共有フォルダをファイル共有手段として活用している企業も多いでしょう。
ただし、闇雲に利用するのではなく、共有フォルダは特定のユーザーのみに公開する必要性があるので注意が必要です。
共有フォルダを特定のユーザーのみに公開する理由とその方法、オンラインストレージの活用方法を解説します。
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共有フォルダとは
共有フォルダとは、PCやサーバーのストレージ内のフォルダやディレクトリを同じネットワーク上のデバイスからアクセスできるように設定をしたものを指します。
別のPCの共有フォルダの中身を参照したり操作することができます。
他のユーザーとファイルの共有を行う必要があると思いますが、共有フォルダを利用することで、他のユーザーとファイルを共有する際にメールで送付したりUSBメモリなどで受け渡しする手間をかけなくても直接ファイル共有することができます。
共有フォルダを特定のユーザーのみに公開する理由
共有フォルダを利用する際には、共有フォルダを特定のユーザーのみに公開する必要があります。
アクセスしたユーザー全員がすべてのファイル操作やファイル参照できてしまうとセキュリティ事故につながる可能性があるためです。
適切なアクセス権を設定することでリスクを軽減させることが期待できますが、具体的にどのような効果が期待できるかを解説します。
情報漏洩を防ぐため
アクセス権を設定しないことで、誰でもすべてのフォルダやファイルにアクセスできる状態の場合、機密情報や秘密情報、関係社外秘の情報などを自由に参照したり操作したりできてしまいます。
誰でも情報を持ち出せるため、情報漏洩のリスクが格段に高まってしまいます。
ファイルの改ざんを防ぐため
誰でもアクセスできると困るのは情報の持ち出しだけではありません。
ファイルの改ざんや削除が行われる可能性もあります。
重要な情報の改ざんは業務へ多大な影響を与えて取引先や顧客にまで被害を広げてしまうリスクもあり、大変危険です。
人為的なミスを予防するため
悪意のあるユーザーによって、ファイルの持ち出しや改ざんされるリスクはもちろんですが、悪意のないユーザーの誤操作によってのファイルの編集や削除など意図的ではないセキュリティ事故を引き起こす可能性もあります。
少しでもリスクを軽減させるために、共有フォルダを特定のユーザーのみに公開する対策は必要となります。
共有フォルダの存在を隠したい場合は隠し共有で解決
共有フォルダを作成すると、同じネットワークに接続しているデバイスからエクスプローラーのネットワークの一覧で共有フォルダの存在がバレてしまいます。
中には共有フォルダの存在自体も知られたくないケースもあると思いますが、隠し共有という機能を有効にすることで解決可能です。
隠し共有は管理共有とも呼ばれていて、エクスプローラーのネットワークの一覧から参照できなくして、アドレスバーに共有フォルダのアドレスを直接入力することで参照できる方法のことを言います。
存在を知っている人のみがアクセスできるフォルダになります。
Windows10においての隠し共有の設定方法
隠し共有の設定方法は簡単です。
共有フォルダに共有名を設定して、共有名の最後に「$」をつけるだけです。
これだけでネットワークの一覧には表示されない共有フォルダになります。
たとえば「PC-123」という名前のPCに「test」という共有フォルダを作成する場合、共有名を「test$」に設定することで他のデバイスからアドレスバーに直接「\\PC-123\test$」と入力することでアクセスできるようになります。
共有フォルダを特定のユーザーのみ公開する方法
共有フォルダを特定のユーザーのみ公開する方法を解説します。
ユーザーを作成する
まずは共有フォルダにアクセス権を与える人のユーザーを自分のPC上に作成する必要があります。
ここで作成したユーザーとパスワードを共有相手に伝えて、アクセス時にログインしてもらうことになります。
everyoneの権限を削除する
everyoneユーザーにアクセス権を与えていては、登録されているユーザーが全員アクセスできてしまいます。
アクセスさせたくないユーザーがいる場合には必ずeveryoneユーザーのアクセス権は削除するようにしましょう。
特定のユーザーに権限を設定する
作成した共有フォルダで右クリック、表示されたメニューの「その他のオプションを表示」を選択します。
つづいて、「アクセスを許可」、「特定のユーザー」の順にクリックしてネットワークアクセス画面を開きます。
次に「名前を入力して[追加]をクリックするか、または、矢印をクリックして相手を検索してください。」のメッセージの下に表示しているリストボックスから、アクセス権を付与するユーザーを追加します。
最後に画面下部の「共有」ボタンをクリックして完了となります。
接続確認する
他のデバイスから特定のユーザーのみがアクセス可能になったかどうか、実際にアクセスして確認してみましょう。
隠し共有にしている場合はアドレスバーから「//PC名/共有フォルダ名$」を入力することでアクセスできます。
特定のユーザーのみへの共有フォルダならオンラインストレージが良い理由
特定のユーザーのみへの共有フォルダは、PC内に作成するのではなく、オンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージとは、クラウド事業者が提供するストレージをインターネットを介して利用できるクラウドサービスのことを言います。
なぜオンラインストレージの利用が良いのか理由を解説します。
社外からもアクセスできる
オンラインストレージは、インターネットにつながってさえいれば時間や場所を問わずにオンラインストレージ上の共有フォルダを利用可能です。
自宅や外出先などの社外からも利用できることが最大のメリットです。
しかし、インターネットにつながっていないオフライン環境では利用できない点は注意が必要です。
URLを教えるだけで共有できる
第三者にファイルを共有する場合は、そのフォルダやファイルのURLを共有するだけでファイル共有が可能です。
ファイルをメールなどで送付する必要なくファイル共有を行うことが可能なので利便性に優れています。
マルチデバイスに対応している
PCだけではなく、スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスからもアクセス可能です。
必ずしもPCでなくても良いので外出先やテレワーク時などにも便利です。
強固なセキュリテ機能を利用できる
クラウドサービスはセキュリティ的に不安があると懸念を抱く方も多いかと思いますが、近年はそのイメージもなくなっています。
自社のサーバーやPCで強固なセキュリティを構築するには専門的な技術者が必要です。
また、自社で設計や設定のミスをしてしまうリスクを犯すよりも、セキュリティが強固なクラウドストレージサービスを利用した方が逆にセキュリティ向上を期待することできます。
きめ細やかなアクセス権の設定ができる
管理者、一般ユーザー、ゲストユーザーなどの設定や社外への人の共有など、きめ細やかなアクセス権の設定ができるので、PCの共有フォルダよりも強固なセキュリティで利便性にも優れています。
オンラインストレージを共有フォルダとして活用しよう
オンラインストレージであるセキュアSAMBAは、アクセス経路とファイルが全て暗号化されるため、セキュリティも強固で安心して利用することができます。
ログ管理や二段階認証などセキュリティ機能も豊富で、シンプルな操作で直感的に使うことが可能です。
特定のユーザーのみにファイル共有を行う場合にはオンラインストレージを検討し、無料から使えるセキュアSAMBAの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。
