業務効率を上げたり、リモートワークを可能にするためにも、ほかのパソコンとファイルを共有する必要性は高まっています。
ほかのパソコンとファイル共有するにはさまざまな方法があるため、適切な方法を選択する必要があります。
ほかのパソコンとファイル共有する方法やメリット、注意点について確認していきましょう。
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ほかのパソコンとファイル共有が必要になる場面
ほかのパソコンとファイル共有が必要になる場面とは、どのような場面でしょうか、
ほかのパソコンとのファイル共有の必要性を見ていきましょう。
外出先で仕事しなければならないとき
外出先でどうしても仕事をしなければならないときは、デスクに置いてあるパソコンとは異なるパソコンから仕事をしなければならないこともあります。
たとえば、業務中使っているパソコンがデスクトップであれば、外出先で使うパソコンはノートパソコンやタブレットであり、通常とは異なるパソコンしか手元にないこともあるでしょう。
そのような場合で仕事をしなければならない場合は、ほかのパソコンとファイル共有をせざるを得ない状況となります。
リモートワークをするとき
リモートワークをする際は、会社で使用しているパソコンと異なるパソコンを使うことが多いです。
近年は働き方改革などの影響から、リモートワークを推奨している企業も多いですが、リモートワークのために、会社のパソコンを持ち出したり貸し出したりすることは、情報漏洩のリスクを高めます。
持ち出す代わりに、ファイル共有することで好きな場所から仕事ができるように調整している企業も多いです。
ほかのパソコンとファイル共有ができれば、リモートワークもスムーズに進むためファイル共有方法を確認することは必須と言えます。
営業活動などで資料を見せるとき
営業活動の際に、多くの資料を持っていくことは営業活動の一環として正しい行為と言えますが、多くの資料があると持っていくのも大変です。
また、何か1つでも資料を忘れてしまえば完璧な状態で営業活動をすることも難しくなるでしょう。
もしもほかのパソコンとファイル共有ができており、手持ちのパソコンからでも資料を確認することができるのであれば、資料の数を減らすことができます。
ほかのパソコンとファイル共有する方法
ほかのパソコンとファイル共有する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
ほかのパソコンとファイル共有する方法を見ていきましょう。
外部装置を利用する
外部装置とは、USBメモリやDVDメモリのことです。
外部装置にデータを保管しておけば、ほかのパソコンとファイル共有することができます。
しかし、外部装置の場合、パソコン同士の互換性がなければファイルが見れない恐れもあったり、小さな衝撃で破損する恐れもあるため、注意が必要です。
また、外部装置は紛失する恐れもあるため、簡単に情報漏洩してしまうこともあります。
外部装置を利用することで、ほかのパソコンとファイル共有することはできますが、紛失や破損の恐れもあるため、扱う際は慎重に扱うことが大切です。
転送する
ほかのパソコンにファイルを転送する方法もあります。
メールに添付したり、チャットツールなどで送ることで、ほかのパソコンでもファイルを扱うことができます。
しかし、メールでの添付などは送信先を間違えてしまうと情報漏洩となってしまい大変です。
また、メールでファイルを共有することは認めていない企業もあり、ファイル添付自体がそもそもできない場合もあるかもしれません。
転送してファイル共有をする場合は、情報漏洩にならないよう慎重に送る必要があります。
共有ドライブを利用する
共有ドライブを利用して、ファイルを共有する方法もあります。
共有ドライブは無料で利用できるものも多く、アカウントさえ登録しておけば誰でも利用が可能です。
たとえば、ドライブにはGoogleドライブなどがありますが、これらの共有ドライブは無料で利用できる一方、共有できるファイルのサイズの上限が決まっていることもあります。
また、簡単に不正アクセスを許してしまい情報漏洩するリスクもあるため、注意が必要です。
共有ドライブを利用してファイル共有する場合は、共有後はすぐに削除するなどの行動も大切となります。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージは、多くの会社が提供しているファイル共有サービスであり、セキュリティレベルが高いため安心してファイルの共有ができます。
また、使用できるユーザーを制限することもできるため、会社ではない場所でファイルを共有したい場合は、最も安心できるツールです。
オンラインストレージであれば自社で管理ができるため、ファイルが流出する恐れもなく、在宅や外出先でも安心してファイルの閲覧ができます。
ファイル共有は情報流出などのリスクがあるため、悩みを抱いている人も多いでしょう。
オンラインストレージであれば、安心してファイル共有ができるためおすすめです。
しかし、オンラインストレージはサービスを提供している会社によって料金や内容も異なります。
適切なサービスを見つけることが大切なため、まずはさまざまなオンラインストレージを比較検討することが大切です。
ほかのパソコンとファイル共有するメリット
ほかのパソコンとファイル共有するメリットとはどのようなものなのでしょうか。
ほかのパソコンとファイル共有するメリットを見ていきましょう。
ほかの場所からアクセスが可能になる
ほかのパソコンとファイル共有することで、ほかの場所からでもアクセスが可能になります。
たとえば、外出先や営業先など、会社にいない状況でもファイルの共有ができるため便利です。
会社ではない場所で資料やファイルが必要となることは多々あります。
その際に、ほかのパソコンからでもアクセスできれば、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
複数人で共同作業ができる
ほかのパソコンとファイル共有できれば、複数人で同時に共同作業をおこなうことができます。
共有ができない場合、自分の作業が終わってから相手に回し、相手が終わったら再度戻してもらう作業を永遠と繰り返さなければなりません。
しかし、ファイル共有をしておけば、いちいちファイルのやり取りをせずとも同時に作業ができるため、負担も下がります。
複数人で共同作業ができるだけでなく、スムーズに仕事を進めることで業務効率も上がるため、ファイル共有はメリットが高いです。
リモートワークを可能にする
ファイル共有ができれば、どこからでもファイルにアクセスができ、仕事を進めることもできます。
そのため、リモートワークも可能です。
近年、働き方改革によりリモートワークを進めている会社は多いですが、ファイルの共有ができず結局リモートワークができる業務が限られていることもあります。
リモートワークは場所に縛られずに自由に働くことができる点がメリットですが、仕事に制限が生じる状態では導入は難しいでしょう。
しかし、ほかのパソコンからでもアクセスができるようファイル共有ができている環境が整っていれば、リモートワークは可能ですし、自由に働けるため従業員のモチベーションを上げることもできます。
ほかのパソコンとファイルを共有する際の注意点
ほかのパソコンとファイル共有することはメリットもありますが、注意点もあります。
ほかのパソコンとファイル共有する際の注意点を確認しましょう。
情報漏洩に気を付ける
ファイル共有をする際は、情報漏洩に気を付けましょう。
オンラインストレージであれば、セキュリティレベルも高いため情報が漏洩する心配はありません。
しかし、USBメモリなどでファイル共有をする場合、情報が流出するリスクもあるため注意してください。
とくに、メールに転送してファイル共有する場合は、宛先を間違えてしまうだけで一大事です。
また、USBメモリによるファイル共有も紛失する可能性もあるため慎重に扱わなければなりません。
ファイル共有は便利ではありますが、使用するツールなどによっては危険である可能性も高いため、注意しましょう。
ファイルをしっかりと保護する
ファイル共有をする場合、ファイルはしっかりと保護した上で共有しましょう。
ほかのパソコンとファイル共有する場合、会社以外で共有することが多いはずです。
しかし、会社以外でファイルを確認する場合は、無関係の人に見られたり流出することがないようにしっかりとファイルを保護することが求められます。
たとえば、以下のことに気を付けるだけでも、ファイルを保護することが可能です。
- 会社外でファイルを閲覧する場合は、周囲に人がいないことを確認する
- パソコンから離れる場合はパソコンをロックする
- 無料のWi-Fiなどを使わない
これらはファイル共有の際だけでなく、閲覧や作業をする際にも注意しておきたいポイントです。
アクセス制限を設定する
ファイルを共有する場合は、社外でもデータが守れるようにファイルのアクセス制限を設定すべきです。
仮にUSBメモリなどで共有する場合は、USBメモリ自体にパスワードを付けたりなどして、誰でも閲覧ができないように設定しましょう。
オンラインストレージであれば、そもそもアクセスできるユーザーの制限を設定することができます。
ファイルの保護を個人にゆだねるのではなく、会社が責任もって守るためにも、オンラインストレージを利用してファイル共有をすることがおすすめです。
ほかのパソコンとのファイル共有にセキュアSAMBA
ほかのパソコンとファイルを共有することで、業務効率を上げたりリモートワークを可能にしたりなど、さまざまなメリットがあります。
しかし、ファイル共有をするためにはファイル自体を保護しなければ情報漏洩の恐れもあるため、慎重におこなうべきです。
ファイル共有をする場合は、USBメモリや転送などの方法がありますが、オンラインストレージでファイル共有することがもっとも安全な方法といえます。
オンラインストレージであればファイル自体が保護されるだけでなく、アクセス制限の設定もできるため、個人に責任をゆだねるのではなく会社で管理することが可能です。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAであれば通信を暗号化することでファイルを保護できるだけでなく、アクセス制限を設定しながら保護することもできます。
ファイル共有は、業務を進めるためにもメリットが高いため導入した方が良いですが、リスクもあります。
無料から使えるセキュアSAMBAを利用したほかのパソコンとファイル共有方法を検討してみてはいかがでしょうか。
