エクセルファイルを他の人と一緒に使うためには、ファイルを共有する必要があります。
エクセルファイルを社内各部署で共有している場合やテレワーク時など、複数人で作業をする際にはエクセルの共同編集機能が役に立ちます。
また、オンラインストレージやUSBメモリを使ってエクセルの共有を行う方法もあります。
しかし、エクセルファイルの共有にはデメリットもあります。
デメリットを知らずにエクセルファイルを共有してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまうかもしれません。
エクセル共有のデメリットやエクセル共有で編集する際の問題点を解説します。
資料ダウンロード
機能や料金、解決できる課題までわかる資料を、無料でダウンロード！
お申込みはこちら
こちらからお申し込みで、セキュアSAMBAの機能を無料でお試し可能！
エクセルを共有する方法は主にふたつある
エクセルファイルを共有する方法は、主にふたつあります。
それぞれどのようなエクセルの共有方法なのかを詳しく見ていきましょう。
エクセルの共有機能を使う方法
エクセルの機能にある「共同編集」の機能を使ってファイルを共有することができます。
まずエクセル画面の右上にある「共有」を押して、ファイルをOneDrive（もしくは SharePoint Online のライブラリ）にアップロードします。
あとはファイル送信先の権限を設定して、ファイルリンクを送信すれば共有作業は終了です。
共同編集では一緒に編集している人のアイコンが表示されたり、現在共有相手がどの部分を編集しているのかがリアルタイムで確認ができます。
ただしエクセルのバージョンが古いと、共同編集機能が使えない場合があるので確認をしておきましょう。
共同編集機能以外での共有方法
画像ファイルやPDFファイルを共有するのと同じ方法で、エクセルファイルを共有することもできます。
- USBメモリやCD-ROMにファイルを入れて受け渡しをする
- メールにファイルを添付する
- （OneDriveとは別の）クラウドストレージ上でファイルを共有する
- ファイル転送サービスを利用する
共有相手や共有する目的、環境に応じてこれらやそれ以外の方法でエクセルの共有をすることがあるでしょう。
どの方法をとるにしても効率的かつ安全な方法であるかどうかを意識して共有方法を選ぶ必要があります。
エクセル共有のデメリット：共有機能の場合
エクセルにある共有機能を利用してエクセル共有を行う場合にどのようなデメリットが考えられるのでしょうか。
エクセル共有機能を利用した場合のデメリットを確認していきましょう。
共同編集機能をサポートしていないバージョンがある
Microsoft365やWeb版などの新しいエクセルでは、共同編集機能が使えますが、古いバージョンのエクセルは、共同編集機能をサポートしていない場合があります。
例えば、エクセル2019は共同編集に対応していません。
共同編集機能のないバージョンのエクセルを送信相手が使っている場合は、旧式の方法でファイルを共有する必要があります。
その場合はデフォルトの状態では非表示になっている「ブックの共有(レガシ)」をリボンに追加し、この機能を使ってファイルを共有することになるでしょう。
「共同編集機能」と旧バージョンの「ブックの共有（レガシ）」は使い勝手が様々な面で違うため、戸惑うことも多いかもしれません。
エクセルのバージョンや相手の環境を確認したうえで、共有機能を使うかどうかの判断などが必要になるでしょう。
他者の選択範囲や変更がリアルタイムで表示されないことがある
共同編集に対応していないバージョンのエクセルを使っている場合、共有している他者の選択範囲や変更がリアルタイムで表示されません。
共有相手と同じファイル上で作業しているつもりでも、こちらで行った編集内容が向こうのファイルでは反映されていないという事態も考えられます。
また、複数の人間が同じ個所を別の内容で編集してしまう、などといった事態も起こりえます。
なお共同編集機能に対応しているバージョン同士であれば、リアルタイムで共同者の編集内容が確認できるので、このデメリットの心配は不要です。
こまめな保存作業が必要になるバージョンがある
利用しているエクセルのバージョンが古く共同編集機能が使えない場合、共有相手の変更履歴はこちらがファイルを保存したタイミングで初めて確認できるようになります。
そのため、こまめな保存作業が必要になるでしょう。
「共有の詳細設定」で自動保存の間隔を短くするなどの工夫をしてください。
なおMicrosoft365の利用者がOneDrive内にエクセルファイルを保存して共同編集機能を使う時は、数秒ごとにファイルが自動保存されるので、手間が減らせます。
オフラインになった時に変更反映のラグが生じる
エクセルはパソコンにインストールして使うため、オフラインでも使えるのがメリットです。
サブスクリプション版のMicrosoft 365を使っているときも、一定期間内ならオフラインでも作業が可能です。
しかし、オフライン時の編集内容はOneDrive上のエクセルファイルに反映されません。
その代わりパソコンがインターネットにつながったときに変更が反映されます。
このような状況下ではMicrosoft365を使っていてもリアルタイムで変更内容を共有できず、変更にタイムラグが生じるので注意が必要です。
共有方法が複数あって混乱する場合がある
エクセルには、新しい共有方法「共同編集」と「ブックの共有（レガシ）」のふたつの共有方法があります。
共同編集はリアルタイムでの編集箇所確認、自動保存など便利な面が多々ありますが、「ブックの共有（レガシ）」では同じ機能が使えません。
共有相手が古いバージョンのエクセルを使っているかどうかを確認し、「共同編集」と「ブックの共有」を使い分けるのは手間になるでしょう。
また、ホーム画面の機能でメール、Faxを使った共有も利用できますが、各共有方法の違いが分かりづらく非効率になる場合があります。
様々なバージョンで使える機能に違いがある
エクセルには、インストール版、サブスクリプション版、ブラウザで利用できるWeb版があります。
そして、各バージョンでライセンス内容やどのような共有機能が利用できるかが違ってきます（インストール版はさらにリリースされた年代ごとに機能性に違いがあります）。
また、サブスクリプションのMicorosoft365では最新のエクセルが利用できますが、ファイルを共有するツールはSharepoint OnlineやOneDrive For Business等に分かれています。
共有相手が使っているエクセルやツール環境を把握し、どのような共有方法がベストなのかを考える必要があるでしょう。
ロックが発生してしまう
エクセルファイルを共有しているときに、「ロック」という現象が起きることがあります。
「ロック」がかかるとエクセルファイルを編集できず、読み取り専用ファイルとしてしか開けません。
OneDriveを使った共有機能を利用している場合、共有者の中に古いバージョンのエクセルを利用している人がいると、全員のファイルがロックされてしまう可能性があります。
また、意図せず自分自身がファイルをロックしてしまうパターンや、「ブックの共有（レガシ）」機能から共同編集への切り替えを行ったときにロックがかかってしまうこともあります。
「ロック」を解除するためには、自身の開いているエクセルファイルをすべて閉じる、他の共有者の環境を確認するなど作業の中断を余儀なくされてしまうでしょう。
エクセル共有のデメリット：共有機能以外の場合
エクセルに付属している共有機能を使わずに、エクセル共有をすることも多くあります。
エクセル共有機能以外の方法でのデメリットも見ていきましょう。
共同編集はOneDriveかSharePointの使用が前提
自動保存やリアルタイムでの編集内容反映など、共同編集機能は利便性が高いです。
一方で共同編集機能を利用するには、Microsofが提供するOneDrive(クラウドストレージ)かSharePoint（情報共有ソフトウェア）を併せて利用する必要があります。
Microsoftとは関係のないストレージサービスを使いたいときなどは、共同編集機能を利用できないことになります。
USBメモリやファイル転送サービス、メール添付を選んだ場合も同様です。
このように共有場所を自由に選べないのは、エクセル共有のデメリットです。
ファイルが複数作成されてしまうことがある
エクセル独自の共同編集機能を使えない場合、ファイルのどの部分を共有相手が編集しているのか分かりづらくなります。
例えばクラウドストレージ上に置かれたひとつのファイルに対して複数人がバラバラに編集を行うと、多数のバリエーションができてしまう危険性があります。
なお、MicrosoftOfficeには「排他的制御」というエクセルなどのファイルを同時に編集させない仕組みが備わっています。
しかし、クラウドストレージによってはこの機能が働かない場合もありますので、導入前に確認が必要です。
クラウドストレージ利用時のロック
社内のファイルサーバーなどにエクセルファイルを置いておき、同時に複数のユーザーで開くと「ロック」がかかってしまうことがあります。
一部の共有者がMicrosoft365での共同編集機能を利用している場合は、相手方のエクセルファイルをロックしてしまう原因にもなります。
そんなときは、旧来の共有方法である「ブックの共有（レガシ）」を有効にしておくという解決策が考えられます。
ただし「ブックの共有（レガシ）」は最新バージョンのエクセルではリボンから消えているので、手動でリボンに追加する必要があります。
エクセルアプリで開きにくい
OneDrive上で共有したエクセルファイルをクリックすると、自動的にWeb版のエクセルが立ち上がります。
一方で他のクラウドストレージ上では、エクセルアプリでファイルを開けない場合があります。
例えば、Google Driveにエクセルファイルを保存して共有したい場合、アップロードされたエクセルファイルはGoogleスプレッドシート形式で開かれます。
この状況下ではマクロ機能などの互換性のない機能は上手く共有できません。
エクセルで開くには、一度ローカル環境にファイルをダウンロードする必要があります。
エクセル共有のデメリットを補うクラウドストレージ・セキュアSAMBA
Microsoft365などに含まれる新しいエクセルには、「共同編集」機能が付いており共有がしやすくなっています。
しかし、「共同編集」はエクセルのバージョンによっては上手く働かないというデメリットがあります。
クラウドストレージのセキュアSAMBAは管理者・一般ユーザー・ゲストユーザーの3種類からユーザーが選べる、端末レベルでの利用制限が可能など、細やかなアクセスコントロールが可能です。
アップロードしたエクセルファイルには排他的制御が働くため、同時編集の混乱を防ぎやすいのも魅力です。
エクセル共有のデメリットを補うためにも、無料から使えるセキュアSAMBAの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
