テレワークの導入で社内のデータ共有方法に悩んだり、協力会社や顧客へ資料を送る際にデータの送付方法に迷ってしまうこともあるでしょう。
データ送付の方法にはさまざまなものがありますが、ビジネスシーンで利用する際には注意すべき点がいくつか存在します。
また、相手が指定してきた方法や相手の環境に合わせた方法でないといけないなど、制約がある場合があり必ずしも安全で適切な方法を選べないこともあるかもしれません。
しかし、データを送付するのであれば安全かつ効率的な方法やサービスを利用することを意識することは重要です。
ビジネスシーンでデータを送付するときのポイントから、安全にデータ送付をする方法について考えてみましょう。
データ送付をする場面はビジネスでも多い
社内の情報共有、顧客への案内、協力会社への資料送付など、ビジネスにおいてデータ送付をおこなう場面は多くあります。
そのため、頻度や容量によっては、本来業務にあてるはずの時間を割いてデータ送付をおこなうことになり、生産性低下の原因になっている場合もあるでしょう。
特にデータのやりとりが多い企業の場合、データ送付の効率化は組織全体の生産性を向上する上で避けて通れないポイントです。
また、データ送付の際に安全な方法を選択し、セキュリティを高めて情報漏えいなどの事故を防止することは、企業の信用を確保するために必要不可欠です。
自社のデータ送付は効率的な方法をとっているか、セキュリティ対策は十分か、定期的に見直すことが大切でしょう。
データ送付の方法とサービス
ビジネスシーンで利用できるデータ送付の方法とサービスの特徴などをまずは確認していきましょう。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスは、Webページに送りたいデータをアップロードするとURLが発行され、そのURLに相手がアクセスしダウンロードをおこなうことでデータの受け渡しをするサービスです。
大容量データの送受信が可能であるため、メールでは送れないサイズのデータを送付するときの手段として利用している場合が多いでしょう。
インターネット検索をすれば無料で利用できるサービスがすぐに見つかるものの、広告が多くついていたり、ダウンロード期限があったり、ダウンロード履歴が残らないため情報漏えい時の追跡ができなかったりと、ビジネス利用にはあまり適していないものといえます。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウド上のストレージを利用し、データの保存・管理・共有がおこなえるサービスです。
ファイル転送サービスと同様に、特定のフォルダにデータをアップロードし、フォルダやデータの所在を示すURLを相手に送ることで、データ送付ができます。
ファイル転送サービスと異なるのは、URLを受け取った側がデータをダウンロードすることなく、クラウド上にあるデータの閲覧や編集ができるという点です。
データの送付にかかる、ダウンロードやその後の保存・管理などの手間を削減でき、セキュリティ機能も充実しているものが多いため、頻繁なデータ送付や大容量ファイル送信に利用しやすく、業務の効率化ができます。
メール添付
データ送付にメールを利用したことがあるという方は多いでしょう。
データの送付先がいつもメールでやりとりをしている相手であれば、データをそのまま添付するか、もしくはzipファイルなどで圧縮して添付してメールを送信するだけで済むため、送付する側の作業だけを見れば用いやすい方法ではあります。
ただし、メールに添付できるサイズには上限があるため大容量ファイルの送信には向かない上に、データを受け取った側でダウンロードに時間がかかったりデータを保存し整理したりという手間がかかります。
また、盗聴などのセキュリティリスクや誤送信による情報漏えいの可能性があるため、重要なデータの送付には適しません。
ビジネスチャット
社内外の相手とのコミュニケーションに、メールではなくチャットを用いる企業が増えています。
ビジネスチャットツールには多くの機能があり、データ送付についてはどのサービスでも可能である他、ファイル管理機能を備えているサービスもあります。
受け取ったデータはプレビュー機能などによりツール上で確認できるものもありますが、WordやExcelなどのデータの内容をしっかり確認するためにはダウンロードが必要となり、やはり保存や管理の手間はかかるでしょう。
記憶媒体の発送
USBメモリやディスクなどの記憶媒体にデータを保存し、郵便や宅急便で送るという方法もありますが、盗難や紛失のリスクがあるため利用している企業は少ないでしょう。
記憶媒体の種類や容量によっては大容量データの送付も容易におこなえますが、やり取りに時間や手間がかかるだけでなく、記憶媒体の購入費用や送料などにコストがかかります。
ビジネスシーンでデータを送付するときのポイント
ビジネスシーンで重要なデータや大容量のデータを送信する際、また社外の相手にデータを送付する際に意識しておきたいポイントを見ていきましょう。
セキュリティ対策を確認する
オンラインストレージやファイル転送サービスなどを利用してデータ送付をおこなう場合は、セキュリティ対策を確認しましょう。
通信とファイルの暗号化や細かい権限設定ができること、ログの記録が残ることは、ビジネスシーンで利用するサービスとして最低限のラインといえます。
相手の企業のルールを確認する
企業によっては、PPAP（パスワード付きzipファイルのメール添付）や、無料サービスの利用によるデータの送受信を禁止している場合があります。
顧客や協力会社にデータを送付する際は、どの手段を希望するか、自分が想定している手段で問題ないかをあらかじめ相手に確認するようにしましょう。
また、相手が安全性の低い方法を指定してきた際は自社の責任者に相談する必要もあるでしょう。
送付後のデータ管理のしやすさを考える
データ送付をおこなったり、受け取ったデータを相手が確認したりする機会が多い場合は、送付後におこなうデータの管理のしやすさも大切です。
データを受け取るたびにダウンロードとフォルダへの保存・整理を繰り返すことは、受信側にとっては大きな手間になります。
データ送付の頻度が高い場合は、相手がダウンロードしなくても閲覧や編集ができるサービスを選択するのも一つの方法です。
広告が表示されるサービスは適さない
ファイル転送サービスなどの無料サービスの多くは、広告収入により運営が成り立っているため、Webサイト上にはさまざまな広告が表示されます。
画面に余計な情報が多く表示されるものはビジネスには向かないため、利用頻度が高い場合は、有料でセキュリティ対策がしっかりされているサービスを選択する方がよいでしょう。
大容量ファイルの送信に適したサービスを選ぶ
ビジネスシーンでは、画像や動画、設計図などの容量が大きいデータを送付することもあるため、大容量ファイルに対応できるサービスを選ぶことが多いでしょう。
しかし、サービスによっては容量の大きさには対応できるものの、アップロードやダウンロードに時間がかかったりして、自社だけでなく相手企業の業務も妨げてしまう恐れがあります。
大容量ファイルのやりとりが頻繁にある場合は、無料トライアルなどで実際の使用感を試しながら、相手と相談の上サービスを選ぶべきでしょう。
ビジネスシーンのデータ送付にはオンラインストレージ
データ送付方法のそれぞれの特徴や、ビジネスシーンでデータを送付するときのポイントについて見てきましたが、これらを踏まえて考えると、ビジネスでのデータ送付にもっとも適したサービスは、オンラインストレージであるといってよいでしょう。
特に法人向けオンラインストレージの場合はセキュリティ機能が豊富で、大容量ファイルもスムーズに送付できます。
データの保存や管理も同時におこなえる点、ダウンロードしなくても閲覧や編集が可能な点もメリットで、業務効率化の実現に役立つでしょう。
ビジネスシーンでスムーズかつ安全なデータ送付をおこなうなら、オンラインストレージの導入を検討することをおすすめします。
安全なデータ送付の方法ならセキュアSAMBA
ビジネスシーンでデータ送付をおこなう際は、セキュリティ対策は十分か、相手の企業で許可されている方法かなどの点に注意が必要です。
閲覧のためにダウンロードが必要な方法や、情報漏えいへの配慮が感じられない方法を選択していると、データを受け取った相手の業務効率まで低下させてしまったり、信頼が損なわれたりする可能性があります。
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