USBメモリは持ち運びのしやすさや扱いやすさから、企業の情報共有の方法としても使用頻度の高いツールです。
しかし、USBメモリ紛失はたびたび話題として取り上げられ、情報漏えいの観点からも大きなニュースとなることもしばしばあります。
USBメモリは気軽に利用できる反面、企業にとっては重要なトラブルのきっかけになる可能性がある情報共有方法なのです。
USBメモリを紛失すると企業にどのような影響があるのか、なぜUSBメモリの紛失が起こるのかという観点から、USBメモリの紛失対策について考えていきましょう。
USBメモリを紛失するとどうなる？
USBメモリを紛失すると、情報漏えいを引き起こしトラブルに発展するケースが考えられます。
そもそもUSBメモリを企業があつかう場合、業務・事業にかかわる資料や情報を入れていることもあるでしょう。
業務に関係する情報には、以下のような情報が含まれていると考えられます。
- 住所・名前など顧客の個人情報
- 各種ツールのIDやパスワード
- 新事業にかかわる機密情報
- 契約書類などの機密資料
例に挙げたものは、取り扱いが考えられる情報のほんの一部ですが、これらの情報が流用されたり悪用されたりすれば、重大なトラブルを引き起こす可能性があります。
企業イメージダウンや信用が落ちるだけでなく、場合によっては多額の損害賠償が必要な問題に発展することも考えられるのです。
USBメモリの紛失は、企業の存続にもかかわるような大きなトラブルだといっても過言ではないでしょう。
なぜUSBメモリの紛失が起こるのか
USBメモリの紛失が起こるのは、ほとんどの場合で人が落とすといったヒューマンエラーが原因です。
その中でUSBメモリの紛失が起こるのには、大きく2つの理由があると考えられます。
ひとつは、USBメモリが小さい形状だという点です。
小さいがゆえに手軽に持ち運べるメリットがあります。
しかし、小さいからこそ管理のしづらさを引き起こし、重要なデータを取り扱っているという感覚が薄れやすいデメリットをもつのです。
そもそも機密情報の取り扱いに関する危機意識が薄い場合には、USBメモリの取り扱いがていねいにおこなわれないことも考えられます。
ふたつ目に紛失が起こりやすい大きな理由は、USBメモリを所持している際の厳格なルールが決まっていないことです。
紛失しづらい行動を促すようルールが決められていないと、危機意識も薄れ行動範囲も広がり、紛失の可能性は高まります。
USBメモリの紛失が起こるのはヒューマンエラーが原因で、USBメモリ特有の小さな形状と情報に対する意識の低さが、紛失しやすさの理由に関係していると考えられるでしょう。
USBメモリ紛失に有効な対策
USBメモリの紛失が起こる原因を考慮し、有効なUSBメモリ紛失対策を考えていきましょう。
USBメモリ所持時のルール決め
USBメモリを所持している際の「行動ルール」を決めることは、紛失対策として有効だといえます。
ルールが決まっていることで定期的にUSBメモリの所在確認を促せることや、USBメモリの取り扱いに対する意識を高めることが可能だと考えられるためです。
行動ルールとしては、以下のような内容が効果的です。
- 企業や自宅へ直行直帰する
- 持ち運び用に大きめの入れ物を用意し必ず使用する
- 移動途中では取り出さない
- 一定時間や行動をおこなうごとにUSBメモリを確認し上司へ連絡を入れる
きちんとおこなうかどうかは、USBメモリを所持している個人に任されることとなります。
決めたルールを徹底することが大前提となりますが、紛失対策として有効です。
音の鳴る防犯グッズを装着させる
非常に古典的な方法ではありますが、USBメモリに音の鳴る防犯グッズを装着させるのも紛失対策に有効だと考えられます。
万が一落としてしまった際に、音がなることで落下に気付ける可能性が高まるためです。
ただし注意したいのが、駅や街中などで落としてしまった際、鈴などの小さな音では落下に気づけない可能性がある点です。
使用するならば、子どもなどが持つような「防犯ブザー」など大きな音がなるものを取り付け、カバンなど自分が肌身離さず持っているものにくくりつけて運ぶなどの方法がよいでしょう。
忘れ物・落とし物防止タグを導入する
忘れ物・落とし物防止タグをUSBメモリに取り付けるのも、紛失対策として有効です。
この忘れ物・落とし物防止タグは、GPSやWi-Fiなどを使用して自分のスマホなどに情報を連携し、紛失したものの場所を特定できるアイテムです。
ただしこのタグは、USBメモリの紛失に気づいた際に有効な方法となります。
見つけやすくはなっても紛失したという事実は変えられません。
そのため、情報を抜き取られてしまう可能性は低くならない方法です。
ほかの対策と併用して、緊急時の補助的な立ち位置としての導入をおすすめします。
セキュリティ対策機能付きUSBメモリを使用する
USBメモリ自体を、セキュリティ対策機能付きUSBメモリにする方法があります。
決まったPCでしか情報の閲覧ができないものや、情報閲覧にパスワードが必要なものなど、さまざまな種類のUSBメモリが販売されています。
万が一紛失しても、情報を見られる可能性は低くなるでしょう。
ただし紛失したUSBメモリを見つけられる効果は期待できません。
紛失物を探せるツールなどとの併用がおすすめです。
情報を持ち運ぶ必要性を考える
そもそもUSBメモリとして情報を持ち運ぶ必要性があるのか、考え直すことも重要な対策となります。
当たり前ですが情報を運ばなければ、紛失の可能性はありません。
情報の持ち出しが必要な場合でも、USBメモリ以外に強固なセキュリティ対策がほどこされているツールを使用すれば、紛失の可能性は低くなります。
USBメモリに固執せずに紛失対策を考えることも、情報漏えいセキュリティの観点からは有効な対策であるといえるでしょう。
USBメモリの紛失対策をすれば安全か？
対策をすることで紛失しづらくなり、紛失しても情報漏えいの可能性が低くすることはできるでしょう。
しかし、USBメモリの紛失対策をしても、当たり前のことですが「絶対に安全」というわけではありません。
そもそも根本的な考え方として、人がミスしづらいようなルールを策定するのではなく、そもそもミスを起こしにくい仕組みを作ることがもっとも重要だと理解する必要があります。
USBメモリを利用しなければならない理由がないのなら、紛失しづらく、強固なセキュリティ対策がほどこされているツールへの切り替えを検討すべきだといえるでしょう。
どの方法やツールにも絶対的な安全というものはないですが、多くのリスクがあるUSBメモリに代わる情報の保管や共有方法を利用する方がUSBメモリの紛失対策をするよりも効果的である場合が多いかもしれません。
USBメモリの紛失対策には共有方法の最適化が有効
USBメモリの紛失対策は可能ですし、万が一紛失しても情報漏えいが起きにくくする方法もあります。
しかしながら、業務で情報をあつかうときにもっとも大切なのは、USBメモリを紛失しない努力ではなく、USBメモリを使用せずに情報のやりとりができる仕組みづくりをすることです。
USBメモリの代替案として、持ち運びがなく情報共有ができ、セキュリティが強固にほどこされているツールのオンラインストレージがあります。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、マルチデバイスに対応しているため、その都度必要なデバイスを持ち運ぶ必要はありません。
また、アカウントによって閲覧権限を設けられたり、二段階認証などを取り入れたりと強固なセキュリティ対策に力を入れています。
情報共有方法の最適化として、無料から利用できるセキュアSAMBAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
