クラウドを利用したファイル共有はビジネスにおいても活用されています。
クラウドを利用したファイル共有はビジネスを進めるうえで大きなメリットがありますが、クラウド以外でのファイル共有方法のままでいる企業も少なくはありません。
クラウドでのファイル共有がビジネスになぜ適しているのか確認していきましょう。
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クラウドでのファイル共有がビジネスに適している理由
なぜ、クラウドでのファイル共有がビジネスに適しているのでしょうか。
クラウドでのファイル共有がビジネスに適している理由について確認しましょう。
柔軟な働き方が可能
クラウドを導入することでリモートワークや在宅勤務もできるため、柔軟な働き方を実現可能です。
クラウドは、ネットワークを通じて利用できるサービスであり、従来のオンプレミスな管理ではできなかったことが可能となります。
また、デバイスが異なっていても作業を進めることができるため、パソコンだけではなくタブレットやスマートフォンなど、さまざまなデバイスから作業することが可能です。
近年、働き方改革により柔軟に働けることを意識している企業が増えています。
ファイル共有の部分だけでもクラウドを導入するだけで、柔軟な働き方を促進することができるようになるでしょう。
チーム内のコミュニケーションがスムーズになる
クラウドで共有されたファイルやデータは、リアルタイムで全てのメンバーに確認されます。
そのため、チーム内でのコミュニケーションがスムーズになり、最新の情報も常に共有することが可能です。
コミュニケーションが取れずにいると、作業の進捗具合なども不明瞭であり、業務効率も下がってしまいます。
クラウドを導入することでチーム内のコミュニケーションを円滑にすれば、進捗具合も見える化され、共同で同時に作業を進めることも可能になるため便利です。
コストの削減になる
クラウドを導入することで、自社で管理していたオンプレミスなサーバーなどのコストを節約することができます。
電力やメンテナンス費用などもないため、大幅にコストを削減することもできるでしょう。
また、ビジネスの成長に合わせてクラウドサービスの種類やプランを変更することで無駄が省けます。
成長度合いや必要に応じてサービスの利用やプランを考えることでさまざまなコストを抑えることができるでしょう。
セキュリティレベルの向上
多くのクラウドサービスでは、二段階認証や通信の暗号化など、さまざまなセキュリティ機能をつけることができます。
自社で管理するよりも、クラウドサービスで管理した方がセキュリティレベルが高いため、レベルの高い保護が可能です。
また、クラウドはネットワークを通じて利用ができるサービスのため、物理的な破損がありません。
そのため、災害時でも安心して保存することができます。
セキュリティレベルだけではなく物理的な安全度を高めることもできるため、クラウドはビジネスに適しているサービスといえるでしょう。
クラウドでのファイル共有がビジネスにもたらすメリット
クラウドでのファイル共有がビジネスにもたらすメリットを詳しく見ていきましょう。
プロジェクトメンバーと共同作業ができる
クラウドを導入することで、プロジェクトメンバーと共同作業でき、リアルタイムに進捗状況を把握することができます。
プロジェクトの進捗具合を把握し合うことで、業務効率を上げることもでき、具体的な目標などを確認することも可能です。
これまで不明瞭であった進捗具合をはっきりと見える化することで、どのように仕事を進めるべきなのかもわかり、スケジュールも簡単になります。
災害時でもデータが紛失しない
クラウドはネットワークを通じてデータなどを保管するサービスです。
また、サーバーも分散されているため、一部のサーバーに支障をきたしたとしてもデータは保護されています。
従来のオンプレミスな管理やアナログでデータを保管していた場合、災害時にデータを紛失してしまう可能性も高いです。
とくに、一次データとしてアナログでデータを保存していた場合、復元は不可能でしょう。
しかし、クラウドで保存しておけばデータは保護されます。
災害や不慮の事故などによるデータの紛失を防ぐこともできるため、クラウドはBCP対策としても効果的です。
どこからでも利用できる
ネットワークさえ繋がっていれば、どこからでも利用ができるのがクラウドです。
そのため、リモートワークや在宅勤務も柔軟に対応できます。
また、外出先でどうしても仕事をしなければならない時や、資料が必要となるときなども、ネットワークが繋がっていればデータを利用することが可能です。
リモートワークだけではなく、不測の事態に備えることもできるため、ビジネスを円滑に進めるためにもクラウドを利用しましょう。
デバイスを気にせずに作業ができる
クラウドは、ネットワークが繋がっていればどのようなデバイスからでも作業ができます。
職場のパソコンだけでなく、自分のパソコンやタブレット、さらにはスマートフォンからでも作業ができるため便利です。
出張先でも仕事の対応ができるため、業務を滞らせることなく進めることもできます。
容量が大きくても保管可能となる
クラウドは、容量の大きいデータを保管することができます。
ストレージの容量を気にせずにデータを保管できるため、どのようなデータでも保管が可能です。
また、ビジネスに合わせてストレージ容量を変更することもできます。
ビジネス成長度や使用するユーザーにあわせてストレージのカスタマイズができるところが、ビジネスに適していると言えるでしょう。
アクセス制限でセキュリティ対策ができる
クラウドはセキュリティレベルが高く、とくにアクセスできるユーザーの制限を設定することができます。
データによっては、情報漏洩することで事業が停滞してしまうものもあるでしょう。
大切に保護しなければならないデータほど、クラウドで保管することがおすすめです。
デジタル化が進む現代でセキュリティレベルを上げることは大切なことなので、セキュリティ対策が優れているクラウドサービスを使うことは、ビジネスの信頼度を上げることにも繋がります。
クラウドでのファイル共有をビジネスでする際のポイント
クラウドでのファイル共有をビジネスで利用する際の主なポイントを確認していきましょう。
適切な容量かどうか
ビジネスでファイル共有をする場合、容量の大きいデータをやり取りすることが多いです。
また、容量が小さくても数が多かったり、保存をしておかなければいけないということもあるでしょう。
そのため、容量の多いストレージを利用することで、ストレスなくファイル共有をしましょう。
クラウドを使用する場合は、必要に応じて容量が変更できるクラウドサービスを利用することで、臨機応変に対応することが可能です。
多機能である
クラウドは多くの会社がサービスを提供しているため、どのクラウドを使えば良いのか分からなくなります。
たとえば、ファイル共有だけでなく、リアルタイムに進捗具合が見えたり、ファイルのバージョン管理ができる機能などがあれば、1つのクラウドサービスを導入するだけで良いです。
多くのクラウドサービスを導入してしまうと、それだけでコストがかかってしまい無意味となってしまいます。
多機能のクラウドを導入することで、ビジネスを円滑に進めることもできるため、機能面についても注目しましょう。
ランニングコストがどうか
クラウドは、ランニングコストのコスパが良いところがメリットです。
ハードウェアの購入や電気代、維持にかかるコストが不要であり、サービス利用代金だけを支払うため、ランニングコストが低いところが特徴となります。
しかし、クラウドを提供している会社により、クラウドの利用料金や形態は異なるため、利用する場合はコスパが良いかどうかを確認することも大切です。
たとえば、使用できるユーザーごとに利用料金が発生するのであれば、ランニングコストも高く、コスパは悪くなります。
使用頻度や使用用途に合わせて、料金体制を比較検討することが大切です。
充分なセキュリティ内容があるか
クラウドはセキュリティレベルが高いとされていますが、提供している会社ごとにセキュリティ対策は異なります。
そのため、クラウドを導入する場合は、セキュリティ対策が充分か確認することが大切です。
とくに、以下の項目を満たしているクラウドを選ぶと良いでしょう。
- 通信が暗号化されている
- 二段階認証を導入している
- アクセス制限の管理が可能
使いやすさも重要ですが、安全にファイル共有や管理ができるサービスを選ばなければ、トラブルにつながる可能性もあるので意識しておきましょう。
操作性が良いか
クラウドを使用する場合は、操作性が良いものを選ぶようにしてください。
操作性が悪いと、間違えてファイルを削除してしまったり、使いこなすことができず誰もクラウドを利用しなくなってしまいます。
また、操作を覚えるまでに時間もかかってしまい、人によっては使えないこともあるかもしれません。
クラウドを導入する場合は、誰もが直感的に操作できるものかどうかを確認すると良いでしょう。
なぜ導入するのか
クラウドを導入する場合は、なぜ導入するのか目的を明確にした上で導入しましょう。
「なんとなく周りがクラウドを導入しているから」などの漠然とした目的で導入しては、コストだけがかかって意味がありません。
クラウドは便利なツールではありますが、使用用途や目的が定まってなければ、意味のないサービスです。
また、目的によってはクラウドを導入しない方が良い場合もあります。
たとえば、以下のような目的であれば、クラウドを導入するメリットが高いです。
- リモートワークを増やしたい
- 業務効率を挙げたい
- 進捗具合を全員で共有したい
- データを安全に管理したい
クラウドを導入する場合は、まず目的を明確にしてから導入しましょう。
社内で使い方の研修を行う
クラウドは便利なツールではありますが、導入後すぐに全員が使いこなせるわけではありません。
そのため、新しいツールの使用方法を、従業員全員に周知させる必要があります。
まずは基本的な操作を教え、その後に応用して使えるように何度か研修をおこなうことが大切です。
また、これまでの運営方法が変わってしまうこともあり、従業員が慣れるのに時間がかかることもあります。
いきなり本運用するのではなく、少しずつ慣らしてから本格的に運用し始めるなどの工夫をおこなうことも必要です。
ビジネス用のクラウドでのファイル共有はセキュアSAMBA
ビジネスにおいて、クラウドでファイル共有することはメリットが高く、多くの企業でクラウドが導入されています。
クラウドを導入する場合は、導入する目的などを明確にした上で、操作性や料金体制などを比較検討し導入しましょう。
クラウドサービスは多くのサービスがありますが、お手頃にファイル共有をクラウドでおこないたい場合は、クラウドストレージがおすすめです。
国産のクラウドストレージであるセキュアSAMBAは、シンプルな操作性にわかりやすい料金体系で、多くの企業で導入されています。
大切なデータを保管するためにも、クラウドを利用することは適切な判断です。
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