外付けHDDをクラウド化することは、データのセキュリティ向上や運用コスト削減、柔軟な働き方の推進など、さまざまなメリットをもたらします。
また、現代のデータ管理や働き方のニーズに応える効果的な手段と言えます。
外付けHDDをクラウド化するメリットと注意点、外付けHDDをクラウド化する方法を解説します。
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外付けHDDのクラウド化とは
外付けHDDのクラウド化とは、外部のサーバー上にあるクラウドストレージサービスを使用して、外付けハードディスクドライブに保存されたデータをオンラインでバックアップやアクセスできるようにすることです。
外部のクラウドストレージサービスにデータをアップロードすることで、データのバックアップやアクセスの柔軟性を向上させるほか、様々なメリットがあります。
外付けHDDをクラウド化するメリット
外付けHDDをクラウド化するメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
外付けHDDをクラウド化するメリットを見ていきましょう。
利便性の向上
外付けHDDをクラウド化すると、インターネット経由でクラウドストレージにアクセスできます。
これにより、どの場所からでもデータにアクセスできるため、モバイルデバイスや他のコンピュータからもデータを利用することができるようになります。
また、複数のユーザーとデータを共有したり、共同で作業したりすることが容易になります。
拡張性の向上
外付けHDDの容量が不足した場合は基本的にはデータを整理して容量確保するか、新しい機器を調達するかになります。
クラウドストレージを使用することでオプション追加やプラン変更など、申し込みのみでストレージ容量を追加できるため、拡張性が向上します。
運用や保守コストの削減
外付けHDDの購入や保守、アップグレードに関連するコストを削減できます。
クラウドストレージサービスを利用するため、サーバーやストレージデバイスの管理や交換、故障対応などの作業が不要になります。
また、、バックアップと復旧の手間とコストを削減できます。
クラウドストレージサービスは通常、自動的にデータのバックアップを行い、災害やデータ損失時の復旧作業を簡素化します。
セキュリティの向上
クラウドストレージサービスは通常、データの暗号化を提供しています。
データは送信時や保存時に暗号化され、第三者がデータにアクセスしても理解できない形式で保存されます。
外付けHDDをクラウド化することで、データの暗号化が自動的に適用され、データの保護が強化されます。
また、脅威やセキュリティの脆弱性に対応するため、セキュリティパッチや最新のセキュリティ対策を適用します。
これにより、外付けHDDをクラウド化することで、セキュリティリスクに対する迅速な対応が可能となります。
さらに外付けHDDは故障、紛失、盗難など物理的なリスクにさらされる可能性がありますが、クラウドストレージはデータセンターなどの物理的な場所にデータを保管するため、これらのリスクを軽減できるなど、かなりのセキュリティ向上に期待することができます。
BCP対策につながる
データの冗長性と災害対策: クラウドストレージは複数のデータセンターにデータをバックアップするため、データの冗長性が確保されます。
これにより、災害が発生した場合でもデータの損失を最小限に抑えることができます。
外付けHDDのクラウド化により、災害によるデータの喪失や破損のリスクを軽減できます。
また、クラウド化されたデータにはインターネット経由でアクセスできるため、従業員は遠隔地からでもデータにアクセスし、作業を継続することができます。
災害や事故が発生した場合でも、オフィスにアクセスできない状況でもデータにアクセスできるため、BCPにおいて作業継続性を確保することができます。
物理的なスペースが不要になる
外付けHDDは実際の物理的なデバイスであり、データを保存するために専用のスペースが必要です。
しかし、クラウドストレージを使用すると、データをオンライン上のサーバーに保存するため、自分自身で外付けHDDを保管する必要がなくなります。
システムの老朽化への対策になる
システムの老朽化に伴い、新しいシステムへの移行が必要になる場合、外付けHDDのクラウド化はデータの移行と引き継ぎを容易にします。
老朽化対策や機器の刷新はクラウドベンダーが行ってくれるため、ユーザーはクラウドストレージにデータをアップロードしておけば、新しいシステムにデータを再度コピーする必要がなくなります。
既存のデータを簡単に新しいシステムに統合できるため、システムの刷新やアップグレードを効率的に行うことができます。
働き方改革の推進につながる
クラウド化されたデータにはインターネット経由でアクセスできるため、従業員は場所や時間に制約されずにデータにアクセスして作業を行うことができます。
これにより、従業員はオフィスに依存せずにリモートで作業を行い、柔軟な働き方を実現できるため、テレワークにも対応可能です。
外付けHDDをクラウド化する方法
実際に外付けHDDをクラウド化する方法はどうすればよいのでしょうか。
外付けHDDをクラウド化する方法を見ていきましょう。
クラウドストレージサービスの選定
最初に、外付けHDDをクラウド化するための適切なクラウドストレージサービスを選択します。
それぞれのサービスの提供するストレージ容量、料金体系、セキュリティ機能などを比較し、自身のニーズに最も適したサービスを選びましょう。
クラウドサービスの契約
選定したクラウドストレージとの契約を結びます。
選定の際に十分な確認やサービス側とのコミュニケーション、無料トライアル版を試してみるなど、適切なサービスであると判断をしたうえで契約をしましょう。
移行計画の策定
移行タイミングや移行方法などを検討します。
これはサービス選定や契約と平行して進めておくのもいいかもしれません。
余裕のあるスケジュールでデータ移行を実施するように計画を立てましょう。
運用ルールの策定
クラウドストレージは複数のユーザーが利用するのでルールを決めて利用しないと作業効率が悪くなる恐れがあります。
また、インターネット上の利用になるため、セキュリティ対策としても適切なガイドラインの策定と教育が必要です。
ユーザーとアクセス権の設定
利用するユーザーの設定とアクセス権の設定を行います。
内部不正や操作ミス防止のためにも必要最低限のアクセス権を付与するように管理しましょう。
データ移行
すべての準備が整ったら移行計画にしたがってデータ移行をして利用開始します。
適切にデータ移行がされたか、データ移行後のデータの運用や管理についても意識して利用をしていきましょう。
外付けHDDをクラウド化する際の注意点
外付けHDDをクラウド化することでメリットを多く得ることができますが、注意点もあります。
外付けHDDをクラウド化する際の注意点を見ていきましょう。
オフライン環境下での利用が出来ない
クラウドストレージはインターネット環境があれば場所や時間を問わずに利用できることがメリットですが、その反面、インターネット環境がなければ利用できない点には注意が必要です。
あまりそのような機会はないかもしれませんが、オンラインでの利用であるということは覚えておく必要があるでしょう。
サイバー攻撃のリスク
強固なセキュリティを構築していることが多いクラウドストレージサービスですが、インターネット上での利用になるので、サイバー攻撃のリスクは存在します。
多くのセキュリティ機能を備えるサービスを選んだ上で自社でできる対策はしっかりと講じることが大切です。
内部不正のリスク
ユーザーアカウントとパスワードさえわかっていれば、いつでもどこからでもアクセスできることは利便性に優れていますが、従業員による不正な持ち出しや流出などの内部不正には注意が必要です。
ログ管理をしっかり行って従業員への教育を徹底することが重要です。
ユーザーとアクセス権の管理
ユーザーとアクセス権の設定は導入時に設定しておしまいではありません。
適切なユーザーとアクセス権が設定されているか定期的に確認や見直しすることがセキュリティリスクの削減につながります。
退職者などのユーザー情報を削除することも必要です。
クラウドサービスが終了する可能性
クラウドサービスが倒産や事業縮小などによって終了した場合、代替サービスへ移行する必要があります。
自社の意志でコントロールできることではないので懸念として留意する必要があります。
移行タイミングと移行時間
移行を進めるタイミングと移行にかかる時間も考えなくてはいけません。
サービス選定と並行して進めると余裕をもって行えますが、サービスを決めてから実行すると時間にロスが生まれてしまいます。
また、移行タイミングと移行する時間によっては業務に影響を及ぼす可能性があるので、適切なスケジュールで進めることが求められます。
外付けHDDをクラウド化して業務を効率化しよう
外付けHDDのクラウド化にオンラインストレージを利用することで、様々なメリットがあるので業務を効率化することが期待できます。
オンラインストレージであるセキュアSAMBAは、アクセス経路とファイルが全て暗号化されていて、ログ管理や二段階認証などセキュリティ機能も豊富で強固なセキュリティで安心して利用することができます。
外付けHDDをクラウド化は無料から使えるセキュアSAMBAの利用してクラウド移行のメリットを獲得してみてはいかがでしょうか。
