オンラインストレージを仕事で活用できるシーンと仕事に適した選び方

デジタル化やテレワークの導入の広まりにより、オンラインストレージを導入する企業が増えています。

オンラインストレージの利便性が広く知られてきてはいるものの、自社の仕事においてどのようなシーンで活用できるのか、活用するとどのような効果を得られるのかイメージできていないという方もいるでしょう。

オンラインストレージの導入により仕事がどのように変わるのか、活用できるシーンや活用による効果、仕事に適したオンラインストレージの選び方について解説します。

オンラインストレージを仕事で活用できるシーン

オンラインストレージを導入することで、仕事のさまざまな場面でメリットが得られます。

オンラインストレージを仕事で活用できるシーンを見ていきましょう。

他部署や社外とのファイル共有が容易になる

オンラインストレージは、ファイルやフォルダごとに細かくアクセス権限を設定できるため、外部の相手との共同フォルダを作成し安全なファイルの共有に活用することも可能です。

他部署や顧客などさまざまな所属の複数の人が関わるプロジェクトチーム内や、図面などの大容量ファイルを頻繁にやりとりする協力会社とのファイル共有が効率化できます。

リモートワークでの課題や不便さの解消につながる

普段から仕事に使うファイルをオンラインストレージに保存していれば、自宅やサテライトオフィスでリモートワークをおこなうことになっても、社内にいるのと同様の作業ができます。

また、資料を持ち帰ったり、社内から転送してもらう必要がなく、離れた場所にいるチームメンバーとの情報共有もスムーズにおこなえます。

共同編集でチームでの作業がスムーズになる

オンラインストレージには、オンライン上で一つのファイルを複数名で同時に編集できる機能を備えたものもあります。

離れた場所にいてもビデオ通話や音声通話をしながらいっしょに作業することができるため、チームでの作業がスムーズにおこなえるでしょう。

PCとモバイル端末のデータ共有で効率化になる

現場の状況や機器の状態をスマートフォンなどのモバイル端末で撮影し、PCで資料や報告書を作成するという方もいるでしょう。

モバイル端末で撮影した写真をオンラインストレージ上に保存するよう設定しておけば、PCに転送する必要がなく、効率的に作業をおこなえます。

外出中の書類の確認や編集が可能になる

外出が多い仕事をおこなっていると、外出中に取引先から急な問い合わせが来て書類の確認を求められたり、打ち合わせの中で持参していない資料が必要になったりすることもあるでしょう。

ノートPCやモバイル端末からオンラインストレージにアクセスできるようにしておけば、外出中でも社内にいるのと同様の対応が可能になり、効率化につながります。

緊急事態下での事業継続性を高められる

オンラインストレージに保存したデータは、サービス事業者が契約している堅牢なデータセンターに保存されています。

オフィス内にサーバーを置き自社の社員で管理する必要がある社内ファイルサーバーとは異なり、自然災害などによる影響を最小限にとどめ、オフィスでの勤務が困難になった場合でも自宅などからオンラインで接続し業務を継続することができます。

オンラインストレージを仕事で活用する効果

オンラインストレージを仕事で活用することで企業が得られる効果にはどのようなものがあるか確認していきましょう。

生産性の向上ができる

社内外の相手とのファイル共有が容易になることで、データの送受信やファイル管理にかかっていた時間や手間を減らすことができます。

また、外出中・リモートワーク中のデータへのアクセスが可能になることで、これまで環境のせいで仕事が進められなかったり対応に遅れが出ていたりした場面でも、スムーズに業務をおこなうことができ、会社全体の生産性向上につながります。

サーバーの設置場所確保や保守作業が不要になる

サーバーやシステムを自社で保有・運用するオンプレミスの社内ファイルサーバーでは、サーバーの安全な設置場所を確保したり、セキュリティ確保や保守のために専門的な知識がある人材を配置したりする必要があります。

オンラインストレージの場合、サーバーやシステムの管理や保守をおこなうのはサービス事業者であり、運用にかかるユーザー側の負担が少ないため、ITに詳しい人材がいない企業でも高いレベルのセキュリティを実現できます。

導入や容量増加が容易

オンラインストレージのサービスの多くは月額制のため、ハードウェア購入にコストがかかるオンプレミスと比較すると少ない費用での導入が可能です。

また、ストレージの容量増加にあたって自社で機器を購入したり作業をしたりする必要がなく、プランの変更やオプションの追加のみで容易に対応できます。

セキュリティを強化できる

多くのオンラインストレージサービスは、データや通信の暗号化、アクセス権限やログ管理などのセキュリティ機能を備えており、オンラインストレージを利用することでこれらによる不正アクセスや盗聴対策が可能になります。

また、サービスによってはファイルのバックアップが自動でおこなわれるため、データ復旧にかかる手間やデータ損失のリスクを減らすことができます。

ストレージ容量を節約できる

オンラインストレージを活用することで、PCのローカルや社内ファイルサーバーのストレージ容量を節約し、負荷を減らすことができます。

空き容量が少なくなることによる動作速度の低下を防ぐことで、PCや社内ファイルサーバーを利用した業務を快適におこなうことができます。

仕事に適したオンラインストレージの選び方

自社の仕事に適したオンラインストレージを選ぶには、複数のサービスの機能や料金を比較する必要があります。

オンラインストレージを仕事に使うための選定ポイントを見ていきましょう。

セキュリティ機能の確認や比較

仕事に利用するオンラインストレージは、ビジネス利用を前提とした豊富なセキュリティ機能を備えているサービスを選びましょう。

セキュリティ機能はサービスによりさまざまですが、通信とファイルの暗号化、二段階認証、端末制限、ログ取得、パスワードポリシー設定、バックアップ機能などを備えたサービスであれば十分なセキュリティを確保できるでしょう。

自社に必要な容量の確認や比較

オンラインストレージの多くは容量によって段階的に料金を設定しているため、自社が現在しているサーバーやストレージ使用量、オンラインストレージに移行または新たに保存したいデータの量などを、事前に正しく把握することが大切です。

WordやExcelの利用が主な場合は10GB以下で足りることもありますが、高画質の動画や図面などを多く扱う仕事の場合は、1TBを超える容量を検討する必要があるでしょう。

ファイル共有や操作のしやすさのの確認や比較

オンラインストレージはファイルの保存や管理だけでなく、共有の手段としても大きく役立つサービスです。

ダウンロードリンクの発行が容易にできるか、URLの通知をオンラインストレージ上から直接おこなえるかなどのポイントを確認し、ファイル共有の効率化に貢献できるサービスを選びましょう。

利用人数や容量の増加にかかる料金の確認や比較

企業がオンラインストレージを利用する場合、社員の増加や容量不足によって導入後に契約内容を変更する必要が出てくることもあります。

サービスによって料金が異なるのはもちろん、ユーザー数無制限で利用できるものもあるため、あらかじめ内容や料金を確認しておきましょう。

無料トライアルを実施する

オンラインストレージの選定で最も大切なのは、トライアルを通して操作性や転送速度などの実際の使用感をしっかり把握することです。

オンラインストレージの多くはトライアル向けの無料プランを設けているため、導入後のギャップをなくすために必ず実際に利用してから契約をおこないましょう。

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オンラインストレージを仕事で活用できるシーンには、社内外の相手とのファイル共有、異なる端末間でのデータ共有、リモートワークや外出中の業務などさまざまなものがあげられます。

セキュリティ機能や料金の比較、自社で必要とする容量の確認やトライアルなどをおこない、仕事に適したオンラインストレージを選ぶことで、生産性の向上やセキュリティの強化が実現できるでしょう。

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