セキュアなファイル共有とは？セキュアなファイル共有方法と必要性

ビジネスにおいて、重要な情報を共有する必要性は、日を追うごとに高まり、情報漏洩や不正アクセスのリスクを避けるために、セキュアなファイル共有が求められています。

セキュリティに配慮したファイル共有の必要性やセキュアなファイル共有の方法にはどのようなものがあるのでしょうか。

安全なファイル共有を実現するためのセキュアなファイル共有について確認していきましょう。

セキュアなファイル共有とは

セキュアなファイル共有とは、データが漏洩したり、不正アクセスされたりすることを防ぐために、適切なセキュリティ対策を講じた上で、ファイルを共有することを指します。

セキュアなファイル共有の主な具体例を見ていきましょう。

ファイルの暗号化

セキュアなファイル共有を実現するためには、いくつかのポイントに注意する必要があります。

まずはファイルの暗号化が重要であり、暗号化によって不正アクセスによる情報漏洩を防ぐことができます。

特に、ファイル共有においては、データの転送に暗号化通信を利用することが重要です。

暗号化による、セキュリティ対策を実施することで、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを軽減することができます。

アクセス制御を設定したファイル共有

アクセス制御を設定することで、誰がどのようなデータにアクセスできるかを管理することができます。

アクセス制御とは、必要な権限を持っている人だけがファイルにアクセスできるように制限することであり、アクセス制御によって不正アクセスを防ぐことができます。

例えば、プロジェクトマネージャーにはすべてのデータへのアクセス権限を与え、一方でチームメンバーには、必要最低限のデータへのアクセス権限のみを与えるといったケースが挙げられます。

ファイル共有においては、共有されたファイルにアクセスできる人を制限することで、セキュリティを強化したファイル共有が可能になります。

アクセス制御を設定することで、機密性の高いファイルや個人情報を含むファイルなど、重要な情報を共有する際にセキュリティを確保することができます。

共有ファイルにパスワードを設定する

共有ファイルにパスワードを設定することで、誰でもアクセスできる状態ではなく、パスワードを知っている人だけがアクセス可能になります。

これにより、不正アクセスを防止できるため、セキュアなファイル共有が実現できます。

ただし、パスワードが簡単だったり、他人に教えてしまったりすると、セキュリティの面で問題が発生する可能性があるため、強力なパスワードを設定し、そのパスワードを共有する人を厳密に管理する必要があります。

また、パスワードが漏洩した場合は、速やかにパスワードを変更しなければならない点にも注意しましょう。

共有ファイルのバックアップをとる

ファイル共有時に、ファイルが削除された場合に備えて、バックアップをとっておくこともセキュアなファイル共有には欠かせません。

バックアップをとることで、万が一ファイルが紛失した場合でも、復旧することができます。

また、不正アクセスやウイルス感染などのセキュリティ上の問題が発生した場合にも、バックアップからファイルを復旧することができます。

ただし、バックアップをとる際には、バックアップ先のセキュリティにも注意しましょう。

バックアップ先がセキュリティの脆弱性を持っていたり、不正アクセスが容易になっていたりすると、バックアップをとっていたとしても、セキュアなファイル共有とは言えません。

したがって、バックアップ先も適切にセキュリティを確保することが重要です。

セキュアなファイル共有の必要性

セキュアなファイル共有が必要な理由は多岐にわたりますが、どのような理由があるかを見ていきましょう。

データ漏洩や不正利用の防止のため

セキュアなファイル共有において、データ漏洩や不正利用が発生すると、様々な問題が生じる可能性があります。

例えば、個人情報や機密情報が流出してしまった場合、それが悪用されたり、不正アクセスによって情報が改ざんされたりすると、企業や個人の信用や評判が損なわれたり、法的な責任を問われたりすることがあります。

また、流出した情報が競合他社に渡った場合、企業のビジネス上の秘密や優位性が失われることも考えられます。

さらに、個人情報の流出は、個人のプライバシー侵害にもつながります。

特に、医療機関や金融機関など、個人情報の保護が法律で義務付けられている場合には、セキュアなファイル共有が必要不可欠となります。

そのため、セキュアなファイル共有には、データ漏洩や不正利用を防止するための適切な対策が必要であり、適切な管理とセキュリティ対策が求められます。

ビジネスプロセスの改善のため

セキュアなファイル共有は、ビジネスプロセスの改善にもつながります。

なお、ビジネスプロセスとは、ビジネスをおこなう上で必要となる、一連の手順や活動の流れを指したものであり、製品の開発やサービスの提供、顧客対応、人事・給与管理など、あらゆる業務に関するプロセスが含まれます。

情報を共有することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進捗状況を迅速に把握できます。

しかし、情報を共有する際にセキュリティが犠牲になっては、大きな問題が生じます。

そこで、情報共有とセキュリティを両立させるための、セキュアなファイル共有が必要になるのです。

チーム内で必要な情報にアクセスできるようにする一方で、機密性の高い情報は適切なアクセス制御で保護することができます。

セキュリティが担保された情報共有は、プロジェクトの円滑な進行につながるだけでなく、企業の信頼性や評判の維持にもつながるでしょう。

リモートワークの促進のため

近年はリモートワークが一般化し、社員が遠隔地から効率的に仕事をおこなうためには、安全かつ円滑なファイル共有が必要です。

リモートワークをおこなう場合、デバイスの紛失や盗難、セキュリティ侵害などのリスクが高まります。

セキュアなファイル共有を利用することで、機密情報の漏洩や不正利用を防止できます。

また、バックアップ機能を備えたファイル共有サービスを利用することで、データの消失や破損に備えることもできます。

したがって、セキュアなファイル共有は、リモートワークをおこなう従業員の生産性向上や業務効率化、セキュリティリスクの低減に必要とされているのです。

法的要件の遵守のため

セキュアなファイル共有は、法的要件の遵守にも役立ちます。

なお、法的要件の遵守とは、企業が法律、規制、業界基準などの法的要件を遵守することで、企業がビジネスをおこなうために必要な要件であり、様々な形で定められています。

例えば、企業が個人情報を取り扱う場合には、個人情報保護法などの法律に基づき、適切な保護措置を講じるための策のひとつとして、セキュアなファイル共有をおこなうことが例として挙げられます。

特定の業種では、法律や規制により機密情報や個人情報を適切に保護する必要があります。

セキュアなファイル共有をおこなうことで、法的要件を遵守し、リスクを回避することができます。

コスト削減のため

USBメモリやHDD、紙の書類など、物理的な媒体を使用したファイル共有では、紙や機器の購入費用に加え、収集のための人員や物流コストがかかります。

また、紛失や破損、盗難などのリスクがあり、セキュアなファイル共有とは言い難いものがあります。

一方、セキュアなファイル共有の際に、クラウドストレージなどを利用することで、物理的な媒体が不要となり、配布や収集の手間やコストを削減でき、紛失や盗難のリスクも低減されます。

セキュアなファイル共有は物流コストの削減につながることから、コスト削減に効果的であり、企業が成長する上で必要な手段であると言えるでしょう。

ストレージ容量の節約のため

ストレージ容量を節約することは、セキュアなファイル共有にとって重要な要素のひとつです。

一般的に、ファイル共有により同じファイルが複数の場所に保存されることがありますが、セキュアなファイル共有では、アクセス制御があるため、必要な人だけがファイルにアクセスできます。

そのため、同じファイルが複数の場所に保存される必要がなくなり、ストレージ容量を節約することができます。

また、ストレージ容量を節約することにより、データ管理の効率化につながることもあります。

データ量が増加すると、データ管理にかかる時間や労力も増加しますが、ストレージ容量を節約することで、データ管理の効率化が可能になります。

このように、セキュアなファイル共有は、ストレージ容量の節約につながるために必要であり、コスト削減やデータ管理の効率化にも役立つのです。

セキュアなファイル共有の方法

セキュアなファイル共有の方法として考えられるものをどのような方法でしょうか。

セキュアなファイル共有方法を確認していきましょう。

クラウドストレージサービスを利用する

Googleドライブ、Microsoft OneDrive、セキュアSAMBAなどのクラウドストレージサービスを利用して、ファイルをアップロードし、リンクを共有する方法があります。

クラウドストレージサービスを選ぶ際には、以下の点に注意して比較しましょう。

• セキュリティ機能：ファイルの暗号化や、二段階認証などのセキュリティ機能があるかどうか
• アクセス制御：誰がどのようなファイルにアクセスできるかを制御できるかどうか
• 共有機能：どのような共有方法があるか（リンク共有、フォルダ共有など）
• 容量：必要な容量が十分にあるかどうか
• コスト：利用料金が適正かどうか
• トラブル時の対策：サイバー攻撃や災害時の対策をとっているか

以上のようなセキュリティに関する注意点を確認することで、クラウドストレージサービスを安全なファイル共有の方法として利用することができます。

仮想プライベートネットワーク（VPN）を利用する

仮想プライベートネットワーク（Virtual Private Network＝VPN）を利用して、リモートアクセスを安全におこなう方法があります。

VPNは、インターネットを介して送信されるデータを暗号化することにより、安全な通信を提供する技術です。

VPNを使用すると、ユーザーはインターネット上で暗号化されたトンネルを介して通信することができます。

クラウドストレージサービスとは異なり、VPNは暗号化技術を利用して通信を保護するため、ファイルの保存や共有といった機能は直接提供していません。

しかし、VPNを利用することで、安全な通信環境を確保し、クラウドストレージサービスを利用する場合でもより安全に利用することができます。

仮想プライベートネットワーク（VPN）を利用する場合、暗号化方式やVPN接続の際の認識方式が強固であることに注意しなければなりません。

また、脆弱性が発見された場合のアップデートが適宜おこなわれているかなどにも注意しましょう。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、ファイルをクラウド上にアップロードしてリンクを共有することで、ファイルを転送する方法です。

ファイル転送サービスを安全に利用する際には、ファイルを送信する前に、送信先の受信者にパスワードを共有する必要があります。

ファイル転送サービスを利用するメリットとしては、サービスのアカウントを作らなくても、手軽にファイルを転送できることが挙げられます。

しかし、無料で利用できるファイル転送サービスは、暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能が不十分な場合があります。

そのため、重要な情報を含むファイルを転送する場合は、ビジネス向けのセキュリティ機能が充実したサービスを選ぶことが重要です。

ビジネスでは、ファイル共有ソフトを用いて、ファイル共有をおこなっている企業もあります。

主なファイル共有ソフトには、NotePM、SharePoint、Box Businessなどが挙げられます。

ファイル共有ソフトを用いたファイル共有は利便性が高い一方で、脆弱性やセキュリティリスクが存在することがあります。

そのため、セキュアなファイル共有をおこなう場合には、ファイル共有ソフトの選定には十分な注意が必要です。

信頼できるベンダーから提供されているソフトウェアを利用し、最新のセキュリティパッチを適用することで、脆弱性のリスクを減らすことができます。

また、アクセス権限の設定やファイルの暗号化など、ファイル共有ソフトのセキュリティ機能を適切に活用することも重要です。

セキュアなファイル共有ならセキュアSAMBA

セキュアなファイル共有は、企業が機密情報を保護し、潜在的なセキュリティリスクを回避できるなど、現代のビジネスにおいて不可欠な要素です。

ただし、セキュアなファイル共有では、利用するサービスやソフトウェアの選定が重要であり、セキュリティ機能や認証方法、データの暗号化などが含まれるかどうかを確認する必要があります。

また、社員に対してセキュリティに関するトレーニングをおこなうことも重要です。

セキュアSAMBAは、高いセキュリティ機能を備えたオンラインストレージサービスです。

ファイルアクセスにおける暗号化やSSL/TLS通信によるデータの保護、アクセス権限の柔軟な設定など、高度なセキュリティ対策を提供しています。

セキュアなファイル共有を導入する際には、無料から使えるセキュアSAMBAを検討してみてください。