ペーパーレス化を進めることで、さまざまなコストを削減することができます。
実際にペーパーレス化により削減できるコストについて確認し、コスト削減を確実なものとする方法について確認しましょう。
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ペーパーレス化でのコスト削減できる内容
ペーパーレス化でコスト削減できる内容とは、どのようなものがあるのでしょうか。
ペーパーレス化によって削減できるコスト内容について確認しましょう。
印刷コスト
ペーパーレス化により、優先的に削減できるコストは印刷コストです。
例えば、印刷コストには、印刷用紙代や印刷インク代などのコストが含まれます。
ペーパーレス化により、紙に印刷することがなくなるため、印刷用紙や印刷に必要なインクなどの、消耗品を購入するコストを削減することが可能です。
また、紙の使用を減らすことで資源削減にも貢献でき、SDGsを意識した改革ができるでしょう。
運用コスト
ペーパーレス化を進めることで、運用コストの削減も可能です。
プリンターは、電気代やメンテナンスなど、運用する上で必ず必要となるコストがあります。
電気代などの光熱費は、節約しようとしても固定費となるため節約することは難しいですが、ペーパーレス化を進めるだけで固定費を安く済ませることが可能です。
さらに、プリンターを使う機会が多いと、プリンターのメンテナンス費用もその分多くかかりますが、ペーパーレス化によってメンテナンス費用を抑えることもできます。
ペーパーレス化は、固定費を安くすることもできるため、コスト削減に繋がるでしょう。
保管コスト
ペーパーレス化することで、紙の資料などの保管するスペースを節約することができます。
保管コストを削減することで職場環境も良くなり、スペースを広く使うこともできるでしょう。
時間コスト
ペーパーレス化することで、「探したい資料が見つからない」などの時間を節約することができます。
紙で資料を保存しているとかさばり、欲しい資料がどこにあるのか分からなくなり、探す時間を掛けてしまいがちです。
しかし、ペーパーレス化により紙の資料を減らせば、探したい資料をすぐにパソコン上で見つけることができるでしょう。
金銭的なコストだけではなく、時間も、ペーパーレス化によって削減できるコストです。
ペーパーレス化のコスト削減による効果
ペーパーレス化によりコスト削減することで、どのような効果を得ることができるのでしょうか。
ペーパーレス化でのコスト削減効果について、確認しましょう。
経費が削減
ペーパーレス化により経費を削減することができます。
例えば、コピー用紙やインク代など、印刷業務にかかる経費は多いです。
他にも、契約書を送付する際は切手代や封筒代もかかり、小さな経費が積み重なることもあるでしょう。
電子契約書にするだけで送料を削減することができ、電子化によって用紙やインク代を削減することができます。
ペーパーレス化は、さまざまな経費を削減することができるため、事業費用の見直しにも便利です。
業務効率の向上
ペーパーレス化によって業務効率を上げることができ、多くの業務が円滑に進みます。
紙での保管は、どこに欲しい資料があるのか、どこに重要な書類をまとめるべきなのかなど、探す時間や手間もかかり大変です。
電子化することで探したい資料を一発で見つけることができるため、業務効率を上げることができるでしょう。
社内の職場環境が向上
ペーパーレス化することで、紙の資料の保管が少なくなり、職場環境を綺麗にすることができます。
紙の資料が多いと、職場環境は悪くなる一方です。
掃除をするのが大変になるだけではなく、一人当たりの作業スペースも小さくなります。
紙の保管がなくなるだけでスペースを広げることができ、快適に仕事を進めることができます。
会社のイメージアップ
ペーパーレス化を、SDGsの一環として推進している企業も多いです。
そのため、ペーパーレス化に取り組んでいるだけで、「この会社はSDGsに取り組んでいる」という印象を与えることができます。
また、現在はアナログから脱却しつつある社会ともいえるため、ペーパーレス化に取り組むことで、企業のイメージを上げることも可能です。
ペーパーレス化でコスト削減を成功させる方法
ペーパーレス化によりコスト削減を成功させるためには、どのような方法があるのでしょうか。
ペーパーレス化でコスト削減を成功させる方法について確認します。
目標を明確にする
ペーパーレス化によりコスト削減を成功させるためには、ペーパーレス化に取り組む目標を明確にしましょう。
なぜなら、目標を決めなければどのような効果を得たいのか定めることができないからです。
例えば、業務効率を上げて時間コストを削減することを目標にするのであれば、アナログで業務効率が下がっていた業務を電子化し、業務効率を上げることを目標にしなければなりません。
一方、目標を決めずにペーパーレス化に取り組んでしまえば、「何のために」「どのコストを削減したくて」ペーパーレス化に取り組んでいるのか分からなくなります。
確実にコスト削減に繋げるためにも、目標を明確にすることが大切です。
なにを電子化するのか決める
ペーパーレス化によりコスト削減をする場合は、何を電子化するのか決めることが大切です。
たとえば、契約業務を電子化したり、顧客に説明するための資料を電子化したりなど、電子化する業務内容を具体的に決めましょう。
電子化する業務を決めることで、削減できるコストが定まります。
導入するツールを検討する
導入するツールによってはコスト削減ができなくなる場合もあるため、さまざまなサービスを比較して検討しましょう。
例えば、運用費を削減したい場合は、導入するツールの料金を確認しなければなりません。
サービスによって料金体制は異なるため、ランニングコストが想像以上に発生してしまう可能性も高いです。
また、時間コストを削減したいのに、操作が難しいツールを導入するのも控えましょう。
削減したいコストに合わせて、導入するツールを検討しなければ、コスト削減ができなくなります。
運用ルールを周知させる
運用ルールを、従業員に周知させた上でペーパーレス化を進めましょう。
ペーパーレス化によるコスト削減を成功させるためには、従業員に慣れさせることも大切です。
従業員が操作に慣れていなければ、業務効率が低下してしまい、残業代など人件費のコストが上がる可能性もあるからです。
そのため、従業員が慣れるためには研修会や勉強会などを開き、運用ルールを周知させることを徹底しましょう。
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ペーパーレス化でコスト削減をする場合は、オンラインストレージがおすすめです。
業務効率を上げることができるだけではなくネット上で資料の保管もできるため、時間コストと印刷コスト、運用コストなどさまざまなコスト削減につながります。
オンラインストレージを導入するなら、セキュアSAMBAはいかがでしょうか。
ペーパーレス化を進めることは、コスト削減が出来るだけではなく企業のイメージアップにも繋がります。
無料の使用もできるセキュアSAMBAを利用して、ペーパーレス化によるコスト削減を目指しましょう。
