メールはビジネスにおいて多用されるツールですが、中には添付したファイルを間違えてしまうこともあるでしょう。
添付ファイル間違いのメールを送ることは、業務上無駄になるだけでなく情報漏洩につながるリスクもあるので注意が必要です。
添付ファイル間違いメールを送ることで生じるリスクや、無駄を省くための対策などを確認しましょう。
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添付ファイル間違いメールとは何か
添付ファイル間違いメールには、以下の2種類があります。
- 添付ファイルを間違えて送ってしまった際のメール
- 添付ファイルを間違えて送ったことを謝罪するメール
添付するべきファイルを間違えてしまうことは単純にミスですし、受信者も本来のファイルが届かないことで業務が進まなくなるため困ってしまうでしょう。
また、添付したファイルを間違えたことについて謝罪するため、再度メールを送ることも無駄でしかありません。
そもそも添付ファイルを間違えなければ送る必要がなかったメールですし、間違えたということを送ったメールが読まれるかもどうかわからないからです。
メールの添付ファイルを間違えてしまうというミスは起こりやすいものではありますが、起こしてしまうとリスクがあるだけでなく多くの無駄が生まれてしまうことを理解しておく必要があるでしょう。
添付ファイル間違いメールは無駄や手間でしかない
添付ファイル間違いのメールを送信してしまった場合、情報漏洩につながるリスクもある一方で、非常に無駄な時間が生じることにもなってしまいます。
再度送りなおす手間や謝罪も必要になるでしょうし、すぐさまこちらで間違いに気が付かなければクレーム対応をする場合もあるでしょう。
また、受信側も送信側も添付ファイルが間違っていると気が付かないまま時間が経っていたり、業務を進めてしまう可能性もあり、後に間違いが分かった際にはトラブルが大きくなっているということすら考えられます。
さらに送信先を間違えていた場合は、添付してしまったファイルがどう扱われるか分かりません。
良識ある人であれば削除してくれるとは思いますが、必ずしも全ての人が削除してくれるとは限らないでしょう。
不安を抱えることにもなりますし、著しく業務の効率を下げる無駄な時間にも繋がります。
添付ファイル間違いメールに関する対応を引き起こさないためにも、会社全体で対策することが大切です。
添付ファイルの間違いメールによるリスク
添付ファイル間違いメールのリスクとはどのようなものなのでしょうか。
添付ファイルを間違えたメールを送ってしまったことからどのようなリスクが生まれる可能性があるかを確認していきましょう。
情報漏洩につながる
添付ファイルを間違えることで、情報漏洩が起こってしまうこともあります。
仮に、A会社に添付したファイルがA会社用の別のファイルであれば情報漏洩の問題は起こらず、ただ単にファイルの選択ミスということになるでしょう。
しかし、A会社に添付したファイルがB会社用などであれば情報漏洩です。
添付ファイルを間違えることはミスというだけでなく企業に大きなダメージを与える可能性があるリスクの高いものだと認識しておきましょう。
信頼性が低下する
添付したファイルを間違えることは、企業の信頼性を低下させます。
そもそも、ファイルを添付し送信する前に、正しいファイルかどうか確認することは当たり前のことでもあります。
確認を怠って送信してしまうことが、企業への信頼性を低下させているため、まずは確認するという当たり前の行為ができるように作業者は意識をすることや、教育を行うことが企業に求められます。
また、添付ファイルをミスし、企業への信頼度を低下させることでビジネスチャンスを失うことにも繋がるかもしれません。
謝罪のメールも見られるとは限らない
添付ファイル間違いメールのひとつでもある添付ファイルを間違えたことを報告しているメールは、場合によっては見落とされることもあります。
謝罪のメールを見落とされると、間違ったファイルのまま業務を進めたり、待機した状態のままになってしまったりと、色々と不便な状態に繋がるでしょう。
添付ファイルを送信する際は、一度で業務が完了できるように、間違えないことが大前提です。
誤ったファイルで作業が進む
ファイルが誤っていることにお互い気づいていなかった場合、誤っているファイルのまま作業が進んでしまいます。
途中で誤っているファイルに気づいたとしても、すでに発生している作業は無駄になってしまいますし、お互いに良くないでしょう。
また、作業を進めている人が、再送信された適切なファイルに気づかない可能性もあります。
ファイルの間違いに気が付かないまま進めているとスケジュールに影響が及ぼされるなどのトラブルに発展してしまう可能性もあるでしょう。
業務効率が下がってしまう
送信した側は再度適切なファイルを送る必要がありますし、受信した側は適切なファイルが送られるまで待機しなければなりません。
そのため、お互いに業務効率が下がってしまうでしょう。
一方、宛先を間違えて送ってしまった場合も、間違えた宛先へ謝罪メールを送信し、正しい宛先へ再度メールを送信しなければなりません。
通常であれば発生しなかった業務が発生してしまうため、無駄な時間となってしまいます。
添付ファイルの間違いメールを対策する方法
添付ファイルの間違いメールを対策するためには、どのような方法があるのでしょうか。
添付ファイルの間違いからトラブルに発展してしまう可能性もあるので可能な限り防げるようにしておきましょう。
ファイルや宛先を確認してから送信する
添付ファイルのミスを防ぐためには、添付するファイルが合っているのか、宛先を確認してから送信することが大切です。
そもそも、添付ファイル間違いは確認が疎かだったために起こるもののため、十分すぎるほどに確認するべきでしょう。
確認は、宛先やファイルの名前だけではなくファイルの中身も確認する必要があります。
自動入力機能は使わない
メールアプリによっては、自動入力機能が搭載されている場合もあります。
自動入力機能は、宛先を自動的に入力してくれるため便利な機能ではありますが、間違っている宛先が入力されることもあるため、注意が必要です。
宛先を入力する際は、自分の手で入力したほうが失敗しないでしょう。
社内で添付ファイルのルールを周知させる
社内で、添付ファイルメールを送信する際のルールを作成し、従業員に周知させましょう。
添付ファイルには重要な情報が含まれている可能性も高いため、添付ファイルを送信する際は必ず確認をする必要があります。
しかし、従業員によっては確認を怠る人も多いです。
社内でルールを作成し、社内全体で意識改革をおこなえば、意識する人を増やすことができます。
従業員に、添付ファイルを間違えることの重要性を意識させることは会社の責任のため、社内ルールを制定し運用していきましょう。
作業環境は常に整える
注意力が散漫な状態だと、確認しなかったりミスをすることが増えてしまいます。
そのため、作業する環境は常に整えておきましょう。
書類が散乱していれば仕事が終わっていないと自分自身を追い込んでしまいますし、受信ボックス内のメールがたまっていればそれだけで焦ってしまいます。
常に落ち着いた状態で仕事ができるよう、作業環境を整えることは社会人として当たり前のことと意識しましょう。
そもそもメールを使わない
添付ファイルメールの間違いをしないために、そもそもメールの使用を禁止しましょう。
ファイルを共有したい際は、オンラインストレージを利用すれば問題ありません。
また、メールの送信ミスを防ぐためにはチャットツールを使うのも便利です。
チャットツールであれば誤送信したとしても削除することが可能です。
宛先を入力する必要がなく、個人のチャットルーム上でメッセージのやり取りを行うため、間違える可能性も軽減できるでしょう。
添付ファイルの間違いメールが発生した後の対処法
添付ファイルの間違いメールを送信してしまったとしても、その後の対処法が大切です。
添付ファイルの間違いメールを送信した際の対処法を確認しましょう。
迅速に相手へ謝罪をする
まずは、迅速に相手へ謝罪することが大切です。
間違って送信してしまった相手にもですが、間違えたファイルの本来の持ち主に対しても、誤送信してしまったことを正直に伝えましょう。
起こってしまったミスは仕方がないと、ほとんどの取引先は理解してくれます。
しかし、ミスを起こしてしまった後の対処法が適切でなければ、企業の信頼度も下がってしまうため、迅速な対応を心がけることが大切です。
上司に報告する
上司に報告することも忘れずにおこなってください。
上司が理解していなければ、トラブルに発展する可能性もあります。
具体的に、どのようなファイルをどうやって誤送信してしまったのか伝えることで、上司が後処理をしてくれるはずです。
ミスをしてしまったことを素直に認め、迅速に対応するためにも上司に報告しましょう。
再度起こさないための対策を検討
再度同じミスを起こさないために、対策法を検討しましょう。
インシデント報告は、「実際にこのような事例が起きた」ことを従業員に知らせることで、従業員が私事として受け止め「同じミスを起こさないために気を付けよう」と意識させることです。
そのため、一度起きたミスを基に、再度ミスが起きないための対策を会社全体で考えることが求められます。
また、従業員一人ひとりがどのような意識を持ったのか確認するためにも、報告に対する感想や考えを提出させることも、対策となるでしょう。
ファイル削除を依頼する
添付したファイルが正しいファイルでない場合、必ずファイル削除を依頼してください。
ほとんどの会社であればファイルを削除してくれるはずですが、なかには削除をしない会社もいるかもしれませんし、会社ではなく見知らぬ個人宛てに送ってしまうこともあるでしょう。
また、添付ファイルを暗号化していたとしても、ファイル削除は依頼してください。
不適切な相手にファイルが渡っていることが問題となるため、謝罪の後はファイル削除の依頼を行いましょう。
メールの添付ファイル間違い対策にオンラインストレージ
メールの添付ファイル間違いが起きた場合、企業の信頼性が低下したり、業務効率が下がるなどの問題が発生します。
そのため、メールの添付ファイル間違いが起きないよう会社全体で対策をする必要があるでしょう。
特に、メールは誰でも使える便利なツールである一方で、送信してしまうと削除することができないなど、不便な一面も持っています。
そのため、重要な情報が含まれているファイルを共有したい場合は、メールではなくオンラインストレージを利用しましょう。
オンラインストレージであれば、安心してファイルの共有ができますし、誤送信リスクも軽減できます。
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