会社のデータを持ち出しする必要性がある場合もあります。
たとえば、出先で使用する、テレワークなどでオフィス以外の場所で仕事をする場合などが考えられます。
つまり、会社のデータを持ち出しをしなければいけないシーンもあるということですが、会社のデータ持ち出しをメールですることはリスクが高い行為でもあります。
また、会社のデータ持ち出しをメールで簡単にできてしまうということは、内部不正や情報漏洩のリスクが高い状態ともいえるので注意が必要です。
会社のデータをメールで持ち出しするリスクと対策方法を確認していきましょう。
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会社のデータ持ち出しをメールでするのはダメなこと？
メールに限らず会社データの持ち出しを無断でしてしまうのはリスクのある行為と考えておいた方がいいでしょう。
また、許可を得ていたとしても持ち出した後に情報漏洩のリスクなどもあるので注意しなければいけません。
会社で扱っている情報やデータを持ち出すという行為そのものにリスクがあるので、ダメなことというよりは危険性が高い行為であるといえるかもしれません。
しかし、会社のデータを持ち出す必要があるケースも少なからずあるでしょう。
この場合は、重要性が低いデータなどであればメールで持ち出しをしてもいいかもしれませんが、重要性の高いデータはメールで持ち出しをするのは控えた方がいいでしょう。
許可なくあらゆる会社のデータをメールで持ち出しが可能な状態である場合は、悪意がない場合でも不正行為につながったり、情報漏洩リスクを高めている状態といえるので、企業全体で対策や見直しをする必要があります。
会社のデータをメールで持ち出した際のリスク
会社のデータをメールで持ち出しができてしまうと、どのようなリスクが発生するのでしょうか。
会社のデータ持ち出しをメールでされた場合に発生する可能性のあるリスクを確認していきましょう。
退職者による不正な持ち出し
会社のデータ持ち出しをメールで行える状態であると退職が決まった人がデータを不正に持ち出してしまう可能性があります。
悪意のあるなしにかかわらず、退職した従業員が抱えていた顧客が、別の会社へ流れてしまう可能性も高いため、退職者による不正な持ち出しは防ぐべきでしょう。
また、重要な情報や他の顧客情報が第三者に流れてしまう可能性も考えられるため、退職者による不正な持ち出しがないようにしなければいけません。
退職時にはデータの扱い方における書類の署名や、持ち出したことが発覚した場合の処罰内容などを明記し、不正にデータを持ち出すことがどれだけ罪が重いことなのかを、理解させることも大切です。
退職前後は内部不正が起こりやすい状態ともいわれているので、退職前にはデータ持ち出しをしないように説明や管理を行い、退職後は速やかにアカウントの削除などを行い操作ができないようにする必要があります。
個人の端末やアドレスへの転送
退職者に限らず、会社のデータ持ち出しをメールで行える状態だと、個人の端末やメールアドレスへ転送するなどの方法で持ち出しが起きてしまうこともあります。
この場合は、必ずしも従業員の中には悪い意識は持っておらず、「家で勉強をする」ために持ち出した人もいるかもしれませんし、持ち帰りの仕事のために許可を出していることもあるかもしれません。
しかし、会社のデータをメールで転送する持ち出しの方法はリスクがあるので、許可がない場合は禁止をする必要がありますし、必要な場合は別の方法を検討しなければいけません。
出先やテレワーク下などで会社のデータを社外で閲覧をしなければいけない場合は、各自で持ち出しをさせるのではなく、共有フォルダやオンラインストレージで閲覧できるようにするなどの方法を導入しましょう。
第三者による盗聴
メールなどによるデータの持ち出しは、会社側のセキュリティが脆弱な場合、簡単に行うことができます。
例えば、社内や取引先以外へのメールにファイルを添付した場合、ダウンロードができない仕組みになっていたり、メールの送信履歴がモニタリングされている場合はセキュリティが強固なため持ち出すことはできません。
しかし、会社によってはメールのセキュリティレベルを下げている場合もあります。
メールでの持ち出しができる状況だと、従業員がメールにファイルを添付し、個人のアドレスや端末に簡単に送付することができてしまい危険です。
何より、個人のメールや端末にウイルスが付着していたり、利用しているネットワーク環境が脆弱だと、第三者に盗聴されるリスクもあります。
メールによる持ち出しは、悪意ある第三者に盗み見られる可能性も高いため危険です。
持ち出された後に被害が拡大する恐れもあるため、メールによる持ち出しが行われないよう、会社側はセキュリティレベルを上げるなどの対策が必要になります。
会社のデータをメールで不正に持ち出したらどうなる？
会社のデータを、メールで不正に持ち出した場合どのような影響が考えられるでしょうか。
不正な持ち出しは個人のキャリアに傷がつくだけでなく、会社自体にも悪いイメージがつく可能性もあります。
不正に会社のデータをメールで持ち出すことでどのようなことが起きるのか確認しましょう。
窃盗罪に問われる可能性がある
データをメールで不正に持ち出すことは、データを盗むことと同じなため、最悪の場合は窃盗罪に問われる可能性もあります。
窃盗罪は、万引きなどの軽度な犯罪だとしても懲役10年以下や罰金50万円以下と、重い罰に処される可能性もあります。
しかし、法律で定められている刑法によれば、情報などの電子データは窃盗罪の対象にはなっていません。
USBメモリや機密情報の書かれた紙を持ち出せば窃盗罪に当てはまる可能性がありますが、メールでの持ち出しが窃盗罪になるかはケースにより異なるかもしれません。
窃盗罪に問われない場合も考えられますが、情報の持ち出しは罪に問われる可能性があるということを覚えておきましょう。
損害賠償金を支払うことになる
メールなどの持ち出しが窃盗罪に問われない代わりに、会社によっては損害賠償金を請求することもあります。
実際に、顧客情報を多数盗み出した従業員へ、顧客1人あたり5,000円〜10,000円の損害賠償金を請求している事例もあり、裁判で罪に問われているケースも多いです。
メールによる情報の窃盗は窃盗罪の対象にはならないからと楽観視していると、多額の賠償金を支払うことになるかもしれません。
会社のデータを不正に持ち出すことは、いかなる場合でも危険な行為となります。
メールによる不正持ち出しも同様に、罪に問われる可能性は高いため、行わないようにしましょう。
また、会社側も、就業規則等にメールでの持ち出しを行った場合の刑罰を、具体的に明記しておくことが対策として大切です。
会社のイメージが下がる
従業員が会社のデータをメールで持ち出すことが公になることで、会社自体のイメージが下がります。
また、メールによる会社データの持ち出しが原因で情報漏洩などが発生してしまえば、イメージの低下以外にも多くのトラブルに発展する可能性もあります。
デジタル化が進んでいることからセキュリティ面に力を入れている企業は多いです。
そのような会社が多い中、セキュリティレベルを上げれば防げたはずのメールによる持ち出しが起きてしまえば、会社自体に不信感を抱く人も増えてしまうでしょう。
メールによる持ち出しは、セキュリティに力を入れれば防ぐことが可能です。
会社全体のイメージを維持するためにも、メールに限らず会社データの持ち出しに対しての対策や情報セキュリティの意識を高めていくことが重要です。
会社のデータをメールで持ち出しするのを防ぐには
会社のデータをメールで持ち出されないために、あらかじめ対策を練る必要があります。
会社データの持ち出しをメールでさせないための対策内容を確認しましょう。
データ持ち出し自体を禁止する
メールでの持ち出しを防ぐためには、まずデータ持ち出し自体を禁止しましょう。
しかし、就業規則に「データの持ち出しを禁止とする」などと書いたところで、不正に持ち出す人は持ち出します。
そのため、日頃からデータ持ち出しを禁止する研修などを行い、従業員に身に着けさせることも大切です。
また、どこまでがデータの持ち出しになるのか従業員によって考え方が異なる場合もあります。
どのような行為が持ち出しに値するのか、具体的な事例を明記させ、ボーダーラインをはっきりさせることも重要です。
データの扱い方を周知させる
データの持ち出しを行う人は、無意識だとしても、データの扱い方が正しくない場合がほとんどです。
また、メールによるデータの持ち出しを、持ち出しとは思っていない場合もあります。
そのため、データの扱い方を周知させるために、定期的に研修や勉強会を行うようにしましょう。
例えば、データにはどのような情報が入っているのか、仮に情報が漏洩してしまった場合どのような影響があるのかなど、具体的な事項を説明することで、データの扱い方を意識できるようになります。
従業員自身にデータの重大さを身に着けさせることで意識改革を行い、メールによるデータ持ち出しを未然に防ぎましょう。
アクセス制限を設定する
従業員が簡単にデータを持ち出さないために、データ自体にアクセス制限を設定することも大切です。
例えば、データを閲覧することはできるが、コピーや編集することはできないように制限をかければ、データが不正に持ち出されることもありません。
また、社内や取引先以外にメールを送る場合は、ファイルの添付ができないようにすれば、持ち出しを防ぐことができます。
社員のメールのモニタリングをする
メールによる持ち出しを防ぐためには、メールのモニタリングを行うと良いでしょう。
社員一人ひとりがどのようなメールのやり取りをしているのか、管理側で確認できればデータの持ち出しを行う人がいなくなります。
社員のメールのモニタリングが、「覗き見しているようで気が進まない」と感じる人もいるでしょう。
しかし、メールからの情報漏洩は多いため、モニタリングしていることを伝えるだけでも、メールによる持ち出しを抑制することができます。
不正な持ち出しだけではなく、無意識な持ち出しが起きた場合に、すぐに対応できるようモニタリングすることもおすすめです。
会社のデータのメールによる不正な持ち出しを防止しよう
メールによる会社データの持ち出しは、必要である場合であってもリスクが高い行為です。
しかし、社内外で会社データを利用したい、閲覧する必要性があるということは多くあることでしょう。
このような場合は、メールで持ち出しを行うのではなく、オンラインストレージを活用しましょう。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAであれば、セキュリティが強固であり、アクセス制限やログ管理、データの暗号化などメールで持ち出しするよりも高い安全性を備えています。
オンラインストレージにアクセスすることで社内外からデータへアクセスしやすくなるだけでなく、不正な持ち出しや情報漏洩のリスクを軽減ができます。
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