メールで資料を送信するときには資料を添付するという手順が必要不可欠です。
その際に起こりやすいミスが、添付をし忘れて送信してしまうというものです。
このような資料添付忘れをメールですることは、ビジネスにおける生産性の低下だけでなく、相手との信頼関係に支障をきたす要因となることもあります。
資料添付忘れがメールで起きる原因や問題、資料添付を忘れた際のお詫びのメールなどの文例、添付忘れを起こさないための対策について確認していきましょう。
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資料の添付忘れがメールで起きる原因
資料の添付忘れがメールで起こる原因は、「本文が主体であり添付ファイルはオプションである」というメールというツールの特性にあります。
このような特性から、多くの人が本文を書き終えた時点でメールが完成したと感じてしまいます。
また、送信を急いでいるとき、複数のファイルを添付するときには特に添付忘れが起こりやすくなります。
もちろん送信ボタンを押す前の確認を怠らないことは大切ですが、メールを使って資料をやり取りする限り、添付忘れを完全に防ぐことは難しいでしょう。
メールの資料添付忘れによって生じる問題
メールの資料添付忘れは、当然ながら受信側が必要な資料を受け取れないことによるビジネスの遅延につながることがあります。
送信側が添付忘れにすぐに気づいたとしても、再送信という余計な作業が発生します。
さらに受信側から添付忘れを指摘された場合は、受信側にも手間をかけさせていることになります。
無駄な作業が発生したことにより、受信側には少なからず不快感が残りますし、ミスが繰り返されると不信感につながることもあります。
資料の添付忘れをちょっとした不注意として軽視せず、ビジネス上の信頼関係に影響することもあると考えておくべきでしょう。
資料添付を忘れたときのお詫びメールの書き方
資料の添付忘れは受信側によい印象を与えないため、万一添付を忘れてしまったら丁寧に謝罪しましょう。
資料添付を忘れたときのお詫びのメールの書き方について、そのポイントと文例を見ていきましょう。
お詫びメール作成のポイント
何より迅速に対応し、相手に迷惑をかけたことについて冒頭で丁寧に謝罪することが大切です。
「私の確認不足により」など、添付忘れの原因について触れることで、反省の気持ちが伝わりやすくなります。
ミスを繰り返さないよう努力する旨も添えるとよいでしょう。
また、お詫びのメールに資料を添付する場合は、「本メールに資料を添付しております」など、明確に再送信する旨を伝えると、責任ある対応が行われているという印象を与えます。
お詫びメールの文例
件名: 【お詫び】資料の添付漏れについて
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどお送りしたメールにおいて、必要な資料の添付が漏れておりました。
私の確認不足によりご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
改めまして本メールに資料を添付しております。
ご査収くださいますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。
今後はこのようなことがないよう、更なる注意を払ってまいります。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 □□
資料が添付されていないメールを受け取ったときの返信方法
反対に資料が添付されていないメールを受信した場合には、どのように対応すればよいでしょうか。
資料添付忘れメールに対する返信メールを作成するときのポイントと文例を見ていきましょう。
返信メール作成のポイント
相手の誤りを指摘するときには躊躇しがちですが、資料を入手してコミュニケーションを軌道にのせるためには迅速に対応することが大切です。
相手のミスを断定せず、「資料が添付されていないようです」のように推量の表現を用い、相手の確認を促すとよいでしょう。
返信メールの文例
件名：Re: ●●資料送付の件
いつも大変お世話になっております。
先ほどはメールを頂戴いたしましてありがとうございました。
お送りいただいたメールには、ご依頼しました●●資料が添付されていないようです。
恐れ入りますがご確認の上、再送いただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社◎◎
総務部 ××
資料添付忘れメールは無駄でしかない
資料添付忘れに伴うこれらのメールは本来ならば作成する必要がなかったものです。
短いメールでも、誤りを指摘したりお詫びをしたりする内容のメールは、相手への気遣いが必要になり、作成に時間と労力が必要です。
また、資料添付を忘れたメールを送ってしまったとしても、すぐに指摘のメールが来たり、自分でミスに気が付くとも限りません。
さらには、指摘のメールを送信者がすぐに確認して対応されるというものでもなありませんので、数日後に指摘されたり、指摘を見落として対応をせずに過ごしてしまうという無駄な時間やトラブルのきっかけになる可能性もあるミスであることを覚えておく必要があるでしょう。
メールの資料添付を忘れないようにするための対策
資料添付を忘れないようにするためにはどのような対策が考えられるでしょうか。
資料添付忘れのメールを防ぐための主な対策方法を確認していきましょう。
本文を書く前にファイルを添付する
メール本文を書く前にファイルを添付する習慣をつけると、添付忘れの防止に役立ちます。
メールは本文が出来上がると完成したと錯覚して送信ボタンを押してしまいがちなので、書き終わった時点ですでにファイルが添付された状態を作っておくことは効果的です。
あるいは、添付したいファイルを右クリックし「メール受信者」を選択すると、ファイルが添付された新規メール画面が開きます。
この方法で新規メールを立ち上げるやり方も有効です。
チェックリストを作成する
メール送信前に確認すべきことを列挙したチェックリストを用いて、送信前の確認作業を確実に行うようにすることもよい対策です。
資料の添付忘れだけでなく、宛先や件名、添付ファイルのサイズの確認などもあわせてリストにしておくと、必要な項目を漏らさずに確認することができます。
本文にファイル名を書くことを習慣にする
メール本文に添付するファイル名を必ず書き、そのタイミングでファイルを添付する流れを習慣にする方法もよいでしょう。
このような流れでメールを作成すれば、添付忘れを防ぐだけでなく、ファイル名の誤字・脱字や異なるファイルを添付するミスをしていないかの確認も促されます。
本文には「○○をお送りします」ではなく、「○○を添付にてお送りします」と記載することもポイントです。
「添付にて」と書いておくことで、受信側は送信側がそのメールに添付ファイルをつけようとしていたと理解することができます。
そのため万一添付を忘れても、受信側から指摘してもらえる可能性が高まると考えられるのです。
オンラインストレージで資料のやり取りを行う
これらの対策をとって十分に注意したとしても、メールを使う限り資料の添付忘れを完全に防ぐことは困難です。
そこでより確実な方法は、メールを使わずにオンラインストレージを用いて資料のやり取りを行うことです。
オンラインストレージはオンライン上のスペースで他の人とファイルを共有することができるサービスです。
ファイルを直接送るのではなく、ファイルの場所を示すURLを知らせることでファイルを共有する仕組みなので、「添付する」という作業がありません。
よって、メールと異なり添付忘れが発生しないファイル共有方法であると言えるのです。
メールの資料添付忘れ対策にセキュアSAMBA
メールでの資料の送付は広く一般的に行われていますが、常に「添付忘れ」という非生産的なミスが起こりやすいというデメリットが伴います。
「添付忘れ」を防いでビジネスを円滑に進めるには、「オンラインストレージ」によるメールを使わないファイル共有が役立ちます。
セキュアSAMBAは社内外とのファイル共有を行うことができるオンラインストレージです。
添付忘れを防ぐことができるのはもちろん、ビジネス利用に必要なセキュリティ対策を標準搭載しており、安全性の高いファイル共有を可能にしています。
無駄なく確実な情報共有を実現する環境作りに、無料から使えるセキュアSAMBAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
