クラウドストレージの解約は、データの保管やアクセス方法に大きな変更をもたらす重要な決断です。
影響を抑えて今後をスムーズにするためには、クラウドストレージを解約する前後にはいくつかの重要な手順と考慮すべき要素があります。
クラウドストレージの解約前に実施すべきことや解約によって引き起こされる可能性のある影響について確認していきましょう。
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クラウドストレージの解約を決断する主な理由
クラウドストレージの解約を決断する理由はどのようなものがあるでしょうか。
クラウドストレージを解約する主な理由を見ていきましょう。
コスト削減がしたい
クラウドストレージは、毎月の定額コストが発生することが一般的です。
ユーザーライセンス制の場合は、利用人数が多いほど毎月の負担が大きくなりやすいです。
クラウドストレージを解約することでそれらのコストは削減することができます。
特に利用頻度が低く、未使用のデータ保管場所にしている場合には費用対効果も低く、解約によるコスト削減を考える要因になるでしょう。
セキュリティ面への不安
クラウドストレージは、インターネット上にあるストレージを利用するサービスなので、自社の業務情報をインターネット上に置くことになります。
万が一、セキュリティ事故が起きてしまった場合には重要なデータが流出してしまうリスクがあります。
セキュリティ事故はクラウドサービス側の過失よりも、利用者の内部不正や利用者を狙った攻撃などによる被害の方が大きく、完全に防ぐことが難しい現状があります。
不適切な使用があったり、セキュリティインシデントが発生した場合、クラウドストレージに限らずサービスを解約するという判断になることは多いでしょう。
使い勝手が悪い
操作性や自社での使い勝手は導入前に慎重に検討しなければいけない要素ですが、実際に運用をしてから合わなかったというケースもあります。
さまざまなサービスがある中で使い勝手が良いものを選ぶ必要があるので、使い勝手が悪いという声が多く社内であがれば解約し別サービスに移行するという決断になるでしょう。
クラウドストレージを解約する前にすべきこと
クラウドストレージを解約する前にはどのようなことをする必要があるでしょうか。
クラウドストレージの解約前にすべきことを見ていきましょう。
契約期間を確認する
クラウドストレージの契約期間の確認をしましょう。
契約更新日を超えてしまうと余計に費用がかかることになるので適切なタイミングで解約を行うことが重要です。
解約が一定期間出来ないものであったり、通知から一定期間後に解約されるものがあるので、解約を検討している段階で早めに問い合わせをするといいでしょう。
解約手続きを確認する
事前に解約手続きを確認しておくことをおすすめします。
契約更新日の直前になって、契約解除の方法がわからないことでうっかり契約更新してしまうことになるリスクを抑えるためです。
契約期間を確認するとともに解約手続きに関しても問い合わせしておきましょう。
データ移行方法を検討する
クラウドストレージに格納されているデータをいつ誰がどこに移行するかを検討しましょう。
余裕をもった移行計画を立てて、直前に慌てないようにすることが大切です。
これらをしないと解約した瞬間に必要なデータが失われてしまうことになるので、解約前にしっかりと移行や保管をしておきましょう。
バックアップを取得する
解約する前に、クラウドストレージに保存されているデータやファイルのバックアップを作成してください。
ローカルコンピュータや別のストレージデバイスにデータをバックアップすることで、重要な情報を失うリスクを軽減できます。
クラウドストレージを解約した後にすべきこと
クラウドストレージの解約前にすべきことをし、解約した後にはどのようなことが必要になるのでしょうか。
実際にクラウドストレージを解約した後にすべきことを見ていきましょう。
データ移行を実施する
解約後にデータを必要とする場合は、データを別の場所に移行する必要があります。
バックアップをローカルコンピュータや別のストレージデバイスに復元するか、別のクラウドストレージサービスにデータをアップロードするか、解約後のデータ保管場所に適切に移行をしましょう。
アカウントやデータの削除
解約後、不要なアカウント情報が残っていないか確認し、アカウントを削除してください。
アカウントには個人情報が含まれている場合があり、プライバシー保護のためにアカウントを削除することが重要です。
同様にデータも自分で確実に削除した方が安心して解約することができます。
適切にクラウドストレージを解約しないことで起きる影響
適切にクラウドストレージを解約しないとどのような影響が生じるのでしょうか。
クラウドストレージの解約の影響を見ていきましょう。
データの消失
解約手続きを行わずにクラウドストレージを放置すると、アカウントが削除されてそれに伴って保存されているデータも削除される場合があります。
重要なデータやファイルが含まれている場合、それらを失う可能性があります。
また、事前に移行やバックアップをしないまま解約してしまうことでもデータを消失してしまうでしょう。
料金の発生
解約手続きを行わないままにしておくと、クラウドストレージベンダーからの料金請求が継続される可能性があるので、解約を忘れると、余分な費用が発生することになります。
また、振り込みなどを無視している状態になれば訴訟などのトラブルにつながる可能性もあります。
セキュリティのリスク
解約したクラウドストレージアカウントには、個人情報や重要なデータが残っている可能性があります。
アカウントが無効化されていない限り、悪意のある第三者によってアカウントに不正アクセスされる可能性があります。
適切なサービスを利用していれば解約後の処理もしっかりされるでしょうが、安全ではないサービスや海外の無料サービスの場合は確認が取れないこともあるので注意が必要です。
クラウドストレージを解約することで起きる影響
クラウドストレージの解約を正式にした場合でも影響は起きます。
これらのクラウドストレージの解約の影響を受けないためにも適切な解約や解約前後の準備が必要になります。
データの喪失
クラウドストレージからデータを削除するため、解約後にデータがアクセスできなくなります。
解約前にデータのバックアップを取得していない場合、重要なデータが永久に失われる可能性があります。
アクセスの停止
解約後、クラウドストレージへのアクセスが停止されます。
これは、データのアップロードやダウンロード、共有、編集などの操作ができなくなることを意味するので、解約前に必要なことをしておかなければいけません。
セキュリティを考える必要性が出る
クラウドストレージの利用でもセキュリティ面の不安はあるでしょうが、ファイルサーバーなどもリスクはあります。
クラウドストレージは知識がなくても強固なセキュリティが構築されていることが多いですが、自社でファイルサーバーを構築する場合は、セキュリティ構築を自分で行う必要があるので専門知識が必要になります。
設定ミスなどがあると重大なセキュリティ事故へ発展する懸念があります。
容量拡張の際のコストや手間が出る
クラウドストレージの場合はプラン変更やオプションの追加などによって容量の拡張を簡単に行うことができます。
ファイルサーバーなどに変更すると、ストレージ容量が不足して増やしたい場合には、ストレージの調達や交換、増設などの手間やコストが発生します。
運用や保守の必要性が出る
クラウドストレージはクラウドストレージベンダーが運用や保守を行ってくれます。
たとえば、OSやセキュリティソフトのバージョンアップ対応や老朽化対応などですが、自社で行うと、手間やコストが発生してしまいます。
BCP対策を考える必要性が出る
自社とは物理的に離れた場所にデータを格納するクラウドストレージは、BCP対策としても有効なものですが、解約すればその効果は失われます。
自社に設置したファイルサーバーを利用する場合は、被災した場合などにデータが消失してしまうリスクがあります。
クラウドストレージの解約は慎重に進めよう
クラウドストレージを解約することで、コスト削減を期待できますが、様々な懸念事項がある場合もあります。
本当にクラウドストレージの利用をやめるべきなのかどうかを慎重に検討して解約を進めましょう。
現在のクラウドストレージに不満がある場合は、別の高機能なサービスに乗り換える事も手です。
クラウドストレージのセキュアSAMBAはアクセス経路とファイルが全て暗号化されるため、セキュリティも強固で安心して利用することができます。
ログ管理や二段階認証などセキュリティ機能も豊富で、シンプルな操作で直感的に使うことが可能です。
また、ストレージの容量もプランやオプション追加によって柔軟に変更できるため、ストレージ圧迫時にも臨機応変に対応可能です。
現在のクラウドストレージサービスの機能やセキュリティに不満があって解約を検討している場合は、無料から使えるセキュアSAMBAの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。
