ペーパーレス化やデジタル化を進めるにあたり、手書き書類をデータ化する動きが増えています。
手書き書類をデータ化することで得られる効果はさまざまですが、注意すべき点もあります。
適切にペーパーレス化やデジタル化を進めるためにも、手書き書類をデータ化する方法や注意点について、確認していきましょう。
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手書き書類のデータ化が進められている理由
手書き書類のデータ化が進められているのはどうしてでしょうか。
考えられる手書き書類のデータ化が進められている理由について確認しましょう。
ペーパーレス化を推進するため
手書き書類をデータ化することで、ペーパーレス化を推進することができます。
デジタル化の推進やSDGsの拡大などの動きにより、ペーパーレス化を進める必要性は高まっています。
ペーパーレス化を進めるためには、まずは書類をデータ化することが求められます。
手書き書類をデータ化することでペーパーレス化を進めることができるため、データ化が進められています。
保管しやすくするため
手書き書類をデータ化することで、どこに保管されているのか分かりやすくなり、書類の紛失を防ぐことができます。
紙などのアナログでデータを保管していると、「あの書類はどこに行った？」「今すぐ欲しいのに見つからない」など、保管場所が分からず無駄な時間が発生する可能性も高いです。
しかし、データ化してしまえば検索しやすくなることもあり、目的の書類が見つかりやすくなります。
時間の節約にもなるため、手書き書類をデータ化することは大切です。
判読しやすくするため
手書きの書類は、読む人によっては何と書かれてあるのか分からない場合もあります。
手書き書類に大切な情報が書かれていた場合は、全員が共有できるように整備することも必要です。
全ての人が読みやすい書類にするためにも、手書きではなく電子化した方が良いでしょう。
紙の使用率を下げるため
紙の使用率を下げるために、手書き書類を電子化することもあります。
アナログから脱却するためには、デジタル化に移行することが大切です。
そのため、これまで手書きでまとめた書類も電子化することで、デジタル化を進めることができます。
ペーパーレス化を進め、紙の使用率を下げることで、環境問題に立ち向かっている好印象を与えることもできるため、一石二鳥と言えるでしょう。
手書きの書類をデータ化するには
手書きの書類をデータ化するにはどうしたら良いのでしょうか。
手書き書類をデータ化する方法について確認しましょう。
手動で書類を入力する
手動で書類の内容を入力することで、データ化することができます。
しかし、手動の場合は確実に入力することができる一方、時間がかかる点がデメリットです。
また、正しい内容か確認するためにもダブルチェックが必要になることもあるでしょう。
大幅な時間を掛ける必要があるため、手動で入力する際は、事前に時間や期間に余裕を持って進めることが大切です。
OCRを利用する
OCRとは、手書きの文字をコンピューターに読み取らせ、デジタル上の文字に変換するツールのことです。
手書きの書類を読み取らせることで、自動的に文字化してくれるため楽ですが、読み取る文字によっては違う文字に変換される場合もあるため、OCRで変換したからといって安心はできません。
OCRを利用した後も、必ず最終確認をしてからデータ化しましょう。
手書きの書類をデータ化して得られる効果
手書き書類をデータ化することで、どのような効果を得ることができるのでしょうか。
手書き書類のデータ化により得られる効果について確認しましょう。
情報が見つかりやすくなる
データ化することで、情報が見つかりやすくなり、時間のコストを削減することができます。
手書き書類は、保管が煩雑だとどこに保管されているのか分かりにくく、最悪の場合紛失してしまう可能性も高いです。
しかし、データ化してしまえば紛失するリスクを最低限抑えることができます。
また、データ化して情報を整備することで、どこにどの情報があるのか一目瞭然であり、欲しい情報が見つかりやすいです。
セキュリティレベルが向上する
データ化することでセキュリティレベルを上げることができ、情報漏洩を防ぐことができます。
手書き書類は、保管方法によってはセキュリティレベルが低く、場合によっては気づかぬうちに情報が漏洩してしまうこともあるでしょう。
そのため、手書き書類をデータ化することで情報をネット上で保護し、セキュリティレベルを上げることができます。
管理しやすくなる
手書き書類をデータ化することで管理がしやすくなります。
手書き書類の場合、アナログでの保存となり、保管スペースの確保などの不便が生じてしまいます。
しかし、データ化すれば保管スペースを確保する必要がなく、ネット上で保管するだけで良いです。
また、フォルダ分けすればどの書類がどこにあるのかも整理しやすくなるため、情報を一括で管理しやすくなる効果があります。
手書きの書類をデータ化するときの注意点
手書きの書類をデータ化する場合は、注意すべきこともあります。
手書き書類のデータ化する際の注意点を確認しましょう。
データ化に向いていないものもある
手書き書類の中には、データ化に向いていないものもあるため注意しましょう。
人によって書く文字には癖があり、人だけでなくコンピューターも読み取れない可能性もあるからです。
例えば、筆記体や独特な文字を扱っている場合は、データ化には向いていません。
また、古い書類などは色あせていることもあり、読み取ること自体不可能な場合もあるでしょう。
手書き書類をデータ化する際は、データ化できる書類を見定めることが大切です。
ツールの導入には費用がかかる
OCRを導入してデータ化する場合は、費用がかかります。
また、データ化した書類を保管する際にも、導入するツールによっては初期費用からランニングコストまで莫大な費用がかかることもあるでしょう。
しかし、データ化するためには、ツールの導入が必要不可欠です。
費用がかかることも念頭に置いた上で、データ化を進めましょう。
修正が必要な場合もある
OCRを利用してデータ化したとしても、手直しが必要な場合もあります。
癖のある文字だとコンピューターが正確に読み取れず、最終的に修正しなければならず、手間がかかることもあります。
そのため、全てコンピューターに任せることはできず、データ化するためには人間の力が必要になることも多いです。
OCRを導入したからといって自動的に全ての書類がデータ化できるわけではないため、注意しましょう。
セキュリティ対策が必要となる
データ化することで、アナログとは異なるセキュリティ対策が必要となります。
デジタル化されたものは、インターネット上で保管されることになるため、サイバー攻撃などから防ぐためのセキュリティ対策を考えなければなりません。
セキュリティソフトの導入は当然のこと、導入するツールもセキュリティレベルの高いものを導入する必要があります。
手書きの際は個人の保管方法に委ねられている部分もありますが、データ化する際は、会社全体でセキュリティについて取り組むことが大切です。
データ化した手書きの書類はセキュアSAMBAで保管しよう
データ化した手書きの書類は、オンラインストレージで保管すればセキュリティ対策もできます。
セキュアSAMBAは国産のオンラインストレージのためセキュリティ面も安心でき、コストも低料金で試すことができます。
今後、手書き書類をデータ化することは必ず求められることです。
無料から使えるセキュアSAMBAを導入し、手書き書類のデータ化を進めていきましょう。
