ペーパーレス化の効果とは？ペーパーレス化で得られる6つの効果

デジタル化や業務効率化の実現にはペーパーレス化を進める必要があります。

しかし、ペーパーレス化の効果や適切な進め方を理解しなければ無意味なものとなってしまったり、実際に失敗してしまうこともあります。

ペーパーレス化の効果や、効果を得るためにどのように進めるべきなのかを確認していきましょう。

ペーパーレス化の効果とは

ペーパーレス化とは、紙などの資料を電子化し、紙の使用や量を減らす行為のことです。

ペーパーレス化の効果には、ただ単に紙の削減というだけでなく、デジタル化を進めて業務効率化を目指すなどの部分もあります。

ペーパーレス化の効果について詳しく見ていきましょう。

働き方改革の推進につながる効果

紙での確認がメインだった場合、職場に出勤しなければできなかった仕事も多いですが、ペーパーレス化により電子化を進めるだけで、職場にこだわらない多様な働き方が可能になります。

デジタル化による効率化という面だけでなく、リモートワークや在宅勤務などができるようになり、働き方改革の推進にもつながるでしょう。

働き方が柔軟になれば、従業員の働く効率やモチベーションも上がり、さまざまな人材の確保などの効果も期待できます。

コスト削減につながる効果

ペーパーレス化を進めることで、紙の印刷代や印刷用紙の料金を削減することが可能です。

業務上必須となる紙の料金は、固定費として仕方なく支払っている企業も多いでしょう。

しかし、ペーパーレス化を進めることができれば、印刷代や用紙の固定費を削減することができます。

また、紙の場合は管理するコストや探すコスト、共有するコストなども必要になるので、ペーパーレス化を進めることでさまざまなコストの削減につながるでしょう。

業務効率化につながる効果

ペーパーレス化を行うことで、アナログ業務のデジタル化が進み業務効率が高まる効果が期待できます。

例えば、会議に必要だった資料も印刷せずに済むため、印刷する時間やまとめる時間がなくなります。

また、電子契約などを進めることで書類の印刷や郵送、押印の手間を省けるでしょう。

さらに、ペーパーレス化によって書類をデータ化すれば、タブレットやパソコンですぐに確認もできますし、共有もしやすくなります。

ペーパーレス化は、時間の節約ができるだけではなく、物理的にデータが紛失するリスクを下げることもでき、業務を円滑に進めることもできるでしょう。

SDGsの取り組みによる効果

ペーパーレス化により紙の使用を抑えることは、SDGsの取り組みとしても考えることができます。

SDGsとは、世界各国にはびこる環境問題などに取り組み、より良い世界にするための活動です。

多くの企業がSDGsに取り組むようになっており、ペーパーレス化は最も手っ取り早くSDGsに取り組める活動と言えるでしょう。

SDGsへの取り組みの認識は広まっており、SDGsに取り組むことで企業の信頼やイメージの向上につながる部分もあります。

セキュリティ強化につながる効果

ペーパーレス化をすることで、大切な書類や資料を保護することが可能です。

紙での保管は、紛失のリスクがあるだけではなく、適切な破棄をしなければ情報が漏洩してしまうことも考えられます。

また、災害時に破損することもあり、非常事態における保管方法がなされていない部分も問題です。

一方、ペーパーレス化することで、簡単に電子化したデータを見ることができ、非常事態に陥った時でも確認することができます。

電子化することでセキュリティに不安を抱く人もいますが、むしろ電子化することでセキュリティレベルを高めて、強固に保護することが可能です。

アナログではできなかった保護が可能となるため、大切な資料を安全に保管することができるでしょう。

ペーパーレス化を効果的に進めるには

ペーパーレス化の効果を得るためには、適切な進め方が求められます。

ペーパーレス化を効果的に進めるためにはどうすれば良いのか確認していきましょう。

ペーパーレス化の目的を決める

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、なぜペーパーレス化を進めるのか、目的を決めましょう。

目的が定まっていなければ、ペーパーレス化を進めるための準備も整いません。

また、ペーパーレス化をすることだけが目的となってしまうと、使いこなすことも結果を出すことも不可能です。

なにを実現するためにペーパーレス化を進めるのかという目的を定めてそれらを効果的に実現するためにペーパーレス化をどう進めるべきかを考えていくことが必要です。

ペーパーレス化をする範囲を見定める

ペーパーレス化を進める際は、どの書類をペーパーレス化するのか、書類の見極めやペーパーレス化をする範囲も大切となります。

例えば、契約書類や営業書類など、電子化する方が業務効率が上がり扱いやすいものはペーパーレス化しましょう。

一方、法律上、紙で保管しなければならない資料もあります。

紙で保管することが必須である書類を電子化しても意味はありません。

まずは、どの書類をペーパーレス化するのか、どの程度のペーパーレス化を実現するのか、という部分を社内で合致させることが大切です。

導入するツールを検討する

導入するツールについては、比較検討しながら決めることが大切です。

例えば、ペーパーレス化を進めるために導入されることの多いオンラインストレージは、多くの企業がリリースしています。

それぞれのサービスで料金や操作性、オプションなどが異なるため見極めることが必要です。

導入するツールについて要検討しなければ、コストだけが膨大になり、使いこなすことができない可能性もあるでしょう。

誤ったツールを導入しないように、しっかりと比較検討して決めてください。

運用ルールを周知させる

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、運用ルールを周知させることが大切です。

従業員によっては、これまでのアナログな方法に慣れている人もいるでしょう。

どうしても新しい方法に慣れない人はいるため、まずは運用ルールを周知させることが優先です。

運用ルールを周知させればツールの使い方も理解でき、誤った使い方をすることもなくなります。

ペーパーレス化による社内効果を確認する

ペーパーレス化により、どのような効果を期待するのか確認しましょう。

効果的にペーパーレス化を進めたいのであれば、どのような効果があるのか確認しながら進めていく必要があります。

ペーパーレス化による社内効果とは、例えば以下の通りです。

• 業務効率を上げる
• 従業員の残業を減らす
• 柔軟な働き方が可能となる

社内にもたらす効果を確認し、実際にその効果を得られているのか確認しながら進めることが大切です。

仮に効果を得られていない場合は「何がだめだったのか？」と原因を探ることも必要となります。

なんとなくペーパーレス化を進めていては効果を得ることはできないため、明確な目的や効果を考えながら進めていきましょう。

ペーパーレス化の効果を多く得るためのポイント

ペーパーレス化を進めることでさまざまな効果を得ることができますが、より多くの効果を得るためには、何が大切なのでしょうか。

ペーパーレス化の効果を多く得るためのポイントについて確認しましょう。

長期的な計画を考える

ペーパーレス化は、一朝一夕で効果を得られるものではありません。

長期的な計画を考えた上で、ペーパーレス化を進めましょう。

例えば、どのようなツールを導入し、従業員にはどのように取り組ませるのかなど長期的な計画を考えることが、ペーパーレス化でより多くの効果を得るためのコツと言えます。

セキュリティを重視

ペーパーレス化を進めるにあたり、重要なことはセキュリティレベルです。

セキュリティを重視しなければ、ペーパーレス化をしたところで情報漏洩の被害にあうことも考えられます。

強固なセキュリティが担保されている上でペーパーレス化を進めなければ、失敗に終わる可能性も高いです。

運用当初は効果があっても、場合によっては持続できないことも考えられるため、まずはセキュリティを重視した上でペーパーレス化を進めましょう。

常にトレーニングをする

ペーパーレス化を一度はじめただけで、すぐに効果を得られるわけではありません。

導入したツールに全ての従業員が慣れるわけでもないため、月に1度のペースでも使い方や講習を行うことが大切です。

ペーパーレス化による効果を得るためには、実際に利用する従業員の理解を得ることが必須となります。

定期的に講習会を開いたりトレーニングを行うことで、ペーパーレス化の効果を得やすくしましょう。

新しいことにも挑戦する

ペーパーレス化は、これまでアナログな態勢だった企業ほど効果を得ることができます。

しかし、アナログな方法に慣れてしまうと、ペーパーレス化に消極的であったり、新しい文化に慣れることができず失敗に終わる可能性も高いです。

今後、デジタル化が当たり前となりつつある現代において、ペーパーレス化を無視することはできないでしょう。

ペーパーレス化は、これまで触ってきたことのないツールに触れたり、新しい文化を定着させる切っ掛けになります。

これまでとは異なる文化だとしても新しい文化に挑戦していくことが、ペーパーレス化でより多くの効果を得る秘訣です。

ペーパーレス化を効果的に進めるツール

ペーパーレス化を効果的に進めるには、どのようなツールがあるでしょうか。

効果的にペーパーレス化を進めるためのツールについて確認しましょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、ネット上に資料や書類を保管できるサービスです。

オンラインストレージを利用すれば、これまで紙に印刷して共有していた書類をネット上で簡単に共有することができます。

また、メールによる添付を行わずとも、オンラインストレージ上で簡単にファイル共有が可能です。

メールや送付することで書類を共有することは情報漏洩の危険性が高いですが、オンラインストレージであればセキュリティレベルが高く、安全にデータの保管ができます。

さらに、悪意ある第三者の侵入を防ぐこともできるため、保護された状態で共有することも可能です。

まずはオンラインストレージを導入するだけでネット上での書類の共有が可能となるため、ペーパーレス化を進める際は最初にオンラインストレージを導入すると良いでしょう。

文書管理システム

文書管理システムとは、これまでアナログで行っていた文書の管理をネット上で行えるサービスのことです。

例えば、紙で保管していたものを電子化して保管したりなど、さまざまな使い方があります。

ペーパーレス化には、これまで紙として保存していたものも電子化する業務が必須です。

文書管理システムを導入することで、紙として保管されていたものを全て電子化することができるため、簡単にペーパーレス化を進めることができるでしょう。

ペーパーレス化を効果的に進めるならセキュアSAMBA

ペーパーレス化の効果を得るためには、効果的にペーパーレス化を進めることが必須です。

ペーパーレス化を効果的に進めるために、まずはオンラインストレージを導入してみてはいかがでしょうか。

セキュアSAMBAは、法人向けオンラインストレージであり、シンプルな操作性から数多くの企業で導入されています。

また、国産のオンラインストレージのため安全性も高く、手っ取り早くペーパーレス化を進める際にもおすすめです。

ペーパーレス化は企業にとって数多くの効果をもたらしますが、運用方法や進め方によっては失敗に終わることも考えられます。

まずは無料からセキュアSAMBAを導入し、少しずつペーパーレス化を進めていきましょう。