「アーカイブ」という言葉を耳にする機会は少なくはないでしょう。
アーカイブは、「ファイルやメールをアーカイブする」といった使い方をします。
言葉自体は、普段PCやスマートフォンを利用していて、目にしたことがある方も多いと思います。
アーカイブとは何か、意味や目的を解説いたします。
アーカイブとは
「アーカイブ」とは、「保存記録」や「書庫」の意味をもつ英語の「Archive」からきている言葉です。
コンピュータの世界においてアーカイブを簡単に説明すると、「別のところにデータをまとめて保存すること」を言います。
また、アーカイブするソフトのことをアーカイバと呼びます。
アーカイブとバックアップの違い
アーカイブとバックアップはどちらもファイルを別の場所に保存することを指すため、混同して考えられがちです。
「バックアップ」は、データの破損や紛失など、万が一の事態に備えるためにデータの複製を保存することを言います。
バックアップファイルは、何かあった場合にすぐに復元できるようにしておく必要があります。
一方、「アーカイブ」は、「頻繁には使用しないけど長期保存したい」といった場合にデータをまとめてひとつのファイルに保存しておくことを主に指します。
アーカイブファイルと圧縮ファイルの違い
「アーカイブファイル」と「圧縮ファイル」の違いは何でしょうか。
こちらも混同されがちですが、厳密には意味も目的も異なります。
「アーカイブファイル」は複数のファイルがひとつにまとめられたファイルです。
「圧縮ファイル」はファイルのファイルサイズを小さくしたファイルのことを言います。
「圧縮ファイル」は元のファイルがひとつである場合もありますが、必ずしも複数のファイルをひとつにまとめるといったものではありません。
「アーカイブファイル」は複数のファイルをひとつにまとめる際に圧縮してファイルサイズを小さくすることが一般的です。
結果的にアーカイブとしてデータやファイルを残すときは、圧縮することでアーカイブすることが多いため、混同されがちですが、圧縮せずにひとつのファイルにまとめたものもアーカイブファイルと呼びます。
アーカイブの主な種類
アーカイブの種類には大きく2つあります。
「ファイルアーカイブ」と「メールアーカイブ」です。
それぞれのアーカイブの特徴を確認していきましょう。
ファイルアーカイブ
「ファイルアーカイブ」は、サーバーやPCに保存されたデータを長期保存するために、ひとつにまとめたファイルのことを言います。
複数のファイルをひとつにまとめたもので、圧縮してサイズを小さくすることが一般的です。
数多くのデータファイルの中には、会社のルールや法令などで「〇年保管すること」と、保存期間が定められている場合があり、使用しない過去のファイルを取っておく必要があるケースがあります。
また、「過去の情報などを取っておきたいけど、ハードディスクの容量を圧迫したくないし、同じフォルダに古いファイルをいつまでも置いておくのは邪魔」というケースもあります。
そんな時にファイルをアーカイブすることで問題を解決することができます。
メールアーカイブ
「メールアーカイブ」は、ファイルアーカイブとは少し意味合いが異なります。
メールにおけるアーカイブとは受信トレイにメールを表示させないことを言います。
Gmailにもアーカイブ機能が備えられているので、誤ってメールをアーカイブしてしまってメールが消えたと焦った経験がある方もいらっしゃると思います。
メールアーカイブはメールが受信トレイに表示されなくなるだけでメール自体が消えるわけではなく、いつでも受信トレイに戻すことができます。
また、メールの場所が変わるだけでファイルアーカイブのように圧縮するわけではないのでメールのサイズも変わりません。
アーカイブの目的
アーカイブが、複数のファイルをひとつにまとめて保存することであることはご理解いただけたかと思います。
しかし、なぜアーカイブを残したり保存する必要性があるのでしょうか。
アーカイブをする目的は「利用する可能性が低い重要なデータを保存しておくこと」になります。
保存はしておきたいけど、いつまでも他のファイルと同じ場所に保存しておくことで、必要なファイルを探す手間が増えて業務効率が落ちたり、どのファイルが今必要なファイルなのかの判断がつきにくいなどの課題が生じてきます。
また、データやファイルが増えれば必然的にストレージの容量も圧迫してしまいます。
アーカイブをすることで、ストレージの容量も節約できて、使わないファイルを他に避けておくことで業務効率があがることが期待できるので、アーカイブとしてファイルを整理や移動して保存しておくということが必要になるのです。
アーカイブファイルの保存先
アーカイブして作成したアーカイブファイルはどこか別の場所に保存する必要があります。
候補としてあげられるアーカイブファイルの保存先を紹介します。
同じハードディスク内にアーカイブを保存
PCやファイルサーバーなどのファイルをアーカイブし、アーカイブファイルを同じハードディスクの別のフォルダへ保存する運用はとても多いです。
しかし、普段使わないファイルのせいで、普段使うハードディスクの容量が圧迫されることになります。
同じハードディスク内に保存しておくと、すぐに参照できて便利な反面、故障などのハードトラブルなどを考慮するとあまりおすすめの方法ではありません。
別のハードディスクにアーカイブを保存
普段利用しているPCやファイルサーバーとは別のハードディスクに保存することで、使わないファイルによって普段使うハードディスクの容量が圧迫されることがなくなります。
ただし、参照する際には保存しているハードディスクに接続する必要があるので利便性はあまりよくないかもしれません。
USBメモリやSDカードにアーカイブを保存
USBメモリやSDカードは小型で衝撃にも強く、持ち運びに便利な媒体です。
しかし、アーカイブファイルを持ち運びする機会はほとんどなく、小型であるがゆえに紛失のリスクも高まります。
また、USBメモリは使わずに放置しておくと、データが欠損する可能性がハードディスクよりも高く、長期保存にはあまり向いていません。
CDやDVDにアーカイブを保存
CDやDVDは単価が安く気軽に利用できる反面、CDは700MB、DVDは4.7GBとバックアップ先としては心もとない容量です。
寿命はCDで30年~100年、DVDで10年~100年と言われているため、長期保存には向いてはいますが、アーカイブファイルの量が増えると枚数も増えてしまうため、物理的にかさんでしまうことからあまりおすすめすることはできません。
オンラインストレージにアーカイブを保存
オンラインストレージは、クラウドサービスのひとつで、クラウド事業者からインターネット上の大容量ハードディスクを間借りしてデータを保存できるサービスです。
機器のメンテナンスやBCP対策はクラウド事業者が行ってくれるため、運用の手間がかかりません。
利用するユーザーの数だけランニングコストが発生しますが、インターネットにさえ繋がってさえいれば、どこからでもアクセスできるというメリットがあります。
普段利用しているPCやファイルサーバーの容量を圧迫することもないため、アーカイブファイルの保存先としてはかなり適しています。
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