ビジネスシーンで、取引先とファイルやデータを共有する際、メール添付は一般的な方法として広く利用されています。しかし、近年では情報漏洩リスクや安全性、業務効率の観点から、メール添付を禁止する企業が増加しています。

こうした背景の中、メール添付に代わる手段として、オンラインストレージを活用したファイル共有が注目されており、セキュリティ対策や利便性を兼ね備えた方法への移行が、多くの企業で進められています。

本記事では、添付ファイルを安全に送るための具体的な方法やオンラインストレージの活用法について詳しく解説します。

>> ダウンロード：メールのファイル添付とオンラインストレージの使い分け方

添付ファイルを安全に送る方法が重要な理由

添付ファイルを安全に送る方法が求められる理由は何なのでしょうか。

これまで当たり前に行われてきたメール添付ではなく、添付ファイルを安全に送る方法が重要視されている理由を見ていきましょう。

情報漏洩につながるから

添付ファイルを安全に送ることができなければ、情報漏洩につながる可能性が高くなります。

たとえば、メールを使用して添付ファイルを共有する場合、以下の理由から情報が漏洩することがあります。

• メールの宛先を間違える
• 第三者にメールが見られてしまう
• 違うファイルを添付してしまう

人がおこなう作業には、ミスはつきものですし、いくら見直しをしていても、防ぐことができない場合もあります。

また、メールは送信してしまえば取り消すことが難しいですし、送ったファイルへのアクセスや扱いもこちらでコントロールすることが難しいです。

情報漏洩を防止するためには、ミスが起きた際に取り返しのつかないツールの使用を控えたり、ミスが起きにくい方法を利用することが求められます。

ウイルスに感染する恐れがあるから

添付ファイルを安全に送らなければ、添付ファイルを受け取った端末がウイルスに感染する危険性も示唆されています。

ファイルを送る方法は、メール以外にも転送サービスを使う方法がありますが、自社に求められているセキュリティポリシーに合わせた運用ができず、履歴の確認等ができない無料サービスを安易に使うことはリスクがある行為でもあります。

また、ファイル転送サービスを使うことで、知らない間にウイルスに感染してしまうこともあります。

メールはEmotetなどのウイルスが活動するツールでもあり、気づかぬうちに受信者へ攻撃している場合もあり、自社が被害を被るだけでなく加害者となってしまうケースも多数発生しています。

添付ファイルを送る方法によって、無意識に攻撃をしていることやリスクを増大させている可能性もあるので、安全な方法が求められます。

添付ファイルを安全に送る方法

添付ファイルを安全に送る方法はあるのでしょうか。

単に添付するよりも安全性が高まる方法を確認していきましょう。

パスワードつきZipファイルを送る

長年日本のビジネスシーンにおいて最も利用をされてきたのが、パスワードつきのファイルを添付する方法です。

パスワードをつければ、宛先を間違えた場合でもファイルの中身を見られる可能性は低減します。

そしてこの手法は

• 「P」…パスワード付きのZipファイル
• 「P」…パスワード
• 「A」…暗号化
• 「P」…プロトコル

といった各手順の頭文字を取り、「PPAP」と呼ばれています。
しかし、近年ではこのPPAPという送り方そのものの危険性が非常に高いと指摘されており、PPAP方式で送るのはもちろん、受信を拒否する企業も続出しています。

理由の一つに、パスワードと暗号化Zipファイルを同時に送信するため、本質的なセキュリティの意味を成していないという点があります。

安全にパスワードつきのファイルを送るのであれば、パスワードは事前に打合せをしておいたり、別の方法で伝える必要があります。

また、圧縮したファイルはウイルスソフトをすり抜けてしまうケースも多く、ランサムウェアなどの攻撃の土台として利用されることも増えています。

内閣府はPPAP方式の廃止を発表、そしてプライバシーマーク制度を行っているJIPDECのHP上でも推奨していない旨が大々的に公表されており、今後この流れはより一層加速していくと予想されます。

添付ファイルを暗号化する

添付ファイルの暗号化には、ファイルにパスワードをつける以外に、添付するメール自体も暗号化する方法があります。

メールを暗号化するためのソフトも存在しており、導入すれば自動でメールが暗号化されます。

送信時に暗号化されるため、通信中に盗み見られる心配もなく、安心してメールを送信することが可能です。

そのため、機密情報の多いメール内容や、添付ファイルを送る機会が多い場合は、暗号化ソフトの導入も検討してください。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、他社のサーバーにファイルをアップロードし、アップロードした先のURLをメールで送付するサービスです。

昨今では無料のファイル転送サービスも数多く存在をしていますが、自社のセキュリティレベルに合わせた運用ができない点や、履歴が確認できないなどのデメリットがあります。

有料版であれば、パスワードの設定やダウンロードの回数制限、ダウンロードの履歴の確認などを組み合わせることで、自社や取引先で求められるセキュリティレベルをカスタマイズすることができます。

しかし、自社ではなく他社のサーバーを使っているため、完全に安心できるわけではありません。

使い方やルールを決めたり、優良なファイル転送サービスを利用するようにしましょう。

オンラインストレージを利用する

昨今最も主流になってきているファイルの送信方法がオンラインストレージを活用した方法です。

オンラインストレージであれば、フォルダやファイル単位で細かく権限の設定を行うことができるため、不特定多数の人に見られてしまう危険性が減ります。

また、サービスによってはウイルスチェック機能やＩＰアドレスによるアクセス制限など、かなりのセキュリティ機能が標準でついているケースもあるため、安心に送受信を行えます。

とくに法人向けのオンラインストレージサービスを利用することで、個人向けと比較してもよりビジネスシーンに適した管理機能が多いため、より安全性を高めることができるでしょう。

メール以外で送信する

メールは、第三者に見られる可能性とウイルスに感染する可能性が非常に高いです。

また、誤送信時には対処がしづらく、複数人での共有の場合はメールが埋もれてしまったり、最新版ファイルが混在してしまうなどの業務の非効率も生まれてしまいます。

しかし、昨今ではメールの代替手段としてビジネスチャットツールの活用が注目されています。

チャットツールであれば、送信後に内容の編集やファイルの削除などを行うことができます。

また、繋がっている相手としか送受信ができないため、誤送信のリスク低減や、なりすましメール等の被害に合う可能性削減にも大きく役立ちます。

メール以外の方法としてチャットなどを利用して共有する方法もよいでしょう。

添付より安全にファイルを送るならオンラインストレージ

安全にファイルを送る場合は、オンラインストレージがおすすめです。

なぜ、添付より安全にファイルを送るならオンラインストレージがおすすめなのかという点について解説をします。

通信も暗号化されるため情報漏洩対策が可能

オンラインストレージは、通信が暗号化されるため、第三者に盗み見られる心配がありません。

また、ファイルにパスワードをつける必要もなく、そのままファイルを保管することができます。

メールなどは、通信内容が悪意ある人間に見られるリスクもあるため、完璧に安心できるわけではありませんでした。

しかし、オンラインストレージであれば、通信自体が自動的に暗号化されるため、安心してファイルのやり取りが可能になります。

権限設定が可能

オンラインストレージは権限設定ができるため、使用できる人を限定することができます。

権限設定がついていないと、誰でも内容の確認ができてしまうため危険です。

しかし、オンラインストレージのサービスによっては、フォルダごとに使用権限をつけることもでき、誰がファイルを見れるのか確認もできます。

権限設定があれば、安心してさまざまなファイルの保管ができるため、取引先も安心して使うことができるでしょう。

ファイルの容量を気にしなくても済む

オンラインストレージ自体の容量が大きく設定されているため、ファイルをZip化せずともそのまま保管することができます。

メールなどでファイルを共有する場合は、ファイルの容量を小さくする必要がありますが、オンラインストレージでは小さくする必要がありません。

しかし、ファイルを保管しすぎると当然ながらオンラインストレージの容量も圧迫されます。

保管するファイルの数が増えた場合は、オンラインストレージの容量を増やしていけば、保管するファイルを増加させられるため便利です。

ファイルを安全に共有したいならセキュアSAMBA

ファイルを共有する際、メールなどのツールは盗み見られるリスクもあり安全ではありません。

ファイルにパスワードをつけていても、パスワード解析ソフトを使えば簡単に中身の確認ができてしまいます。

そのため、ファイルを安全に共有する場合は、できる限りオンラインストレージを利用するべきです。

オンラインストレージであれば、通信内容が暗号化され、使用できるユーザーも限定することができます。

セキュアSAMBAはセキュリティに定評のあるシンプルな操作性が特徴の国産オンラインストレージです。

無料から使えるセキュアSAMBAを利用して添付ファイルを安全に送る方法に対する最適解として検討してみてはいかがでしょうか。