クラウドサービスの普及が広まり、ビジネスだけではなくプライベートでもオンラインストレージを使う機会が増えてきています。
オンラインストレージは、スマートフォンの写真のバックアップにも使えるため、日常的に使用している人も多いでしょう。
一方、ビジネス面では、社内や取引先との資料の共有にも利用できるため、活用している企業も増えています。
しかし、オンラインストレージにはさまざまな使い方があるので、扱うものや目的によって適切に使い分け方も考えなければいけません。
オンラインストレージをより活用するためにも、オンラインストレージの使い分け方を確認していきましょう。
オンラインストレージは使い分けるべき？
まずオンラインストレージには、無料版や有料版、個人向けと法人向けなどがあり、さまざまな形態で使い分けることが可能です。
特に、プライベートで利用したいと考えている場合は、無料版や個人向けのオンラインストレージを利用する人もいます。
有料版でも、プライベートで利用するのに丁度良い料金設定であるオンラインストレージも多く、保存したいファイルが多い人は有料版を利用している人もいるでしょう。
オンラインストレージは、プライベートやビジネスで使い分けることもできますが、特にビジネスで使う際は業務の種類や共有手段の選択肢として使い分ける必要があります。
たとえば、取引先と資料を共有したい場合や社内で資料を共有したい場合は、メール添付やUSBメモリを利用するのではなくオンラインストレージを使うなどの手段としての使い分け方も考えられます。
なぜなら、メールなどのやり取りは、メールで連絡をしなければならず時間がかかりますし、ファイル添付も容量制限や安全性の面からみても適切な方法とは言えないからです。
また、使用しているパソコンやメールアプリによっては、添付されているファイルが確認できないこともあり、メールで共有することは業務が滞る可能性も高くなります。
オンラインストレージであれば、ストレージ内にファイルを保管するだけで良いため、添付ファイルが見れなくなる心配も、ファイルの容量が大きすぎてメールが送信できなくなる不具合も起きません。
このことから、特にビジネス面でのオンラインストレージを使い分ける基準は、オンラインストレージを利用した方がいい内容かどうか、オンラインストレージを利用することで手間が省けるかどうかが大切です。
オンラインストレージを活用するほうが適切である、安全である、業務の効率が上がるのであれば、オンラインストレージを利用するという使い分け方を考えるとよいでしょう。
オンラインストレージの使い分け：個人利用と法人利用の場合
個人利用と法人利用、プライベートとビジネスでオンラインストレージを使い分ける場合は、扱う容量や目的、内容によって使い分けをする必要があるでしょう。
例えば、個人で利用したい場合も、以下のように使い分けることが可能です。
- 全ての画像やファイルを保存したい場合は、容量が多くなければならないため安全性の高い有料版を利用する
- 残したいものだけを残したい場合やとりあえず保管したい程度であれば、無料版を利用する
ビジネスでの利用であれば、セキュリティや使う頻度から考えても法人向けのオンラインストレージサービスを使ったほうがいいでしょう。
法人向けのオンラインストレージサービスの方が、セキュリティレベルが高く、容量や使用できるユーザーの人数も多く設定されていることが多いからです。
法人版のオンラインストレージは、サービスを提供している会社によっては容量とユーザーの人数ごとに料金体系が異なることもあるため、サービス内容やセキュリティ要件を考えて利用をしましょう。
オンラインストレージの使い分け：社内と社外の場合
社内や社外でオンラインストレージを使う時も使い分けを意識する必要があります。
例えば、社内のわずかな人数で資料を共有したい場合は、オンラインストレージ以外の方法でも済むこともあるでしょうから、オンラインストレージで行わなくても良いこともあるでしょう。
しかし、大人数で利用する、テレワーク下の社員がいる、ファイル容量が大きい、ファイル編集の必要がある、やり取りの頻度が多くなるのであれば、メール添付よりはオンラインストレージの方が適しているので、状況に応じた使い分けが必要です。
また、社外とのやり取りにオンラインストレージを使う場合は、無料サービスよりはセキュリティが担保されたサービスを利用したほうがいいでしょう。
社外との関係性によっては相手が指定した方法を採用しなければいけないこともあるかもしれませんが、安全かつ効率的な手段を利用することが重要です。
オンラインストレージの使い分け：共有方法を選択する場合
オンラインストレージの主な使い方は、資料やファイルを共有することです。
そのため、共有方法を選択する際にオンラインストレージを使い分けを考える必要性があるでしょう。
これまで、資料などの共有はメールやUSBメモリがメインに使われていましたが、メールやUSBメモリは情報漏洩リスクが高く、共有方法として利用が適していないという考えも多く使用禁止とするケースも増えてきています。
しかし、メールやUSBメモリのほうが簡単に共有ができる場合もあります。
例えば、社内の従業員に渡すだけであったり、軽い内容であれば、わざわざオンラインストレージを使わなくてもいいでしょう。
大切な情報や社外との取引に使う機密情報が含まれた重要なファイルは、適切な共有方法を選択したり、厳重に保管しなければなりません。
扱うファイルや資料が重要なものであったり、業務の大きくかかわるものであればオンラインストレージを利用する方が適しています。
さまざまなデータやファイルの共有方法がある中で、扱う情報の内容を考えてオンラインストレージとそのほかの方法を使い分けましょう。
オンラインストレージの使い分け：ファイル内容による場合
オンラインストレージは大きな容量を利用できる場合もあるため、サイズが大きいファイルの保管に向いています。
例えば、動画などの大きなサイズのファイルは、メールでの共有が不可能です。
圧縮してメールに添付しても、サイズが大きくメールサーバーに負担を掛けることも多いです。
また、転送サービスを利用して共有することもありますが、転送サービスではセキュリティが担保されていません。
大きなサイズのファイルを扱う場合や、どうしても転送サービスを利用しなければ送付できない場合は、オンラインストレージでの共有がおすすめです。
オンラインストレージに充分な容量を用意することができれば、大きなサイズのファイルでも気にすることなく扱うことができます。
容量に関係ない部分であれば、機密情報や顧客情報など、流出したくない重大なファイルを扱う場合も、オンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージはセキュリティレベルが高く、第三者による侵入やサイバー攻撃を防ぐことができます。
メールや転送サービスでの共有方法は、情報漏えいリスクが高まってしまいます。
オンラインストレージであれば、通信が暗号化されるため多くのファイルを保護することができます。
扱うファイルの重大さや、サイズの大きさ、ファイルの量に合わせてオンラインストレージを使い分けましょう。
適切にオンラインストレージを使い分けよう
オンラインストレージは便利なツールのため、利用して損はありません。
しかし、どのような場合にオンラインストレージを使うべきかを考える必要があります。
オンラインストレージは、一般的に以下の特徴があります。
- セキュリティレベルが高い
- 扱える容量の幅が大きい
- 使用できるユーザーを設定できる
そのため、流出させたくない大切なファイルや、サイズの大きいファイル、さらには閲覧できる人を限定させたい場合に、オンラインストレージを使うと良いでしょう。
安全かつ効率的な方法を使いたい、使う必要があるのであれば国産オンラインストレージのセキュアSAMBAを利用してください。
セキュアSAMBAはセキュリティに高い評価がある法人向けオンラインストレージになります。
日常業務のなかでさまざまな場面でファイルの共有や保管の必要があるでしょうから、これまでの方法に加えて、オンラインストレージのセキュアSAMBAを上手に使い分けて、より安全で効率的に業務を進められるようにしましょう。
