ビジネスシーンの中で使う機会の多いメールは、宛先のミスや添付ファイルの選択ミスにより、誤送信が起きやすい情報共有方法でもあります。
メールの誤送信は少しのミスが原因で起こることが多いですが、誤送信の内容によっては大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。
メール誤送信のリスクやメール誤送信の影響について確認し、誤送信を防ぐための対策法について考えましょう。
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メールの誤送信はリスクや影響が高いミスである
メールの誤送信は簡単に起こる可能性が高く、例えビジネスメールでなくとも個人のメールでも起こりやすいミスです。
しかし、簡単に発生してしまうミスとは裏腹に、誤送信が引き起こすリスクは非常に高く、最悪の場合企業全体の事業が停滞してしまうこともあります。
メールの誤送信は個人情報が漏洩するだけではなく企業機密でさえ漏洩するため、クライアントからの信頼も著しく下げてしまうでしょう。
少しのミスでメールの誤送信は引き起こされてしまいますが、たった一度のミスが原因で取り返しのつかないことにもなる可能性もあるため、注意しなければなりません。
メール誤送信のリスクや影響は些細なことではなく、対策すべき重要な問題です。
メールの誤送信で特にリスクや影響が高いものとは
メールによる誤送信は、些細なミスとして済まされません。
例えば、JNSAが発表した「2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によれば、情報漏洩が1件起きることで発生する損害賠償金の平均金額は6億円以上とされています。
情報漏洩はメールの誤送信が原因で起きることが多く、たった一度のミスで損害賠償金の6億円を払うことになるかもしれないのです。
メールの誤送信が起きてしまう原因として考えられるものはいくつかありますが、例えば以下のような原因があります。
- 宛先ミス
- ファイル添付ミス
- 文章ミス
特に宛先や添付ファイルのミスは情報漏洩に繋がるミスであるため、リスクや悪影響を高める可能性が高いです。
メールの誤送信が生むリスク
メールの誤送信が原因で考えられるリスクとは、例えばどのようなものが考えられるでしょうか。
メール誤送信のリスクを把握することで、メール誤送信がいかに些細なミスではないのか意識することにもつながるので確認していきましょう。
個人情報が漏洩する
メールの誤送信が原因で、個人情報が漏洩するリスクが高まります。
個人情報とは、名前、生年月日、クレジットカード番号や口座番号など、個人にまつわる様々な情報を指します。
個人情報が漏洩すると、勝手にクレジットカードが使われてしまったり、本人としてサイトや口座が乗っ取られたりなど様々な事件に繋がることもあるため非常に危険です。
そのため、うっかりミスでの誤送信だとしても、個人情報漏洩は立派なインシデントとなります。
個人情報保護法によると、個人情報を扱う事業者は個人情報を守るべきとされており、仮に違反してしまえば罰則が課されることもあるほど、個人情報は慎重に扱わなければなりません。
メールの誤送信により個人情報が漏洩するリスクが高まれば、企業には責任が問われるため注意が必要です。
機密情報が漏洩する
メールの誤送信により、機密情報が漏洩することも考えられます。
企業の機密情報が漏洩することは、企業全体の利益を下げることに繋がるだけではなく、場合によっては取引先の情報を漏洩することにもなるでしょう。
企業の機密情報が漏洩するのは、添付ファイルをミスすることで起こることが多いです。
特に、添付するファイルには詳細な情報が書かれていることも多く、最悪の場合事業内容が奪われることもあります。
機密情報の漏洩は、企業が経営を続けるには困難になることも多く、たった一度のミスで倒産する可能性も高いため、非常にリスクの高いミスと言えるでしょう。
信用力の低下
メールの誤送信は、従業員の些細なミスが原因で起こるにも関わらず情報漏洩によるリスクが非常に高く、企業への信用力も低下してしまいます。
メールの誤送信は防ぐことができるミスのため、「何故起きてしまったのか？」という疑念を抱かれやすいです。
そのため、企業への信用力が低下し、事業の継続が困難になることも考えられるでしょう。
メールの誤送信による影響
メールの誤送信が原因で、どのような影響が起こるのでしょうか。
どのようなメールの誤送信の影響が発生するのか確認しましょう。
企業ブランドの低下
メールの誤送信は、発生する前に防ぐことができるミスのため、実際に誤送信が起きてしまうと顧客や取引先からの企業への信頼度が下がります。
企業への信頼度が下がることで、企業のブランドイメージも低下してしまうでしょう。
企業のブランドが低下すれば売上も下がり、最悪の場合企業の事業を続けることも難しくなります。
顧客や取引先の信頼があるからこそ事業を経営することができるため、たった一度のうっかりミスで信頼を下げないように対策を考えることが大切です。
株価の暴落
企業の信用が下がることで、株価が暴落することもあります。
実際に、メール誤送信ではなくとも従業員の稚拙な行為や態度により企業への信頼度が下がったことが原因で、株価が暴落している事例も多いです。
企業に属している従業員は、自身が企業の顔であることを忘れずに業務を進めることが求められます。
一方、メールの誤送信は企業の顔であることを忘れたうっかりミスが原因で起こることが多く、些細なミスで信頼を失うこともあるでしょう。
そのため、メール誤送信により株価が暴落し、企業が赤字経営になる可能性も高いです。
報告や謝罪の作業が発生する
メールの誤送信をしてしまうと、些細なミスだとしても情報漏洩となってしまうため顧客や取引先に謝罪を行う必要があるでしょう。
本来の業務とは異なる業務が発生し、仕事を進めることもできません。
残業時間が発生する可能性も高く、無駄な時間となることもあるでしょう。
メールの誤送信は些細なミスではありますが、一人のミスにより多くの従業員を困らせることにもなるため、注意が必要です。
メール誤送信のリスクや影響を軽減するには
メールの誤送信のリスクや影響を軽減するためには、メールの誤送信を防ぐことが大切です。
誤送信を防ぐにはどのような対策法があるのか、確認しましょう。
社内での研修
メールの誤送信を防ぐためには、社内での研修を行うと良いでしょう。
例えば、以下のような研修を行うことで、従業員の意識を変えることもできます。
- メール誤送信が原因で考えられるリスクや悪影響について説明する
- メールの使い方を定期的に説明する
研修をしたところで従業員の意識を変えられるわけではありませんが、研修の影響で誤送信に対する意識を高めることはできるでしょう。
メールの誤送信は些細なミスが原因で起こるため、少しでも「誤送信をしたらどのような影響があるのか」を理解していれば、ミスをしないために確認を増やすなどの具体的な行動に移せるようになります。
メールアプリの誤送信防止機能を設定
従業員の意識を変えることで、些細なミスを減少させることはできますが、完璧に防ぐことはできないでしょう。
そのため、メールアプリの設定を利用することで、誤送信を防止させることも大切です。
例えば以下のような設定があるため、利用を検討してみましょう。
- 送信後、すぐに送信されないために送信ボックスに保存される
- 送信前に宛先が合っているのか確認をする
メールアプリによっては、誤送信を防げる設定が多く存在するため、従業員の意識や確認だけに任せるのではなく、アプリの設定を利用することも大切です。
メール運用のルールを決定する
メールの誤送信を防ぐためにはメール運用のルールを決定し、ルールに則ったメールの使い方を行わせることも大切です。
例えば、以下のようなルールを作成すると良いでしょう。
- ファイルを添付する際は、第三者をCCに追加する
- 送信前に、第三者と確認してから送信する
- ファイルを添付するならメール以外を利用する
メールの誤送信が起きてしまうのは、個人の確認不足が原因です。
そのため、個人だけで確認させるのではなく第三者を介入させることでミスをなくし、万全な状態でメールを送れるようにしましょう。
一方で、メール以外のツールを利用することをルールで決めることも大切です。
誤送信による情報漏洩はリスクが高いため、「どの内容であればメールを利用し、どの内容の場合メール以外を利用するのか」をルールで決めることで、従業員のミスを防ぎましょう。
しかし、ルールを作成してもルールを守らない従業員もいるでしょう。
企業は、作成したルールを守ってもらえるように研修などを定期的に開催し、従業員がルールを守ることが当たり前になるように運営することが求められます。
オンラインストレージを活用する
オンラインストレージを活用することで、メールの誤送信を防ぐこともできます。
メールの誤送信により情報漏洩が起こるのは、主にファイルの添付ミスが多いです。
しかし、仮にファイルが添付されていなければ、情報が漏洩することはありません。
そのため、ファイルの添付を禁止にし、ファイルの共有はオンラインストレージを通して行えば情報漏洩を防ぐことができるでしょう。
メールの誤送信を防ぐためには、そもそもメールを使用させないことも対策法として考えられます。
オンラインストレージを利用することで、メールによる誤送信を防ぐことも良い対策法と言えるでしょう。
リスクや影響が大きいメール誤送信の対策は必須
メールの誤送信はうっかりミスで簡単に発生する一方、些細なミスとは言えリスクの高い大きな悪影響を及ぼす可能性が高いです。
そのため、メール誤送信を防ぐための対策を練る必要があります。
メールの誤送信が発生すると、企業への信用力が低下することで赤字になったり、最悪の場合は倒産や解雇されたりなど、多くの問題に繋がることもあるでしょう。
トラブルに発展させないためには、以下のような方法でメールの誤送信を防ぐことが求められます。
- メールアプリの誤送信防止機能を設定する
- 第三者に確認してもらう
- メール以外のツールを利用する
メールの誤送信は、防ぐことができるものです。
どのような対策を行うことが誤送信を防げるのか、企業全体で対策することが求められます。
