大量のデータを抱えることが通常となりつつある現代において、パソコンやオンラインストレージなどのストレージ整理は重要なことです。
ストレージを整理しておかなければ、大切なデータを紛失してしまう恐れもあります。
しかし、ストレージの整理をする場合は、必要性や注意点について確認しなければ有効的な整理もできません。
ストレージの整理の仕方やストレージを整理をするメリットについて確認していきましょう。
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ストレージを整理する必要性とは
なぜストレージは整理すべきなのでしょうか。
ストレージ整理をする必要性について確認していきましょう。
業務効率が下がるの抑えるため
ストレージを整理することでファイルがどこにあるのか明確になったり、ファイルが増えることでパソコンが重くなるのを防いだりすることができます。
その結果、欲しいファイルを素早く探すこともでき、常にパソコンを良好な状態に維持することもできるため、業務効率を上げることができるでしょう。
ストレージには、多くのファイルが保管されているはずです。
しかし、どのようなデータだとしても散乱した状態で保管するのは危険です。
「あのファイルが欲しいのに見つからない」「ファイルがありすぎてパソコンが重い」など、不具合が生じることで業務効率が下がることも考えられます。
そのため、業務効率を妨げないためにも、ストレージを整理することは大切です。
データの紛失を防ぐため
ストレージを整理しておけば、ファイルの場所を見失わずに済みます。
ストレージを整理せず、ファイルをただ保管しただけの状態だと危険です。
例えば、以下のような状況に陥ることも考えられます。
- 今すぐ使いたいファイルがあるのに見つからず仕事が進まなくなる
- 取引先や顧客にとって大切なファイルなのに見つからないと信頼性を失う
- 間違えて大切なファイルを削除してしまうこともある
ストレージの整理は部屋を整理するのと同じで、大切なものを無くさないためであったり、あるべき場所にファイルを保管するためにおこなう事です。
ストレージが整理できていないと、簡単にファイルを紛失してしまうため、大切に保管しなければならないファイルがあるのであれば、ストレージの整理は必要となります。
バックアップができなくなるのを防ぐため
ストレージを整理せずに放置していると、重複したファイルや不要のファイルが増えることでストレージがパンクします。
パンクしてしまうとバックアップの保管もできなくなり、取り返しのつかないことにもなるでしょう。
ストレージの整理は、ファイルをただ整理整頓するためだけにおこなうのではなく、大事なファイルを保管するためにおこなうものです。
バックアップしておけばよかったと後悔しても遅いため、常にバックアップができるようにストレージの整理は必要となります。
ストレージを整理するメリット
ストレージを整理する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ストレージを整理するメリットを見ていきましょう。
データを管理することで業務効率が上がる
ストレージを整理すればデータが管理されるため、業務効率を上げることができます。
例えば、ストレージの整理では以下のようにファイルの保存先を決めることも可能です。
- 部署ごとに必要なファイルを整理することで、確認すべき場所を速やかに把握できる
- 不要となるファイルの置き場所を決めることで、常に必要なファイルがある状態にすることができる
業務効率を上げるためには、無駄な行動を削除すべきです。
ストレージの整理ができていないと、必要なファイルを探すための無駄な時間が発生してしまいます。
しかし、ストレージが整理できていれば探したいファイルを一発で探すことができるため、業務効率が下がることがなく、むしろ上げることもできるでしょう。
ストレージの容量を減らすことができる
ストレージを整理することで、不要なファイルを一括削除することが可能です。
整理ができていない状態の場合、重複しているファイルもあるでしょう。
そのため、重複ファイルや不要なファイルでストレージが埋まってしまい、無駄な容量が発生している場合もあります。
ストレージの容量を減らすことができれば、節約することもできますし、バックアップの保管も可能です。
セキュリティレベルを上げることができる
ストレージを整理することで、大切なファイルの紛失や削除といったセキュリティリスクを下げることができます。
大切なファイルは、必ずあるべき場所に保管するべきですし、紛失することがあってはいけません。
しかし、ストレージの整理ができていない状態だと、簡単にファイルを紛失してしまいます。
ファイルの紛失は、情報流出が起きるだけでなく、情報の保護の担保ができていないとして企業の信頼性をも下げてしまうでしょう。
一方、ストレージを整理しておけばファイルを大切に保管し、セキュリティレベルを上げることが可能です。
ストレージの整理の仕方：アプリやツールなどの利用
ストレージの整理の仕方のなかでアプリやツールを使う方法について見ていきましょう。
重複ファイルを検出するアプリを利用する
重複ファイルを検出するアプリを利用することで、ストレージ内にあるファイルを整理することができます。
ストレージ内にフォルダがいくつもある場合、異なるフォルダの場所に同じファイルが置かれている可能性も高いです。
特定のフォルダしか見ないのであれば、重複していることにも気づかずに放置する場合もあります。
そのため、まずは重複ファイルがあるかどうかをアプリで検出し、1つのファイルにまとめる作業をおこなうことが大切です。
ストレージを複数利用する
ストレージを複数利用することで、ストレージ内の乱雑な状態を避けることができます。
例えば、部署ごとやグループごとなどにストレージを分けると、シンプルなストレージになり使い勝手も良いです。
しかし、ストレージを複数利用すると人によってはストレージを行き来する必要が出る可能性もあるでしょう。
複数利用する場合は、ルールの統一や使う人の権限などを見極めることも大切です。
大容量ファイルを削除するアプリを利用する
ストレージを整理する場合、まずはストレージの容量を確認してください。
ストレージ内に、大容量のファイルが保管されているとストレージがパンクします。
そのため、大容量ファイルを削除できるアプリを利用することで、ストレージの使用容量を抑えることが可能です。
容量がすでに限界に近い場合は、容量の節約をしなければ整理ができません。
大容量ファイルを削除することで、動作も重くならずに済みますし、必要なファイルだけで整理することができます。
ストレージの整理の仕方：会社全体でできること
ストレージの整理をする場合、アプリやツールに頼るだけではなく会社全体で整理することも大切です。
会社全体でできるストレージ整理の仕方について確認しましょう。
重複しているファイルを削除する
重複しているファイルは削除することが大切です。
従業員によっては、自分用にコピーして別の場所で保管している人もいるかもしれません。
しかし、セキュリティ上同じファイルが別の場所に存在しているのは危険です。
そのため、重複しているファイルは削除し、従業員一人ひとりが重複させないように扱うことを意識することが求められます。
フォルダの構造を再編成する
フォルダの構造を再編成することで、ストレージ内が整理されることもあります。
例えば、ただファイルを置き続けているだけでは、必要なファイルがどこにあるのか分かりません。
例えば、部署ごとのフォルダを作成しファイルを振り分けるなど、フォルダごとにファイルを振り分けることで、簡易的な整理もできるため試してみましょう。
不要になったファイルは適宜削除する
不要になったファイルは、保管するのではなく適宜削除してください。
「いつか使うかもしれない」「誰かが必要としているかもしれない」などと考え、削除せずに放置しているファイルもあるかもしれません。
しかし、そのように保管し続けていくことで、ストレージ内は乱雑になっていきます。
個人の考えで削除することが憚られる場合は、全体に連絡してから削除するのも良いでしょう。
一時保管フォルダを作成する
一時保管フォルダを作成し、削除するかどうか微妙なファイルをそこに移動させることで、ストレージ内を整理することができます。
一時保管フォルダは、一時的に保管されるフォルダです。
例えば、月初めの段階で先月の内に誰かが必要だと感じなかったのであれば全て削除するなど、期間のルールを作って運営すれば、適宜整理されます。
容量が大きいものは別のストレージへ移動する
容量の大きいファイルは、別のストレージへ移動させて保管しましょう。
そうすることで、ストレージ内がパンクすることを防ぐこともできますし、動作が重くなる心配もありません。
容量の大きなファイルとは、例えば動画や数百ページにもわたるPDFファイルなどです。
「誰かが使うかもしれないが、常に使うものではない」可能性も高いため、そのようなファイルは別のストレージで保管することをおすすめします。
ストレージを整理する上で注意すべき点
ストレージを整理する際、どのようなことに注意すべきでしょうか。
整理したことで混乱などが起きないための注意点を確認していきましょう。
本当に不要か再度確認する
ストレージを整理する際にファイルを削除する場合は、本当に不要なファイルなのかどうかを確認しましょう。
個人の判断で削除してしまうと、別の従業員が必要としているファイルである可能性もあります。
まずは、不要となる可能性のあるファイルを一時保管フォルダに集めた上で、「削除しようと思っています。必要な人は、一時保管フォルダから該当するファイルを別の場所へ移動させてください」などと連絡することも大切です。
フォルダ構成を変えた場合は周知させる
フォルダの構成を変えた場合は、全体に周知させることが大切です。
周知させないと、ストレージを使った従業員を困惑させてしまい、業務効率が下がってしまいます。
まずは、フォルダの構成を変更することを事前に通知し、変更した後も詳細について通知することを忘れずにおこなってください。
即削除されない仕組みを作る
従業員の1人が不要だと考えて削除されてしまうと、本当に必要としている従業員が困ってしまいます。
ストレージの整理には、不要なファイルを置いてはいけません。
そのため、削除する従業員は善意の元おこなっているはずですが、場合によっては従業員同士のトラブルに発展する可能性もあります。
例えば、一時保管フォルダを作成し、即削除されないようにする仕組みを作成しておくことも、ストレージ整理をおこなう上で大切なことです。
ストレージ整理をして効率的にストレージを活用しよう
ストレージは大量のデータを保管できるため、何らかのデバイスやサービスで使っているはずです。
しかし、大量のデータをストレージ内に保管するだけでは、ファイルの保護もできていません。
ストレージを使う場合は定期的に整理し、効率的に使うことが大切です。
ストレージを整理すれば、業務効率が上がるだけではなくセキュリティレベルの向上も期待できます。
大切なデータを保護するためにもストレージの整理をおこない、効率的に業務を進めるようにしてください。
そして、オンラインストレージの利用を考えているのであれば、セキュリティが強固で無料から使えるセキュアSAMBAをお試しください。
