オンラインストレージ導入時の8つのチェックポイントと基本的な導入ステップ

社内外でのデータ共有を行う手段として、オンラインストレージの利用が拡大しています。

オンラインストレージを導入することで、企業は非効率なデータ運用やセキュリティリスクの高い共有方法から脱却し、セキュアな環境で業務を大幅に効率化することができます。

一方で、目標を定めずに自社に合わないオンラインストレージサービスを導入してしまうと、期待した成果を得られずコストを無駄にしてしまう可能性もあります。

オンラインストレージの主な役割や導入時のチェックポイント、基本的な導入の流れについて解説するので、最適なオンラインストレージ環境を構築するためにぜひ参考にしてください。

オンラインストレージでは何ができる？主な導入理由

オンラインストレージとは、PCではなく社外のサーバーにデータを保存し、インターネット通信を通して閲覧・編集・作成などを行う手段を指します。

オンラインストレージの主な役割は、以下の3点です。

ファイルの保管

オンラインストレージは、PC内のHDDやSSDに代わる、ファイルの保管場所としての役割があります。社外にあるサーバーにファイルを保存し、インターネット通信を通して新規ファイルの作成、ファイルの編集、フォルダの整理などを行うことができます。

インターネット通信を介することから、アクセス権限を持つ社内の全員が同じデータを取り扱うことが可能です。これにより、社内のデータを一元管理したり、チームで効率よく業務を回したり、外出先からアクセスしたりといった活用が可能になります。

データ共有

オンラインストレージは、データ共有の手段としても利用可能です。

具体的には、オンラインストレージ内の任意のフォルダ・ファイルにおいて外部用のアクセスURLを発行し、クライアントや協業パートナーとファイルのやり取りができます。メールでのデータ共有と比べて安全性が高く、大規模なデータ共有も可能で、手間を削減することも可能です。

バックアップ

オンラインストレージは、データのバックアップとしての役割もあります。

人為的な操作ミスや災害などによりデータが消失してしまうと、場合によっては大きな損失につながってしまいます。

同じデータを複数の場所に保管しておくことで、万が一のことがあってもすぐにデータを復旧することが可能です。

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オンラインストレージ2つの導入方法

オンラインストレージの導入には、主に2つの手段があります。

自社でオンラインサーバーを用意する

自社でオンラインサーバーを用意し、その中にオンラインストレージを構築する方法です。

Nextcloudやowncloudなどのオープンソースソフトウェアを使えば、オンラインストレージを自社サーバー内に構築できます。

自社で構築するメリットは、オンラインストレージのカスタマイズが自由に行えることです。導入コストは高めになりますが、長く使うことでランニングコストを抑えられる点も魅力です。

一方で環境構築を行うにはITスキルが必要になり、運用のメンテナンスやセキュリティ対策も自己責任で行わなくてはなりません。

オンラインストレージの導入をするというだけでなく、運用や保守の部分も自社で担う必要があるので、これらの点も考慮する必要があるでしょう。

オンラインストレージサービスを利用する

オンラインストレージを提供している会社と契約し、オンラインストレージサービスを利用する方法は多く導入の際に選ばれている方法です。

契約型のオンラインストレージは、環境設定やセキュリティ対策が提供会社の方で整備済みとなっています。

オンラインストレージの導入は提供会社を選び必要な手続きをとることで完了となります。
また、導入前・導入後のサポートが受けられる場合もあり、初めてオンラインストレージを利用するという会社でも安心して使い始められます。

契約型のオンラインストレージは、初期費用があまりかからないため導入コストを抑えられる点にもメリットがあります。

ただサブスクリプション形式の料金体系が多いため、長期利用時にかかるコストを検討する必要はあるでしょう。

多くの会社が様々なプランでオンラインストレージを提供しているので、導入に際しては自社に合った提供会社やサービス選びが重要になってきます。

オンラインストレージの導入前に整理しておきたいポイント

オンラインストレージの導入を決定する前に、自社の現状について整理しておくことは最適な提供会社・プラン選びのためにとても大事です。

自社で構築する場合も整理は必要ですが、サービスを利用する場合もさまざまな部分で整理をしていく必要があります。

オンラインストレージの使用予定人数

オンラインストレージには、使用可能なユーザー数に制限があるサービスやプランがあります。

オンラインストレージを導入したら、何人で使う予定なのか、使用する人数が変化する可能性はないか、これらを考慮したうえで選定する必要があります。

容量もユーザー数も想定している上限に達してしまうとサービスやプラン変更をする必要が出てしまうので、余裕を持った想定で検討するといいでしょう。

オンラインストレージのリスク

オンラインストレージを利用する際には、一定のリスクがあることを把握し、リスクへの対策についても考慮しておく必要があります。オンラインストレージ利用のリスクには、具体的に「情報漏えい」「内部不正」「大規模障害」などが挙げられます。

情報漏えいは、悪意のある攻撃を受け、保存していたファイルやアカウント情報、顧客情報などが漏えいしてしまうことを指します。オンラインストレージのサービス提供会社が攻撃を受けるパターンと、自社が攻撃を受けるパターンがあります。

内部不正は、文字通り、従業員や協業しているパートナーによる不正です。こうした不正も起きることを想定し、ルールを策定しておく必要があります。また、大規模障害による影響も考慮する必要があります。できるだけ障害のリスクを排除するためには、信頼性の高いオンラインストレージサービスを選ぶことが重要となります。

従業員のITスキル・リテラシーのレベル

自社従業員のITスキルレベルはどれぐらいなのかも把握しておきましょう。従業員のITスキルが低いと、高度な機能を持つオンラインストレージを導入しても使いこなせません。

オンラインストレージが難しいと感じた従業員が、USBメモリやPPAPなどのセキュリティリスクが高いファイル保存、共有方法を陰で使ってしまうのは大変危険なことです。

もし自社従業員のITスキルレベルが低い場合は、簡単に使える仕様のオンラインストレージを導入すべきです。また、ITリテラシーについても考えておく必要があるでしょう。

仮に安全かつ手軽なオンラインストレージを利用していたとしても、ITリテラシーが低ければ、誤った使い方や危険な使い方をしてしまう可能性もあります。

オンラインストレージサービスを選ぶ際の8つのチェックポイント

現在は様々な会社がオンラインストレージを提供しています。

導入する際のオンラインストレージサービス・提供会社の選び方のポイントを確認していきましょう。

1. セキュリティ要件を満たしているか

オンラインストレージを導入する際に、特に考慮しなくてはならないのが情報漏えいリスクです。

オンラインストレージ提供会社や各サービスのセキュリティ内容は必ず確認しておくべき項目です。

例えば、情報漏えいを防止できる機能としてはデータ・通信の暗号化、多要素認証、アクセスログの取得、細かなアカウント制限機能などが挙げられます。自社のセキュリティポリシーを満たせるかを確認したい場合は、事前に問い合わせておくといいでしょう。

2. データ容量と価格のバランスは良いか

各オンラインストレージサービスの差がもっともよくあらわれるのが、価格です。多くのオンラインストレージはデータ容量に比例して価格が高くなる仕組みをとっています。

料金体系の多くはサブスクリプション形式となっており、買い切り型タイプは少ない傾向があります。サブスクリプション形式のオンラインストレージなら、利用する期間は常に料金が発生してきます。

業務で十分使える容量のプランを検討しつつも、一方で予算内に収まるサービスかどうかも考えなくてはなりません。

データ容量と価格のバランスが良いもの、自社に適しているものを選びましょう。また、必要になったときに容量などをアップグレードできるよう、上位プランやオプションについても確認しておくのがおすすめです。

3. ユーザー数は足りているか

オンラインストレージにはユーザー数無制限プランとユーザー数が決まっているプランがあります。後からユーザー数が増える可能性があるなら、ユーザー数無制限プランの方が安心です。

少人数でしか利用しないことが決まっているなら、ユーザー数を抑えたプランを契約したほうがコストは抑えられるでしょう。

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4. 提供会社の実績や信頼性はどうか

価格の安さだけでなく、提供会社の実績や信頼性を吟味して契約を検討しましょう。

サービスを継続させるだけの力がない企業は、途中でオンラインストレージの提供を終了させてしまうことがあるからです。

オンラインストレージには、多くのデータが蓄積されていきます。突然サービスが終了してしまえば、データ移行にとても時間がかかってしまうでしょう。

また、一度契約したオンラインストレージを他社に乗り換えるのは、非常に手間がかかります。
できるだけ長期間、安定して使えそうなオンラインストレージを選択しましょう。

5. サポート体制は充実しているか

法人向けオンラインストレージの導入に際しては、自社の業務フローやセキュリティポリシーに合わせた導入や従業員への教育などの必要があり、どのようなサポートが受けられるかも重要なポイントです。

サポートを受けられる時間や内容について、あらかじめ確認しておくといいでしょう。

6. データの復元機能はあるか

オンラインストレージの中には、削除されたデータを復元できる機能を備えたサービスもあります。

データを誤って削除してしまうヒューマンエラーは完全に避けることが難しく、社内の重要なファイルを削除してしまった場合、大きな損失につながる可能性もあります。

削除したデータを一定期間消さずに保存しておく機能があれば、誤って削除したデータも復元可能です。また、ファイルのバージョンを何世代か記録しておける機能も有効です。この機能があれば、誰かがファイルを誤って編集してしまっても、すぐに前の保存状態に戻すことが可能です。

セキュアSAMBAであれば、削除されたファイルを一定期間保存できるだけでなく、ファイルのバージョンも10世代まで記録しておくことができます。

7. アクセス管理機能が備わっているか

オンラインストレージは、保存したデータに対するアクセスコントロールが可能です。

ただし、アクセスコントロールがどれだけ詳細に設定できるのかは各提供会社の機能によって変わってきます。

ただユーザーごとにアクセスを制限するだけでなく、グローバルIPアドレス、端末ごとにアクセスをコントロールできる場合もあります。また、アカウントの管理方法も確認しておくと良いでしょう。

例えばアカウントの有効期限を設定できれば、契約期間が限定されている従業員、外注先などのアクセスコントロールがしやすくなります。

セキュアSAMBAでは、ユーザーやグループごとのアクセス制限、IPアドレスによる制限、端末認証など、さまざまな制限機能を設けています。

8. 操作性はどうか

オンラインストレージを使う従業員が使用しやすいサービスを選ぶことも重要です。

使いづらいオンラインストレージは、従業員から「非効率的だ」と思われてしまう可能性があります。このような状況は社内規定外のデータ共有方法を隠れて使おうとする「シャドーIT」の原因となりえます。

シャドーITは情報漏洩、アカウントの乗っ取りなど様々なセキュリティリスクを生みます。
高度な機能や価格の安さだけではなく、サービスが使いやすいかどうかも検討することが大事です。

オンラインストレージ導入までの基本的な流れ

オンラインストレージ導入を成功させるためには、以下にご紹介する導入までの流れを参考にしてみてください。

STEP1：目標を決める

オンラインストレージを導入する前に、どんな課題を解決したいのかという目標を設定することが重要です。

「必要そうだから」など曖昧な理由で導入を進めてしまうと、思ったような効果が得られなかったり、慣れない従業員からの反発を招いたりといったよくない結果につながる可能性があります。

社内データ管理の効率を上げたいのか、安全なファイル共有を行いたいのか、それによって生産性をどのように向上させたいのかを具体的に定めることで、目標に対しての効果を測定しやすくなり、チームや社内で共通認識を持ちながら課題に向き合うことができます。

STEP2：導入の対象範囲を定める

次に、オンラインストレージを導入する対象範囲を定めます。全社で導入するのに適している企業もあれば、特定の部門でのみ運用するのが適している企業もあるでしょう。

業務の棚卸しをすることで、オンラインストレージ導入によってどの業務を効率化するかなど、対象範囲を絞りやすくなります。

STEP3：オンラインストレージサービスを選定する

目標や対象範囲に合ったオンラインストレージサービスを調査し、検討段階でいくつかの候補に絞ります。

導入するサービスを決定するためには、無料の試用期間を利用して使い勝手を試してみるのがおすすめです。あるいは、長期的なお試しがしたいのであれば、無料プランを設けているサービスを試してみる手もあります。

セキュアSAMBAでは、各プランに試用期間を設けている他、法人の利用を前提としたフリープランもご提供しています。

STEP4：小さいチームで試運転を行う

オンラインストレージを導入する対象範囲にもよりますが、実際に導入する際には、まず小さいチームで試運転を行うのがおすすめです。

少人数で使用感を確かめることで、導入に際してどの点がボトルネックになりそうかなどを把握することができます。

STEP5：オンラインストレージの運用ルールを策定する

本格的に運用を開始する前に、オンラインストレージの運用ルールを策定します。

オンラインストレージは便利でセキュリティ対策も強固なデータ保存・共有手段ですが、従業員に十分な周知とトレーニングを行わなければ思わぬ事故につながる恐れもあります。

例えば、アクセス制限のルールや端末使用のルール、フォルダ階層分けのルール、ファイルの命名規則などが挙げられます。

明瞭かつ、どんな目的でそのルールを敷いているのかがわかりやすい形に整えることで、スムーズな導入が可能になるでしょう。

STEP6：データ移行を行う

オンラインストレージ導入時には、すでに社内の各PCや外付けHDD、オンプレミスサーバーなどに保存していたデータを移行する必要があります。

通常は複雑かつ時間のかかる作業となるため、十分な移行期間を設けておくのがおすすめです。

データ移行時には、従業員が自己判断で自身の端末に導入している「シャドーIT」にも気を配る必要があります。

例えば、外出先でもデータを閲覧できる利便性に着目し、すでに自身でオンラインストレージを導入しているかもしれません。こうしたシャドーITは、セキュリティリスクやガバナンスに影響があるため、統一させるようにしましょう。

STEP7：全対象部署に展開する

データ移行が完了したら、いよいよ全対象部署にオンラインストレージ利用を展開します。新しい業務フローやオンラインストレージの操作方法のトレーニングを行う他、疑問点が出てきたときのためにサポートのフローも整えておきましょう。

オンラインストレージの導入ならセキュアSAMBA

オンラインストレージを導入する際は、自社の状況を整理し、適切なサービスを選ぶことが大事です。

セキュアSAMBAは、端末ごとのアクセスコントロール機能や自動ログアウト、2段階認証などセキュリティ機能が充実したオンラインストレージです。

導入サポートも充実しており、導入前後も気軽にご相談が可能です。また、多くの企業にビジネス利用されている点や、デスクトップアプリを使えばファイルの直接編集や保存が可能という使い勝手の良さも魅力です。

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