様々なWebサービスがリリースされてるなかで、ビジネスで利用する、会社で導入をするという機会も増えていることでしょう。
しかし、利用するWebサービスが増えるということは、アカウントの数も増えていきます。
これらのアカウント管理が疎かになれば、多くのリスクが顕在化してきます。
アカウント管理の方法やアカウント管理ルールを理解して適切な管理運用をできるように確認していきましょう。
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アカウント管理に適切な方法やルールが必要な理由
アカウントは一般的にIDとパスワードで認証されます。
また、指紋認証や所有物（セキュリティトークンなど）で認識される場合もあります。
アカウント管理に適切な方法やルールが必要な理由を見てみましょう。
情報漏えいを防ぐため
適切なアカウント管理は、情報漏えいを防ぐために必要です。
アカウントは、Webサービスにおいて登録者本人がアクセスしているかどうかを識別する重要な要素です。
アカウント管理の方法やルールが不適切な状態だと、第三者にアカウント情報が漏れやすくなります。
アカウント情報が悪意のある第三者に漏れてしまった場合、アカウントを入手した相手は、なりすましをしてサービスへの侵入を行います。
アカウントが漏えいすることで、登録者の個人情報はもちろん、仕事上の重要情報もまた外部に流出してしまうリスクが高まってしまうでしょう。
このような情報漏えいを防ぐためにも適切なアカウント管理の不法やルールが必要になるのです。
不正利用を防ぐため
適切にアカウントを管理し、管理ルールを作成することは、不正利用を防ぐためにも必要です。
アカウント情報（IDやパスワード）を手に入れた第三者は、登録情報を見るだけでなくWebサービスを不正に利用できるようになります。
例えば、ネット上で取引が可能なネット銀行のアカウントが漏えいしたとしましょう。
アカウントを手に入れた相手は、遠隔操作で預金を勝手に引き出したり、別の口座に移し替えたりするなどの操作ができてしまうことになります。
アカウント情報が漏えいすれば利用できるすべてのサービスに同じことが言えるので、不正利用を防ぐためにもアカウント管理を厳重にする必要があるのです。
ビジネスを効率化するため
アカウント管理を適切に行うことは、ビジネスの効率化とも関係があります。
アカウント情報が整理されていないと、正しいIDやパスワードが分からず各サービスのログインに時間がかかってしまいます。
アカウント情報を忘れてしまったユーザーのために、多くのサービスが新しいIDやパスワード設定のシステムを用意しているのは確かです。
しかし、アカウントを再設定するには、メールを確認したり、新しいパスワードを考えたりする時間がかかります。
このような非生産的時間が積み重なれば、仕事の効率が悪くなってしまうでしょう。
アカウント管理の方法
具体的なアカウント管理の方法としてはどのようなものがあるのでしょうか。
各アカウント管理の方法のメリットやデメリットなども比較しながら確認していきましょう。
自分で記憶する
もっとも簡単なアカウント管理方法といえば、「自分で記憶する」ことです。
使用しているサービスの種類が少ないなら、自分でアカウントを記憶するのが最も安全です。
自分の頭の中にだけアカウント情報を保存しておけば、第三者に盗み見られる可能性は確実に排除できます。
しかし、記憶できる情報には限界がありますし、忘れてしまえば入力することはできません。
また、複雑なパスワードを複数覚えておくことは現実的ではないという部分もあります。
ノートやメモ帳に書いて保存する
ノートやメモ帳に書いてアカウント情報を保存しておく方法は、間違いが少ないアカウント管理方法です。
デジタルツールを扱いなれていない従業員でも確実にアカウントを保存できるでしょう。
アナログな方法だからこそ、コンピューターウィルスやデバイスの故障に影響されない強みもあります。
しかし、ノートやメモ帳を落としてしまうと、アカウント情報が丸ごと紛失してしまう危険性があります。
また、机の上などにノートやメモ帳を放置して席を離れると、簡単に第三者に盗み見られてしまう、持ち去られてしまうなどのリスクもあります。
ブラウザに保存する
ログイン時に入力されたアカウント情報を記録する機能をもつブラウザもあります。
ブラウザに保存されたアカウント情報は次にログインする際自動入力されるため、ユーザーが覚えておく必要はありません。
これはとても便利な機能なのですが、一方で不正利用されやすいというデメリットも抱えています。
ブラウザ固有のアカウント情報が漏洩するだけで、保存されているすべてのアカウント情報が第三者から丸見えになってしまうためです。
このような背景から、ブラウザにアカウント情報を保存させることはセキュリティ面から望ましくないとされています。
パソコン内のメモ帳やファイルに保存する
パソコン内のメモ帳やファイル（エクセル・ワード等）にアカウント情報を保存するという方法もあります。
デジタル情報として保存しておけば、パスワードを変更した場合でも上書きが簡単です。
また、サービス名とパスワードを対にして保存しておけば、今使いたいサービスのアカウント情報を文字検索機能で楽に発見できるでしょう。
しかし、メモ帳やファイルが保存されたパソコンに誰でもアクセスできる状況ならアカウントは大きな危険にさらされることになります。
登録者のみが内容を閲覧できるようにするには、ファイル自体にもパスワードをかける工夫が必要です。
さらに情報がパソコン内部に保存されているため、ウィルスによって情報を盗み見られてしまう危険性も出てきます。
外部媒体に記録する
USBメモリやCD-ROMなどの外部媒体にアカウント情報を保存し、管理する方法もあります。
外部媒体はデジタル情報なので、パソコン内部のメモ帳やファイルと同様のメリット（上書きや検索の利便性）を得られます。
パソコン本体と切り離して保管できるため、インターネットからのウィルス侵入に備えられる利点もあります。
しかし、小型で持ち運びのしやすい外部媒体は、気が付かないうちに紛失してしまうリスクがあります。
さらに様々なパソコンに接続される中で、ウィルスを媒介する危険性も指摘されています。
アカウント管理アプリを利用する
アプリを利用して、アカウント管理を効率化する方法もあります。
アカウント管理ができるアプリには、外部と接続しなくても動くスタンドアロン型とネット上で動くクラウド型があります。
スタンドアロン型はローカル環境にアカウント情報を保存するため、ネット経由の情報漏えいを防ぎたい人には安心です。
ただしローカル環境（パソコン）が物理的に壊れてしまうと、アカウント情報のすべてを失うことになります。
クラウド型のアプリは複数のデバイスで利用できるため、利便性は高いです。
ただし、ネットから情報漏えいが起こる危険性は常に存在します。
クラウド型アプリを提供するサービス元のセキュリティ対策をしっかり確認してから、導入すべきかどうかを決定しましょう。
アカウント管理ルールのポイント
安全なアカウント管理を行うために、アカウントの取り扱いに対するルールをあらかじめ決めておくと良いでしょう。
アカウント管理ルール作りのヒントとなるポイントを見ていきましょう。
他人の目が届くところにアカウント情報を置かない
アカウント管理ルールの基本として定めておきたいのが、「アカウント情報は他人の目の届くところに置かない」というものです。
ログイン時にアカウント情報をすぐに確認できるよう、パソコンの画面に付箋で貼り付けたり、机の上のメモ帳に書きつけたりしていては、自分だけでなく他人も簡単にアカウント情報を確認できてしまいます。
アカウント情報は人の目に触れないところに隠しておくものだということを、社内で周知徹底しましょう。
物理媒体に記録するなら保管場所のルール作りも必要
ノートやUSBメモリなどの物理媒体にアカウント情報を保存するなら、それらをどこに保存するのかというルール作りをしましょう。
机の上に放置したり、鞄の中に入れっぱなしにしたりすると、盗み見や紛失の危険性が大きくなります。
また、簡単に開けられるようなキャビネットの中も安全性が高いとは言えません。
金庫の中など、鍵を持っている人しか開けられない場所に保存するのが理想です。
推測されにくいパスワードを作る
アカウント情報の鍵となるパスワードには、推測されにくいものを設定するのが鉄則です。
自分の名前や誕生日、電話番号など、個人情報からすぐに推測できるパスワードを作るべきではありません。
同じ文字の連続や辞書にある言葉なども望ましくありません。
逆に大文字、小文字、数字、記号など複数の文字を使い、長さがあるランダムなパスワードは推測されにくいです。
推測されにくいパスワードを作るのは、アカウント管理の初手と言えるでしょう。
パスワードは使いまわさない
「複数のサービス間でパスワードを使いまわさない」というルールは、セキュリティの基本として聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。
パスワードの使いまわしが禁止される理由は、ひとつのサービスのパスワードが漏れただけで、他のサービスのアカウントも危険にさらされるからです。
面倒でもサービスごとに別のパスワードを設定するようにしましょう。
覚えやすいパスワード作成のルールを決めておく
いくつもパスワードを作らなければならないと、文字列を考えるのも、パスワードを覚えるのも大変な作業になります。
そんなときは、自分だけが知っているパスワード作成のルールを考えておくと良いでしょう。
例えば、パスワード作成の土台となるアルファベットの文字列を1つだけ決めておき、そこに使用するサービスの名称を追加していくという方法があります。
アルファベットの一部を一定のルールで数字に変化させれば、さらに強いパスワードができます。
パスワードとIDを別の場所に保存
アカウント情報を構成する主な要素は、IDとパスワードです。
一般的にはこのふたつが揃わなければ、サービスにログインできません。
だからこそIDとパスワードを別の場所に保存するというルールは、アカウントの安全管理に役立つでしょう。
このルールに従えば、ひとつの保存場所が外部に漏れてもアカウントを守れます。
例えばIDはパソコンのメモ帳に保存しパスワードはノートに書いておけば、アカウントの安全性を高められるでしょう。
サービスによってアカウント管理の方法を変更する
サービスの内容によって、アカウント管理の方法を変更するルールを設けても良いでしょう。
例えば金融系サービスのアカウントなど絶対に流出をさせてはならないものに関しては、ノートに書いて鍵付きの棚に保管しておく方法が考えられます。
一方日常的に使う数多くのサービスアカウントは、パソコン上のエクセルファイルに保存し、自分で記憶できるパスワードでロックします。
この例では最重要アカウントをインターネットから遮断して厳重に守る一方、その他のアカウントをパソコン上に保存して利便性を高めています。
ログイン通知機能をオンにしておく
適切なアカウント管理のために、サービスのログイン通知機能をオンにしておくというルールも考えられます。
ログイン通知機能とは、普段とは違う環境からログインがあったとき、通知を行う機能のことです。
ログイン通知機能をオンにしておくことで、アカウントの不正アクセスに気づきやすくなり、早期対応が可能になります。
アカウント管理機能が強力なサービスを選択する
サービスそのものに様々なアカウント管理機能が付属している場合もあります。
例えば一時的にアカウントをロックできる機能や、ログインに何回か失敗するとアカウントロックされる機能などがあります。
競合サービスの中から採用する一社を選ぶときに、アカウント管理機能も比較ポイントの1つとしてみてください。
適切なアカウント管理方法を選んで情報を守ろう
適切なアカウント管理は自社と顧客の情報を守ることにつながります。
アカウント管理方法の種類にはさまざまなものがあります。
自社にとって適していると思われるものを採用していきましょう。
なお、ビジネス上の情報が蓄積されるオンラインストレージのアカウントも非常に重要な存在です。
セキュアSAMBAには、緊急時アカウントロック機能、アカウント有効期限設定機能などのアカウント管理機能が備わっています。
ビジネスで導入するオンラインストレージをお探しの方は、セキュアSAMBAのセキュリティ機能を確認してみてください。
