ビジネスにおいて、メールのやり取りは必要不可欠ですが、何度もメールのやり取りをおこなうことは無駄な場合もあります。
何度もメールをビジネスでしなくてはいけないことはありますが、回数を減らせる工夫をする方が無駄を減らし、リスクを回避することにもつながります。
何度もメールをビジネスですることの無駄とリスクについて確認し、改善する方法を考えていきましょう。
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何度もメールがビジネスで無駄になる理由
何度もメールをすることがビジネスで無駄になると考えられるのはなぜでしょうか。
何度もメールがビジネスで無駄になる理由を確認していきましょう。
どのメールが本題か分からなくなる
何度もメールのやり取りをすると、どのメールが本題だったのか分からなくなり、結果的に「このメールは何のためにおこなっているのだろう？」と目的や内容を見失いやすくなります。
メールのやり取りを繰り返すと件名も長文になるだけでなく、本文の内容も本題からずれてしまい、気づかぬうちに全く違う内容について話していることもあるでしょう。
メールは文章で書かれるため、記録として残したいと考えている人も多いです。
しかし、どのメールが本題か分からなくなってしまうと、記録として残すこともできません。
そのため、何度もメールをすることで見返しにくくなったり、内容の保存としても適さなくなるなどの無駄が生まれてしまうのです。
業務に手がつかなくなる
何度もメールがくることで業務に手がつかなくなり、業務効率を下げてしまいます。
メールは出来る限りすぐに返信した方が良いため、メールを受信した場合は一度業務から手を離し、メールに時間を回さなければなりません。
しかし、何度もメールがくることで業務に手がつかなくなり、本来の仕事を後回しにしてしまう可能性も高いです。
メール対応だけが業務である場合は少ないので、何度もメールをすることになるコミュニケーションは双方の時間を失う原因になるので改善が必要です。
相手にうっとうしいと思われる
何度もメールをすることで、相手にうっとうしいと思われてしまいマイナスなイメージを植え付けてしまうこともあります。
少しでもマイナスなイメージを持たれてしまうと、取引先との友好的な関係を築くこともできませんし、業務を進めることが困難になってしまう可能性も高いです。
スムーズにビジネスを進めるためには、相手に良い印象を与えることが大切なため、少しでもうっとうしいと思われないように、必要最小限にメールをするように意識したほうがいいでしょう。
メールを送ることで満足してしまう
メールを何度もすることで、メールを送ることに満足してしまい、本来の仕事が進まない可能性も考えられます。
本来、メールは仕事の一部でありメールをすることだけが仕事ではありません。
しかし、失礼のない敬語を使ったり、文章で分かりやすく説明したりなど、考えることも多いためメールにかかる時間は長いです。
そのため、メールを送ることで満足してしまい、仕事が進まず、結果的に残業時間を増やしてしまうことも考えられます。
メールを何度もすることは仕事の一部として捉えることはできますが、メールを送って満足することは避けなければなりません。
何度もメールをビジネスでするリスク
何度もメールをビジネスでしてしまうことで、どのようなリスクが起こるのでしょうか。
何度もメールをビジネスですることで生まれるリスクを考えていきましょう。
情報が過剰になる
メールを何度もしてしまうと、情報が過剰になりすぎてどれが本題なのか分からなくなってしまいます。
また、「何の話をしていたのか」「どれが目的だったのか」などが分からなくなり、複雑な内容になる可能性も高いです。
最重要目的であったことが後回しにされてしまうこともあるため、何度もメールをすることはビジネスにおいてもリスクが高いといえます。
ビジネスにおいて大切なことは、シンプルに、的確に目的を伝えることです。
情報が過剰になりすぎてしまうことは避けるべきなので、メールを何度もするという方法以外を取り入れることが求められます。
生産性が低下する
メールを何度もすることで生産性が低下し、業務効率も下がってしまいます。
仕事の合間にメールを返すことが一般的ですが、メールを何度もすることで、本来の業務よりもメールを返すことに時間を掛けてしまうでしょう。
また、いろいろなメールを対応しなければいけない状態はミスや確認が増えるなどの手間やリスクもあります。
業務効率を下げないためにも、メールを何度もすることは控えた方が良いでしょう。
誤解を招く恐れもある
メールを何度も送ることで、情報が混在し誤解を招く恐れもあります。
情報が増えすぎると、何が正しい情報だったのか分かりづらく、間違った情報として捉えられることもあるでしょう。
誤解を招いてしまい、大切な業務が滞ることも考えられます。
何度もメールをすることで相手を困惑させてしまうことも考えられるため、出来る限り何度もメールをせずに情報を伝えることが大切です。
情報が漏洩する可能性もでてくる
何度もメールをすることで情報が過剰に増え、情報が漏洩してしまう可能性もあります。
たとえば、メールボックスへ不正アクセスされてしまうと、大量のメールの情報が漏洩してしまうでしょう。
また、公共のネットワークを利用していた場合、メールの内容が盗聴されることもあります。
何度もメールのやり取りをするということは、大量の情報のやり取りが発生することと同じことです。
そのため、情報が漏洩する可能性も考えた上で、メールのやり取りをおこなうことが大切となります。
情報が混在してしまう
何度もメールのやり取りをしてしまうと、情報が混在してしまいどこに欲しい情報があったのかが分からなくなってしまいます。
正しい情報を探すだけでも時間がかかり、業務効率が下がる恐れもあるでしょう。
情報は、あるべき場所に保管しなければいざという時に見つけることができず、最悪の場合知らない間に情報が漏洩している可能性も高いです。
情報を混在させたままでいることは危険なため、何度もメールのやり取りをすることは多くのリスクを引き起こしてしまうと考えられます。
何度もメールをビジネスでしないための方法
何度もメールをビジネスでしないためには、どのような方法があるのでしょうか。
何度もメールをビジネスですることを改善する方法を見ていきましょう。
チャットツールを使う
チャットツールを使えば、メール特有の送信先確認や挨拶のやり取りが不要となり、時間を短縮してやり取りすることができます。
メールの場合、自己紹介や挨拶の文言も入っているため本題がどこにあるのか分からなくなるでしょう。
また、メールを開かなければ「どこにどの情報が書かれているのか」を探すことができません。
しかし、チャットツールであれば挨拶は必要なく、本題だけのやり取りが可能です。
また、検索ツールを使うことで知りたい話題を見つけるのも容易であり、やり取りに時間を掛ける必要もありません。
情報を見逃してしまう確率を下げることもできるため、やり取りが多くなることが分かっているのであれば、メールではなくチャットツールを使うことをおすすめします。
ビデオ会議ツールを使う
ビデオ会議ツールを使って直接会話することで、情報の混在を防ぐことができます。
また、文章でのやり取りでは誤解が生じてしまう恐れもありますが、直接対話であればお互いにしっかりと理解することも可能です。
しかし、ビデオ会議ツールは口頭でのやり取りとなるため証拠や記録を残すことができません。
ビデオ会議でのやり取りが終わったあとは、必ず記録として残せるようにメールで内容を報告し、1度のやり取りで終わらせるようにすることが大切です。
もしくは、ビデオ会議を録画することで記録として残すこともできます。
オンラインストレージを有効活用する
オンラインストレージを活用し、共有したい情報はオンラインストレージなどに保管することでメールのやり取りを減らすこともできます。
たとえば、「オンラインストレージに保管したためご確認ください」などと伝えたあとは、オンラインストレージ上でのやりとりに移行することが可能です。
何度もメールをする場合、ファイルの共有を繰り返すことが多く、最終的にどのファイルが最終バージョンなのか分からなくなることもあります。
しかし、オンラインストレージ上であれば、1つのファイルでお互いにやり取りができるため混乱することも誤解を招くこともありません。
オンラインストレージを導入しているのであれば、メールでのやり取りを減らすためにも有効活用することを考えましょう。
何度もメールをしないでビジネスを進められるようにしよう
何度もメールをすることで業務効率を下げたり、相手にマイナスなイメージを持たれてしまう可能性があります。
メールはビジネスで必要不可欠なツールではあるものの、何度もメールをすることはお互いによくありません。
最悪の場合、正しい情報が分からないだけではなく、情報が流出してしまう可能性も高いです。
何度もメールをすることは相手を混乱させてしまうため、出来る限り何度もメールをせずに済むように、ビジネスを進められるようにしてください。
たとえば、オンラインストレージを活用したりビデオ会議ツールを活用したりなど、メール以外のツールの使用を考えることも大切です。
オンラインストレージを利用すればメールでのファイル共有の手間をなくすことができます。
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