はっきりと認識していなくても、仕事や暮らしの中ではクラウドサービスが多く使われてきています。
しかし、クラウドサービスとは例えばどのようなものを指すのでしょうか。
また、ビジネスでは必須のツールとなったクラウドサービスが、なぜ多く求められているのかについても考えてみましょう。
ビジネスで主に使われているクラウドサービスの例や、企業におけるクラウドサービスの活用事例について確認し、クラウドサービスの理解を深めましょう。
クラウドサービスとは
クラウドサービスとは、インターネット上を経由して、ユーザーにデータやソフトウェアサービスを提供するものです。
ビジネスでよく用いられるクラウドサービスの代表的なものには、GmailなどのフリーメールやDropboxのようなクラウドストレージサービス、Chatworkなどのビジネスチャットが挙げられます。
クラウドサービスの多くは月額課金制のサブスクで利用され、最近はクラウドサービス市場の競争により、サービスメニューの多様化や、固有の分野に特化したクラウドサービスも普及しており、ビジネスシーンで多く活用されています。
クラウドサービスが求められる理由
総務省が2022年に発表した「令和３年通信利用動向調査の結果」によると、クラウドサービスを利用している企業は、全体の約7割に達しています。
なぜビジネスにおいてクラウドサービスが求められるのか、その理由について見ていきましょう。
多様な働き方に対応できる
クラウドサービスには、アカウントをもっていれば端末に依存せずに利用できるサービスが多くあります。
また、インターネット環境が整っていれば、場所を問わず、自宅や外出先からクラウドサービスを利用できることが特徴です。
場所や端末に依存しないクラウドサービスは、リモートワークやモバイルワークなどの多様な働き方に柔軟に対応できることから、今後のビジネスシーンにおいては相性のいいサービスといえるでしょう。
コスト削減
例えば、社内でデータ共有をおこないたい際に、従来であれば社内サーバーの構築や専用コンピューターを設置する必要があり、それにかかる初期投資費用も負担しなければなりませんでした。
また、サーバーやシステムの運用保守には、専門知識をもつ人材、あるいは、IT人材を外注するなどの人件費もかかります。
クラウドサービスであれば、社内でシステム利用にかかる初期投資費用を抑えることが可能になるのです。
さらに、運用保守はベンダーがおこなってくれることから、運用保守のためのIT人材にかかるコストを削減したり、ほかの開発業務へと振り分けたりすることもできます。
クラウドサービスなら、ソフトウェア利用に対するさまざまなコストを削減することができることも、企業がクラウドサービスを求める理由のひとつでしょう。
利用開始までがスピーディー
新しいシステムを自社で導入しようと思うと、サーバーの構築や高セキュリティなネットワークの設定、機器のリース契約など、多くの時間と業務量を必要とします。
専門知識をもつIT人材を雇用していない場合は、IT人材の派遣や外注を先におこなわなければならないケースもあり、導入時期がさらに先送りになります。
クラウドサービスであれば、インターネット上で契約手続きが完了できるため、スピーディーにシステムを利用し始めることができます。
これまでシステムの導入にかかっていた時間を削減できることで、リソースを他の業務へと充てることが可能になり、業務効率化を加速できることもクラウドサービスが求められる理由です。
業務効率化につながる
クラウドサービスを使うと、業務効率化につながります。
クラウドサービスによる業務効率化の代表例として、データ共有の際に、クラウドストレージサービスを使うケースが挙げられます。
これまでは、書類を郵送したり、メールにファイルを添付したりして、データ共有をおこなっていました。
しかし、郵送作業には人手と時間がかかり、大容量データはメールには添付しづらいという非効率さが業務圧迫の原因でもありました。
クラウドストレージサービスであれば、共有したいデータをクラウド上にアップロードすれば、相手にデータを渡すことが可能になります。
相手はインターネット環境があれば、パソコン以外にもタブレット端末やスマートフォンでデータにアクセスすることができるのです。
ほかにも、電子ハンコや在庫管理など、さまざまな種類のサービスがありますが、すべてのサービスに共通する「業務効率化」という点こそ、クラウドサービスが選ばれる理由です。
ビジネスの可能性が広がる
企業がクラウドサービスを求める理由には、クラウドサービスを利用することで、これまで予算や人材不足が原因となり踏み込めなかったような、新たな事業領域に挑戦できることも挙げられます。
業務効率化により、手を動かす作業量が削減されれば、事業戦略を講じたり、企業ができる社会貢献について考える時間に充てたりすることができます。
自社のビジネスの可能性が広がれば、社会に対し新たな価値の提供や人々の悩みを解決できる企業へと成長できるのです。
主なクラウドサービスの例
クラウドサービスとは何か、多くの企業がクラウドサービスを利用する理由について理解したところで、主なクラウドサービスの例を挙げていきます。
クラウドサービスと意識はしていなかったけど、実はすでに利用しているサービスもあるかもしれません。
目的別にクラウドサービスの例と特徴を確認していきましょう。
情報共有関連のクラウドサービスの例
普段使い慣れているメールやSNSは、公私を問わずよく使われている、情報共有を目的としたクラウドサービスです。
加えてビジネスシーンにおいては、ビジネスチャットやWeb会議システムもクラウドサービスの例のひとつです。
これらのクラウドサービスは、主に情報共有を目的としており、社内外を問わず多くの企業で利用されています。
コロナ禍でリモートワークが多く普及した際は、スピーディーに情報共有ができるビジネスチャットや、対面による会議に替わるWeb会議システムなどのクラウドサービスの導入が加速しました。
データ共有関連のクラウドサービスの例
ビジネスで多く導入されているクラウドサービスの例として、DropboxやセキュアSAMBAなどのクラウドストレージサービスがあります。
クラウドストレージサービスは、相手とデータ共有をおこなうことを目的としています。
ほかにも、データのバックアップとして利用したり、クラウド上にアップロードしたデータを同時編集したりすることも可能です。
メールやSNS、ビジネスチャットでもデータを共有することは可能ですが、クラウドストレージでは、扱えるデータ量が大きいというメリットがあります。
クラウドストレージサービスによっては、アップロードしたデータのダウンロードリンクを生成し、相手がリンクにアクセスすることでデータを共有することもできるため、社内外を問わずにサービスを利用できることも特徴です。
バックオフィス業務関連のクラウドサービスの例
企業のあらゆる部門の中で、直接顧客や取引先と関わるのではなく、社員やシステムの管理を後方から支援する、いわゆるバックオフィス業務においても、クラウドサービスは多く使われています。
クラウドサービスの例には、ジョブカンなどの勤怠管理サービスや人材管理システムのSmartHRから、Codecampのようなオンライン学習ツールも人材育成におけるクラウドサービスの一例です。
これまで、表計算ソフトなどを用いて、社員の勤怠管理にかけていた時間は、クラウドサービスを活用することで、大幅に削減することが可能になります。
特に、決まった数字や文字を繰り返し入力するような作業は、ロボットを活用したサービスを活用することで、手入力作業に比べて作業効率は格段に向上します。
クラウドサービスの導入により、人間の手や頭で本来やるべきこと以外の、無駄な作業を削減することで、生産性や顧客に対するホスピタリティの向上へとつなげることができるのです。
スケジュール管理関連のクラウドサービスの例
日頃、プライベートでも使用しているGoogleカレンダーもクラウドサービスのひとつです。
仕事で利用するのであれば、よりビジネスに特化した、スケジュール管理ツールが多く普及しています。
敢えてビジネスに特化したスケジュール管理ツールを使う理由は、チームメンバーのスケジュールを把握できたり、複数人での日程調整を自動化できたりと、スケジュール管理に関する作業を効率化できることにあります。
ほかのクラウドサービスと連携できる機能をもつサービスもあることから、ビジネスに特化したスケジュール管理ツールを導入する企業が増えています。
画像・動画編集関連のクラウドサービスの例
画像・動画編集ができるクラウドサービスは、専用のアプリケーションがなくても、ブラウザ上での作業が可能です。
例えば、チラシやポスター、名刺などを作る際に、あらかじめデザイン性の高いテンプレートに、テキストや画像を挿し込むだけで完成します。
また、YouTube動画やSNSに使うためのPR動画を作る際にも、動画編集ソフトを活用すれば、BGMがついたTVCMのような動画を作ることができます。
自社オリジナルのチラシや動画は、マーケティング活動における必須のツールとなるため、多くの企業で画像や動画編集のクラウドサービスが導入されています。
ビジネスにおけるクラウドサービスの活用例
企業が実際にクラウドサービスを導入するに至った経緯や課題を取り上げながら、どのような活用事例や効果があったかについて見ていきましょう。
これからクラウドサービスを導入し活用していく場合は参考にできる部分があるかもしれません。
電子ハンコ
コロナ禍において、「ハンコをもらうための出社」は、感染対策やリモートワークの導入に対する大きな課題となりました。
「ハンコのための出社」の課題を改善するツールとして、多く活用されたクラウドサービスが電子ハンコ（電子証明書）です。
電子ハンコは、紙の文書への押印と同じように、電子上の書類に押印できるシステムです。
クラウド上で押印を完結させることができるため、契約書や稟議書にハンコをもらうために出社する必要がなくなり、コロナ禍におけるリモートワークでは多く活用されました。
経費精算
経費精算のクラウドサービスでは、データ入力の手間を省くことができます。
例えば、営業担当者は電車やタクシーを1日に何度も使うことから、毎月の交通費の精算にかかる作業時間を削減できないか、という課題を抱えていました。
クラウドサービスの中には、交通系ICカードと連携できるものもあり、経費精算システムに反映できる利便性の高いサービスもあります。
手作業でレシートを台帳に張り付けたり、シートに手入力したりする非効率な作業は、クラウドサービスの活用により、大幅に削減させるべきと考える企業は多いようです。
会計ソフト
中小規模の事業者においては、会計専門の人材を雇用する余裕がないケースもあります。
社内に会計担当者がいないという課題を解決したのが、会計ソフトを提供してくれるクラウドサービスです。
個人事業主であれば、会計ソフトを使えば、十分に確定申告をおこなうことも可能です。
ただし、法人企業においては、専門知識をもたない担当者が、会計ソフトのみで申告をおこなうことに対する負担は大きくなります。
法人企業では、税理士のサポートが必要になりますが、会計ソフトを活用して、財務状況のデータを入力しておくだけでも、税理士費用を抑えることができるでしょう。
Web制作
個人や小規模事業者、あるいは、副業をおこなう人でも、自社HPをもつことは、ビジネスにおいて、広報活動に役立ち、集客効果も高いものです。
しかし、予算のない事業者は、自社HP作成に予算をかけられない、HP作成の知識がないという課題を抱えているケースは少なくありません。
そのような課題を解決するクラウドサービスに、例えば「WordPress」や「WIX」のような、HPやWebコンテンツを制作してくれるクラウドサービスがあります。
HP作成におけるクラウドサービスでは、HTMLやCSSなどのコーディングの知識がなくても、ジャンルに合ったデザインやレイアウトがすでに用意されていたり、ユーザーはドラッグ＆ドロップで直感的に操作することもできるようなサービスもあります。
このような簡単に利用できる、知識がなくても作成ができるようなWeb制作におけるクラウドサービスは、自社の広報活動において、費用や知識の問題で自社HPをもてなかった事業者でも、全世界に自社を発信することが可能になりました。
クラウドサービスにおけるデータ共有にはセキュアSAMBA
クラウドサービスの例のひとつとしても紹介したクラウドストレージサービスは、すでに多くの企業で導入され、業務効率化や情報セキュリティにおける効果を発揮しています。
クラウドストレージのセキュアSAMBAは、法人向けのクラウドストレージサービスです。
中小企業4,000社以上に導入されている実績からもわかるように、誰もが直感的に使うことができる利便性を持ち合わせています。
また、大容量データのスピーディーな共有や、高セキュリティ環境でのデータのバックアップなど、クラウドサービスでなければ実現できない価値を提供しています。
クラウドサービスにおけるデータ共有なら、無料から使えるセキュアSAMBAをご検討ください。
