、上記の目標を達成できるような情報共有の内容や方法を考えればよいのです。

    つまり、「業務目標=情報共有の目的」になるといえます。

    情報共有の目的を設定するためには、業務目標を明確にするのが望ましい方法だといえるでしょう。

    情報共有の目的を達成するためのポイント

    情報共有の目的を設定したら、目的を達成するために行動を起こさなければなりません。

    情報共有の目的を達成するためのポイントを、考えてみましょう。

    情報共有のルール設定

    目的があっても共有する情報の内容が適切でなければ、目的達成はむずかしいと考えられます。

    そのため、情報共有する内容のルール設定が必要となります。

    情報共有の目的に対して、以下の内容を意識してルール設定をするようにしましょう。

    • なにを共有するか
    • どのようなタイミングで共有するか
    • どのようなやりとり手段(ツール)で共有するか
    • 共有内容の中でも迅速に共有すべき内容はあるか

    ルールを設定することにより「共有タイミングが食い違い対応に間に合わなかった」「うまく全員に伝わっていなかった」など、トラブルを未然に防げる可能性が高まります。

    情報共有の目的が定まったら、情報共有のルール設定も必ずおこなうようにしましょう。

    情報共有の目的を設定する重要性を周知し意識改革

    なぜ情報共有に目的をもたせるのか、重要性の周知をし、情報共有の目的をもつ意味に対しての意識改革を進めましょう。

    今まで情報共有に目的をもたず業務をおこなっていた場合、情報共有に目的をもたせますと突然公表しても、重要性を感じられない可能性があるためです。

    情報共有の目的や方法を指示しても、重要性が理解できないままだと、大切な情報ですら共有が後回しになってしまうことが考えられます。

    情報共有に目的をもつ重要性の意識改革から始めるのが、必要だといえるでしょう。

    コミュニケーションの場を設ける

    情報共有の目的を意識して業務を開始しても、時間が経つにつれて少しずつ情報共有の認識に食い違いが生じる可能性があります。

    適切にコミュニケーションをとるようにすることは、認識の食い違いなどが起こりにくくなる効果に期待ができます。

    しかし、コミュニケーションを個々に任せたままにしておくと、コミュニケーションの頻度などにバラつきがでる可能性があるでしょう。

    • 月1回ミーティング(Webミーティングでも可)
    • 1on1(細部まで安心して話ができる環境づくり)
    • 統括者が業務をせず相談役に回る日をつくる(相談しやすい雰囲気づくり)

    など、コミュニケーションを均等にとれる場を設けるようにし、情報共有に対する認識のズレが限りなく少なくなるよう、対策を講じるのが望ましいでしょう。

    情報共有ツール導入で仕組み化

    情報共有のルールを設定する際に「どのようなやりとり手段(ツール)で情報共有するか」を決めるべきだとお伝えしました。

    業務により、適切な情報共有ツールは異なると考えられます。

    しかし、どのような業務でも、以下の部分を意識して情報共有ツール導入を進めるようにすれば、スムーズに進む可能性が高まります。

    • 文書・画像・Officeファイルなど業務に必要な情報がすべて共有できる
    • マルチデバイス対応
    • 強固なセキュリティ対策が施されている

    全員がどこからでもどのデバイスからでも、安心して業務に関わるすべてのデータの閲覧ができれば、抜け漏れなども発生しにくくなります。

    また、情報共有で使用するツールが複数あると、どこになんの情報が共有されているか、迷いが出てしまうことが考えられます。業務効率化がしにくい原因となりうるでしょう。

    文章でのやりとりは「チャットツール」、ファイルなどのやりとりは「オンラインストレージ」など、状況に応じて2つ程度のツールで完結できるように留意することをおすすめします。

    情報共有ツールで、目的に沿った情報共有ができる仕組み化をつくるようにしましょう。

    情報共有は目的を持っておこなおう

    情報共有は目的をもってはじめて、業務にとって、企業にとって意味のあるものとなります。

    まず業務目標を洗い出し、情報共有の目的を明確にしてから、情報共有の体制を整えていくようにしましょう。

    情報共有の体制を整えていくうえで検討することになる、情報共有のためのツールは、可能な限り少ない数のツールで運用していくのが望ましいとお伝えしました。

    複数ツールで共有することは、業務効率化の妨げとなることや、適切に全員に対して情報が伝わらなくなる恐れがあるためです。

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