社内でのファイル共有の方法には、オンプレミスのファイルサーバー、メール添付、USBメモリや紙での共有などさまざまなものがあります。
しかし、これらの方法は非効率な部分があるだけでなくDXの推進や働き方改革によるテレワーク導入などの対応も難しいため、ファイル共有方法の見直しや変更に動き出している企業が増えています。
社内のファイル共有を効率化する方法として広く導入されているのが、クラウドサービスです。
社内のファイル共有をクラウドで行う必要性や、社内のファイル共有にクラウドストレージを利用するメリットについて確認していきましょう。
社内のファイル共有をクラウドにすることで解決される課題
ファイル共有にオンプレミスのファイルサーバーやファイル転送サービス、メールや紙を用いている場合、さまざまな課題やリスクがあります。
社内のファイル共有にクラウドサービスを導入することにより解決できる課題を見ていきましょう。
拠点間や外出中・テレワーク中の共有課題
自社で運用しているファイルサーバーを主な共有方法として利用している場合、ファイル共有ができるシーンはクラウドと比較して限定されます。
社内ネットワークに接続されているPC同士でおこなうファイル共有には問題ありませんが、社外のネットワークからのアクセスが困難なため、外出中やテレワーク中の社員へのファイル共有には別の方法を用いなければならないでしょう。
また、オフィスや拠点ごとにファイルサーバーを設置している場合、異なる拠点間でのファイル共有にも同様の問題が発生します。
この点、インターネット上のストレージを利用するクラウドサービスであれば、場所を問わず同じオフィス内にいるのと同じ感覚でファイル共有ができます。
生産性の低下
ファイル共有にファイル転送サービスやメールを利用している場合、送られてきたファイルを閲覧・編集するためにはファイルをダウンロードする必要があります。
紙での共有の場合も印刷や保管の手間がかかり、これらの非効率的な方法でファイル共有をおこなっていると、本来おこなうべき生産的な業務ではない作業に時間をとられ、生産性の低下につながります。
クラウドサービスの場合、クラウド上にあるデータをそのまま閲覧したり編集したりすることが可能なため、ダウンロード待ちなどの無駄な時間が発生しません。
運用コストの負担
オンプレミスのファイルサーバーを運用している場合、機器代や電気代、担当者の人件費など、多くのコストがかかっているでしょう。
また、印刷した紙で情報共有をしている場合は、印刷費用だけでなく保管のための場所確保などにも実質的にコストがかかっています。
この点、クラウドサービスは多くが比較的安価な月額費用で利用でき、設置場所の確保や機器導入にかかる費用、保守担当の人員確保なども必要ありません。
セキュリティへの不安
メールでのファイル共有には、誤送信による情報漏えいやマルウェア感染などのセキュリティリスクがあります。
大容量ファイル送信の手段として無料のファイル転送サービスが用いられることもありますが、利用履歴を管理できないため情報が漏えいしても把握ができず、社内のファイル共有に日常的に利用するには適していません。
ファイルや通信の暗号化、ログ管理などの機能が充実しているクラウドサービスを利用することで、セキュリティに関する課題の多くは解決できます。
社内のファイル共有や情報共有に適したクラウドサービスとは
社内のファイル共有や情報共有に適したクラウドサービスには、クラウドストレージ（オンラインストレージ）があります。
クラウドストレージは、インターネットを介して利用するストレージをサービス事業者が提供するもので、PCやスマートフォンなどの端末とインターネットへの接続環境さえあれば、場所を問わず利用できます。
また、アクセス権限を持つ社員間であれば、共有したいファイルやフォルダのURLを相手に知らせるだけでファイル共有が完了し、共有された側はダウンロードをしなくてもインターネット上で閲覧や編集が可能なため、ファイル共有の大幅な効率化がおこなえます。
さらに、保守はサービス事業者がおこなうので、ストレージ運用のために専門の人材を確保する必要がなく、比較的安価な月額費用で利用できる点もメリットでしょう。
法人向けのクラウドストレージであれば、無料でトライアルがおこなえるサービスがほとんどのため、導入前に実際に利用したうえで操作性やセキュリティ対策を確認するといいでいしょう。
社内のファイル共有にクラウドストレージを利用するメリット
クラウドストレージを利用することで、社内のファイル共有の課題を解決し、さまざまなメリットを得ることができます。
データの保存や管理を同時におこなえる
クラウドストレージは、ストレージへのファイルの保存を前提としたサービスです。
オンプレミスのファイルサーバーの一部や全部をクラウドストレージに移行することで、ファイルの保存・共有・管理を一元化できます。
ダウンロードの手間がなく、過去に共有されたファイルの確認も容易で、業務効率化の実現に貢献します。
テレワークや外出中でも共有できる
クラウドストレージは端末とインターネット回線さえあれば利用できるため、テレワーク対応や外出中の社員へのファイル共有もスムーズにおこなえます。
スマートフォンやタブレットからでも利用できるため、PCがない場面で至急情報共有をおこないたい際にも役立ちます。
効率化により生産性を向上できる
メールやファイル転送サービスでファイル共有をする際の、ファイルのダウンロードやPCのフォルダへの保存は、本来はファイル共有には必要のない作業です。
クラウドストレージの導入で離れた場所にいる社員同士でのファイル共有がスムーズになり、ファイルの保存や管理も一元化できれば、業務効率化により生産性の向上が図れます。
セキュリティ対策が充実している
サービスにもよって標準搭載かオプションかの違いはありますが、クラウドストレージの多くは次のようなセキュリティ機能を備えています。
- 通信とファイルの暗号化
- 細かなアクセス権限の設定
- 端末認証
- 二段階認証
- 自動ログアウト
- 操作ログの記録と閲覧
セキュリティ対策が充実したクラウドストレージを導入し、全社員にアカウントを発行することで、セキュリティに不安のあるファイル転送サービスやメールでの共有を防げるでしょう。
低コストで運用できる
月額費用で利用できるクラウドストレージは、ランニングコストはかかるものの、機器代や人件費がかかるオンプレミスのファイルサーバーと比較すれば、低コストで運用が可能です。
ユーザー数無制限・容量課金のクラウドストレージであれば、会社の発展にともない社員数が増えても柔軟に対応でき、その時々で必要な容量の分だけ料金を支払えば利用できるので、コスト削減ができます。
BCP対策になる
オンプレミスのファイルサーバーと異なり、クラウドストレージは自社内にサーバーを設置する必要がないため、会社の所在地で災害が起こった場合でも、機器破損によりデータを損失する恐れがありません。
会社に出社できない状況でも、手元に端末がありインターネットに接続できれば業務を継続できるため、BCP対策になります。
社外の相手とのファイル共有にも利用できる
クラウドストレージは、アクセス権限の設定やアカウント発行により、社外の相手とのファイル共有にも利用できます。
一時的な共有はもちろん、協力会社や顧客との日常的なファイル共有にも活用できるため、ゆくゆくは社外とのファイル共有も効率化したいという企業にも適しています。
社内共有にクラウドストレージを使うならセキュアSAMBA
社内のファイル共有は、クラウドストレージの導入により大幅な効率化が可能です。
オンプレミスのファイルサーバーをクラウドに移行したい場合や、セキュリティ機能が充実している法人向けクラウドストレージを導入したい場合は、中小企業での導入実績が豊富なセキュアSAMBAがおすすめです。
通信とファイルの暗号化、アクセス権限やログ管理はもちろん、グローバルIPアドレスによる制限なども可能で、社内のファイル共有を安全におこなえます。
セキュアSAMBAは無料トライアルもできるため、クラウドストレージの導入を考えている方はぜひ一度お試しください。
