文書管理システムとは？文書管理ソフトやツールのメリットと選び方

文書管理システムとは、社内の書類を電子ファイル化し、文書の作成から廃棄までを一元管理するシステムです。

ファイル化して書類を文書管理システムで管理することで、ファイル保管やファイル探しの効率化に役立ち、紙と違ってデータを削除するだけで書類を破棄することが可能になります。

文書管理システムなんか使わなくても社内のサーバーで十分管理できると思われる方もいるかもしれません。

まずは、文書管理の必要性やメリットを解説した上で、文書管理システムを選ぶときのポイントと導入時の注意点を解説いたします。

文書管理システム・文書管理ソフトやツールの必要性

どのような仕事でも様々な書類が必要になることが多いでしょう。

契約書や見積書、請求書、社内資料など、仕事と書類はセットと言っても過言ではないほど、業務遂行には書類が重要です。

書類をWordやExcelなど、電子化していることは多いと思いますが、文書管理システムを活用していない企業はまだたくさんあります。

紙の書類もファイリングしないとバラバラになって大変なのと同じように、電子化した書類もファイリングする必要があり、その電子化した書類をファイリングするシステムが文書管理システムです。

つまり、文書管理システムの導入は必須といっても良いということになります。

クラウド型の文書管理システムの導入によって様々なメリットを得ることができます。

文書管理システムのメリット：テレワーク対応

文書管理システムのメリットの一つ目は「テレワーク対応」です。

コロナ禍によってテレワークの普及が進んでいる昨今ですが、テレワーク環境が整っていない企業の課題のひとつに「自宅から社内のファイルを共有する方法」があります。

クラウド型の文書管理システムを導入することによって、場所やデバイスを問わずにファイル共有することが可能になります。

文書管理システムの導入はテレワーク対応の施策としても有効です。

文書管理システムのメリット：セキュリティ機能

文書管理システムのメリットの二つ目は「セキュリティ機能」です。

情報社会の今、企業にとって常に付きまとうリスクがセキュリティ問題です。

重大な事故を起こした場合には、社会的信頼を失って業績にも影響がでるためです。

特に社内の書類や電子ファイルの取り扱いは、セキュリティについて最も注意しなければいけない要素になります。

多くの文書管理システムではセキュリティ機能が充実しているため、文書の消失や情報漏洩を最小限に抑えることが可能です。

文書管理システムのメリット：検索機能

文書管理システムのメリットの三つ目は「検索機能」です。

文書管理システムを導入しないと、目的のファイルが見つからなくて業務効率が落ちる場合があります。

文書管理システムには検索機能が備えられているため、必要なファイルをすぐに見つけることができます。

タイトルや文書の内容、タグなどで検索できるほか、あいまい検索もできるため、業務の効率化に繋がります。

文書管理システムのメリット：バージョン管理機能

文書管理システムのメリットの四つ目は「バージョン管理機能」です。

サーバーのファイルを誤って更新したり、ファイルを上書きしてしまったことがある方もたくさんいると思います。

バージョン管理機能があれば、ファイルが更新されるたびに履歴を保持してくれるため、過去の状態に容易に戻すことが可能になります。

誰がいつ更新したかもわかるようになるため、何か起きた際の原因究明にも役立ちます。

文書管理システムのメリット：マルチデバイス対応

文書管理システムのメリットの五つ目は「マルチデバイス対応」です。

スマートフォンやタブレットなどでファイルを参照する場合には、専用のソフトが必要だったり、デバイスが対応していないことがあります。

多くの文書管理システムではマルチデバイス対応しているため、あらゆるデバイスからどこからでもアクセスすることが可能になります。

文書管理システムを選ぶポイント：セキュリティ機能

文書管理システムを選ぶポイントの一つ目は「セキュリティ機能」です。

アクセス権限の設定やIPアドレス制限の設定、二段階認証の有無など、情報漏洩やファイル消失のリスクを防ぐ機能が備わっているかを確認しましょう。

セキュリティ機能は充実していればしているほどおすすめです。

文書管理システムを選ぶポイント：マルチデバイス対応

文書管理システムを選ぶポイントの二つ目は「マルチデバイス対応」です。

自宅や外出先でスマートフォンやタブレットなどからアクセスできる機能がある文書管理システムがおすすめです。

業務効率化して文書管理システムのメリットを活用しましょう。

文書管理システムを選ぶポイント：電子帳簿保存法対応

文書管理システムを選ぶポイントの三つ目は「電子帳簿保存法対応」です。

電子帳簿保存法対応とは、国税庁が会計帳簿などを電子ファイルとして認めることを定めた法律です。

紙ではなく電子保存して良いことはとても便利ですが、「タイムスタンプ」を付加することが必須となっています。

「タイムスタンプ」は改ざんできないファイルの作成日時のことで、これがないと書類の法的根拠が担保されないため、タイムスタンプ機能がある文書管理システムを選ぶことが必須事項のひとつとも言えます。

文書管理システム・文書管理ソフトやツール導入の注意点

文書管理システム・文書管理ソフトやツールを導入する際の注意点を解説します。

導入や運用の手間やコスト

文書管理システムを導入するにあたって、まず運用ルールを定める必要があります。

ファイルの命名規則、フォルダ構成、保管期限の取り決めや承認フローのルールなど様々な運用ルールの取り決めが必要なので、これらを策定するための人的コストがかかることになります。

また、当然ですが、導入するためにはシステム費用がかかります。

クラウド型だと月額料金が多いため、ランニングコストが発生することになるため、見合った効果を出すためにも運用ルールの徹底は必要です。

利用者への教育コスト

運用ルールを策定しても、実際の利用者に浸透しなくては意味がありません。

配布するマニュアル作成や説明会など、従業員への教育コストも発生します。

インターネット環境が必須

クラウド型の文書管理システムの場合、インターネットに繋がってさえいれば、いつでもどこからでもアクセスすることが可能ですが、逆にインターネットに接続していない環境では使用することができないため、注意が必要です。

紙から電子への変換

まだ書類の電子化をしていない状態の場合は、まず紙のデータをスキャンするなどして電子ファイルに変換しなければなりません。

量が多いと手間と時間がかかるため、かなりの労力が必要になります。

文書管理ツールとしてもオンラインストレージは使える

クラウド化やテレワークの普及に伴い、オンラインストレージも普及しはじめています。

オンラインストレージとは、クラウド事業者が提供するインターネット上にあるファイルサーバーのことです。

ファイルサーバーを社内に置くのではなく、オンラインストレージを利用することによるメリットはたくさんありますが、実はオンラインストレージは文書管理ツールとしても使うことができるというメリットもあります。

オンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、すべての通信とファイルが暗号化されるため、安全に使用することができます。

アクセス権限の設定や端末認証、二段階認証、アクセスログやreCAPTCHAなどの不正ログイン対策などのセキュリティ機能も充実しています。

また、電子帳簿保存法にも対応しているため、書類の法的根拠が担保されます。

オンラインストレージ「セキュアSAMBA」を活用した文書管理を検討してみてはいかがでしょうか。